Валентина Коренная

Валентина Коренная

Записей (44), комментариев (4)

Автор и тьютор тренинга "Навыки делового письма". Работала редактором и корректором в издательстве более 7 лет.

Главная: http://pismodel-vk.ru

Записи автора Валентина Коренная

Коммерческое предложение в b2b

0

Коммерческое предложение — двигатель вашего бизнеса

Наибольшую ценность коммерческие предложения (КП) играют в b2b сфере. Грамотно составленное приглашение к сотрудничеству позволяет не только сообщить потенциальному партнеру о себе, но и побудить к встрече и продолжению диалога, к конкретным действиям. Одно КП способно дать мощный толчок к развитию и процветанию вашего бизнеса.

Чтобы КП стало двигателем бизнеса, а не спамом в чужой почте, важно проработать не только текст, но и способ доставки. Например, вы можете позвонить и уточнить получили ли от вашей компании письмо с предложением.

Подготовка к написанию текста КП

Подготовка  к написанию текста предполагает маркетинговый анализ изучение целевой аудитории, анализ предложения, анализ бизнес-ниши, анализ конкурентов. Почему это важно?

Предложение о сотрудничестве или коммерческое предложение одинаково важно и для широких ниш с множеством конкурентов и для узких ниш, где исполнителей единицы. Однако выбор всегда есть. В тексте КП нужно попасть в решение реально существующих проблем адресата. При этом мы должны помнить, что есть потенциальные конкуренты, способные предложить практически то же, что и мы. И здесь крайне важно найти зацепку, как преподнести то же самое под другим, более вкусным, соусом. Поэтому так важно провести глубокий анализ на подготовительном этапе. Хорошо когда вы можете предоставить для ознакомления маркетинговое исследование. Еще лучше раздобыть КП конкурентов, чтобы знать от чего отстраиваться.

Давайте кратко посмотрим, что происходит на каждом из этапов маркетингового анализа.

  1. Анализ конкурентов.

В каждой нише есть прямые конкуренты, непрямые конкуренты и неконкуренты. Прямые конкуренты работают в том же регионе, что и вы, предлагают те же товары и услуги, возможно, их даже интересует тот же сегмент целевой аудитории. Их интересы, предложения и ассортимент как раз нужно проанализировать. Непрямые конкуренты работают в том же регионе, но с другим сегментом ЦА. Однако ваши интересы могут рано или поздно пересечься. Неконкуренты, как правило, работают в других регионах, и ваши интересы не пересекаются. Однако наиболее успешных из них мы все равно анализируем, чтобы почерпнуть идеи для собственного позиционирования.

Анализируя конкурентов мы обращаем внимание на такие аспекты их работы:

  • что предлагают;
  • кому предлагают;
  • на каких условиях;
  • как подают информацию;
  • есть ли особые условия;
  • цена;
  • качество;
  • отзывы о работе с ними.

2. Маркетинговый анализ вашего предложения.

На этом этапе мы изучаем суть вашего предложения. Что, в каком объеме, в какие сроки, по какой цене и на каких условиях, есть ли дополнительные выгодные предложения.

Это необходимо, чтобы сравнить ваше предложение с другими, найти отличия и предупредить возражения со стороны потенциального клиента/партнера.

3. Работа с целевой аудиторией.

Вне зависимости от того сколько человек одновременно получат ваше КП, мы должны знать о вашеих адресатах все или почти все. Идеальное КП  — подготоврленное для одного адресата. Однако это редкость. Целевую аудиторию желательно максимально сегментировать. Результатом работы будет аватар клиента — усредненный образ каждого сегмента, о котором мы будем знать практически все.

Это очень важный этап, так как зная о проблемах, желаниях и стремлениях вашего адресата, мы, вероятнее всего, сможем найти ту точку соприкосновения, которая станет отправной в диалоге.

4. Проработка выгод.

Очень кропотливая работа. На этом этапе мы сначала выписываем характеристики, на их основе формулируем преимущества предложения. На основе имеющихся преимуществ мы формулируем выгоды для конкретного аватара. В сущности, отвечаем на вопрос, «А мне что с того?»

5. Предтекстовая подготовка — мозговой штурм.

Этот этап предполагает заготовку заголовков, призывов, формулировок УТП. Все эти элементы заносим в таблицу. На этапе написания мы будем использовать один-два удачных варианта. Но чтобы их найти понадобится перебрать не один десяток вариантов.

Готовим текст КП

Коммерческое предложение — текст продающий, поэтому и пишется он по законам продающих текстов. Важно, что для холодного КП нужно вложиться в А4. Поэтому нужно лаконично, но доходчиво презентовать все.

Структуру используем классическую

  1. Заголовок, который привлечет внимание адресата.
  2. У вас есть проблема.
  3. У нас есть решение.
  4. Чем это решение лучше прочих?
  5. А вы кто?
  6. Почему я должен вам доверять?
  7. Что вы от меня хотите?

Текст по этому плану позволяет кратко и понятно изложить суть вопроса и хотя бы получить ответ. Главное, чтобы завязался диалог.

Оформление

Вопрос с оформлением не имеет однозначного ответа. Многие мои клиенты отправляют электронным письмом просто текст и получают ответ. Бумажное письмо на фирменном бланке компании также неплохо воспринимается.

Красиво оформленное КП с дизайном позволяет вместить больше информации, но его не всегда открывают во вложении. Тогда нужно продумать сопроводительное письмо, после которого захочется открыть вложение. Но все равно вероятность неоткрытия выше. Оно больше подойдет для отправки по запросу или при личном контакте.

Если у вас возникли вопросы, как подготовить КП в вашем случае — позвоните или напишите электронное письмо. Я постараюсь вам помочь.

Приветственное письмо

0

Приветственное письмо: когда, зачем и как написать

Приветственное письмо – это разновидность писем, направленных на вовлечение адресатов в воронку взаимодействия. С одной стороны, это этикетные письма, направленные на приветствие и знакомство, с другой – это важный элемент построения деловых взаимоотношений. Письмо-приветствие – это знакомство, где автор письма является его инициатором. Поэтому так важно на первоначальном этапе осознавать свои цели и спланировать дальнейшее взаимодействие с адресатом.

Приветственное письмо в емэйл рассылке

Речь идет о приветственных письмах для клиента или гостя, для ученика. Приветствие в формате письма зачастую отправляется в рассылках, когда человек подписывается на новости, участие в вебинаре, какой-либо программе. Для рассылок разрабатывается автоворонка, где приветственное письмо вводит подписавшегося в курс дела.

По объему такие письмо могут ограничиться как 3-4 предложениями:

Уважаемый Иван Иванович! Вы подписались на рассылку от сайта «Письмодел». Спасибо, что Вы с нами!

А могут быть и более распространенными:

Приветствуем Вас в онлайн-сервисе заказа деловых писем «Письмодел»! Меня зовут Валентина Коренная. Я эксперт по деловой переписке и готова помочь решить Вам возникшие трудности с написанием писем.

Здесь вы сможете:

  • получить консультацию;
  • попросить помощь по редактированию и корректировке письма;
  • заказать письмо для решения вашей проблемы;
  • рассказать о своих пожеланиях и проблеме и получить готовое решение за короткий срок.

Раз в 2 недели вы будете получать письмо с полезными советами от нашего сервиса и рассказом об успехах, поражениях и нововведениях. Возможно, это будет полезная для вас информация.

Если же вам по какой-либо причине захочется перестать получать наши письма, вы сможете в любой момент отписаться от рассылки.

Приветственные письма для рассылок нужны интернет-магазинам, тем, чей бизнес развивается в интернете, инфобизнесменам и тем, кто ведет рассылку. Однако в большинстве случаев при рассылке создается несколько писем входящих в приветственную серию.

Виды писем-приветствий в бизнесе

Приветственное письмо партнерам от руководителя. Когда происходят какие-либо изменения в компании, меняется руководство, реорганизация приветственное письмо – важный элемент бизнес-этикета. Его основная цель проинформировать адресата об изменениях и сообщить о том, как эти изменения отразятся на адресате. Такое письмо зачастую является универсальным и рассылается по существующей базе. Однако уверена, что персонально подготовленное письмо будет особенно актуально для ключевых партнеров и клиентов, особенно в ситуациях нестандартных, вызывающих беспокойство.

Например, в подразделении сменился руководитель. «Новая метла по-новому метет». Партнеры по бизнесу всегда с волнением переживают любые перемены. В такой ситуации нужно не только дать информацию, но и успокоить, подчеркнуть готовность к личной встрече и расширению сфер взаимодействия.

Помимо передачи основной информации, важно успокоить, подчеркнуть готовность к взаимодействию и постараться вовлечь в диалог адресата. Кто-то, несомненно просто ознакомиться, а кто-то воспримет данную информацию как новую возможность для себя.

Приветственное письмо новому сотруднику приходится писать HR-специалистам. В таком письме уместно поздравить с выходом на должность, напомнить о должностных обязанностях и дать алгоритм дальнейших действий.

Приветственное письмо от генерального директора новому сотруднику — это элемент имиджа компании. В нем уместно говорить о целях компании в целом, миссии и ценностях, о том, как сотрудник может помочь достигать компании поставленных целей.

Приветственное письмо от нового сотрудника коллегам — это способ познакомить коллектив с новым членом. Оно не должно быть чересчур формальным.

Что важно знать при написании письма-приветствия?

Письмо приветствие – первый шаг в начале взаимодействия, однако при его написании должно иметься хотя бы общее представление о дальнейшем взаимодействии. Цель определяет структуру и содержание приветственного письма.

Например. Цель проинформировать партнеров о смене руководства и желании лично познакомиться.

План написания письма будет приблизительно таким:

  1. Представиться, рассказать кто я и почему пишу.
  2. Сообщить, с какими вопросами можно обращаться ко мне.
  3. Почему хотим личного знакомства.
  4. Сообщаем, как можно данную встречу организовать

Да, это письмо имеет скорее ознакомительный характер, но мы даем эту информацию и к следующему письму с приглашением адресат будет готов.

Другая ситуация. В компании полностью сменилось руководство, проведена реорганизация компании. Есть база клиентов, которые, возможно, что-то слышали о переменах, но скорее всего сплетни. Наша цель понятно объяснить о сути перемен и успокоить их, побудить к каким-то желаемым для нас действиям.

План письма примерно такой:

  1. Говорим кто обращается и почему.
  2. Кратко излагаем суть изменений.
  3. Как это отразиться на взаимодействии.
  4. Успокаиваем, давая объективные и убедительные аргументы для клиента.
  5. Приглашаем задать волнующие вопросы на форуме или в переписке.

Важный момент! Письмо не должно быть просто передающим информацию. Нам важно вовлечь адресата, убедиться, что нас поняли правильно и подготовить почву для передачи информации о каких-то существенных изменениях, которые могут отразиться на мнении адресата.

Не стоит ошарашивать в первом письме кардинальными переменами. Лучше дать на них намек. Сравните два варианта:

В нашем региональном отделении ООО «Солнышко» произошли изменения. Пост генерального директора занял Иван Иванович Иванов, а филиал получил новый статус. В связи с этим в течение 30 календарных дней все партнеры должны переподписать договор. После ХХ.ХХ.ХХХХ сделки будут считаться недействительными.

Спешим сообщить вам новость. Региональное отделение ООО «Солнышко» изменило статус. Теперь это ОАО «Лучик». Пост генерального директора занял Иван Иванович Иванов.

Несмотря на изменения мы продолжаем работать в обычном режиме. Обо всех организационных изменениях проинформируем отдельным письмом. Если возникли вопросы, напишите нам.

Во втором письме мы сосредоточили внимание только на административных изменениях и вовлекли его в диалог. Следующее письмо адресат не пропустит – ведь там будет важная информация.

Как написать приветственное письмо от руководителя партнерам?

Структура приветственного письма напрямую зависит от цели.

  1. Приветствие + знакомство.

Здравствуйте, уважаемые партнеры! Меня зовут Алиса Селезнева. С июля 2019 я возглавляю ипотечный центр «ПромБутомБанка».

  1. Информируем о главном функционале – что нам с того?

При возникновении недопонимания с сотрудниками нашего ипотечного центра, спорных вопросах и при возникновении нестандартных ситуаций вы можете обратиться ко мне лично за помощью.

  1. Обращаемся с просьбой – вызываем на взаимодействие.

Чтобы сделать наше сотрудничество более эффективным, удобным и плодотворным, мне нужна ваша помощь. Напишите, пожалуйста, какие есть замечания по работе, пожелания. Я приму все необходимые меры для оптимизации бизнес-процессов и решения возникающих проблем

  1. Говорим о личном взаимодействии.

Я очень хочу и планирую в ближайшее время познакомиться с вами лично, чтобы обсудить сферы взаимодействия, существующие проблемы и пути их преодоления. Напишите в обратном письме, когда и в какой форме вам удобнее пообщаться.

  1. Приглашаем на встречу в офис.

Приглашаю вас в наш уютный офис в центре города. Здесь я вас познакомлю со всеми сотрудниками ипотечного центра. У вас будет возможность оценить комфортность переговорных, узнать о способах быстрого решения рабочих вопросов.

Рада буду видеть вас в гостях по адресу: г. Москва, ул. Космотромная 51/1

Приветственное письмо должно быть понятным, не перегруженным и четко подчеркивающим цель. Лучше писать от первого лица, но возможен и вариант от третьего лица. Все зависит от того, какой тип коммуникации уже существует. Не перегружайте письмо и думайте об адресате, что важно будет для него в связи с полученной информацией.

Важно первым письмом задать нужный тон взаимодействия: дружественный или напротив формально-деловой. Для этого нужно четко понимать потребности адресата и постараться попасть в цель. Тогда последующее взаимодействие будет не менее эффективным.

Приветственное письмо от нового сотрудника коллегам

В некоторых компаниях принято, чтобы новый сотрудник отправил коллегам приветственное письмо. Это, конечно, заимствование из традиции западноевропейских и американских компаний. Тем не менее, это неплохой способ рассказать о себе, продумав детали и подобрав слова. говорить о себе, когда на тебя смотрит не один десяток совершенно незнакомых людей куда сложнее.

Как написать?

  • Представьтесь, сообщите о должности, которую заняли,

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Меня зовут Михаил. С сегодняшнего дня я работаю в отделе рекламы и маркетинга на должности креативного копирайтера.

  • Уместно рассказать, почему хотел работать в этой компании.

Меня всегда восхищало, как подается информация о компании «Ромашка». Я счастлив, что теперь я могу участвовать в творческом процессе по созданию рекламы продукции этой компании в команде с такими талантливыми людьми.

  • Переходите к рассказу о себе: напишите и о 2-3 своих самых больших человеческих достоинствах.

Я веселый, открытый и трудолюбивый человек.

  • Не забудьте сообщить об одном своем недостатке.

Однако очень есть люблю шоколадные конфеты во время творческого процесса.

  • Расскажите кратко о своих увлечениях.

Люблю морскую рыбалку, путешествия. С удовольствием читаю иронические детективы.

  • Если это позволяет корпоративная культура, пригласить в кафе или столовую для личного знакомства

Приглашаю сегодня во время обеденного перерыва познакомиться в кафе на первом этаже для личного знакомства. С меня вкусный кофе и мои любимые конфеты! Для тех, кто не ест сладкое у меня тоже есть вкусняшечка).

Нужно написать приветственное письмо, но нет времени? Или не получается?

Обращайтесь — всегда рада вам помочь!

Деловое письмо на заказ: что нужно помнить при заказе

0
Заказать деловое письмо на аутсорсе — удобное решение для тех, кто хочет сэкономить свое время. Однако на практике мне пришлось столкнуться с некоторыми сложностями. Я бы назвала их типичным “испорченным телефоном”.
Написание писем особенно эффективно для лиц, принимающих решение (ЛПР) о конечном результате. Когда же заказывает текст письма посредник, срабатывает эффект испорченного телефона. Он получает задачу от ЛПР. Понимает ее по-своему. и уже свое понимание доносит до исполнителя. Исполнитель понимает задачу по-своему, выполняет ее. Заказчик-посредник принимает работу со словами “Все хорошо, но посмотрим что скажет начальник”. А вот с начальником не все и не всегда просто. На моей практике был случай с четырьмя правками.
Но не это самое страшное. Хуже всего, когда обратная связь недостаточно развернута. В нашем случае это звучало примерно так: ”Я не знаю, что не так, но точно не то...” Это была 4 попытка. Предыдущие комментарии были подобными.
Памятка при заказе письма на аутсорсе
  1. Поставьте четкую цель письма. Что в итоге адресат должен понять и выполнить после прочтения текста письма и в какой срок.
  2. Контекст. Вы владеете ситуацией, а исполнитель владеет ситуацией настолько, насколько вы посвятите его в дело. Если информации будет недостаточно, письмо может стать неполным или потерять важные детали. Исполнитель должен знать необходимый минимум. И он далеко не всегда может понимать значимость того или иного лица именно для вас и вашей компании.
  3. Стилистика. Деловое письмо может быть мягким и жестким. Если это имеет значение, скажите об этом до написания текста, а не после.
  4. Для письма ответа помимо контекста нужен текст письма, на которое отвечаем.
  5. Лучше помимо письменной части задачи озвучить ее устно в телефонном режиме. Вы не сможете на письме передать все, что скажете за несколько минут.
  6. Будьте на связи. Исполнитель может задать уточняющие вопросы, которые важны при написании письма, но предвидеть которые заранее невозможно.
  7. Давайте развернутую обратную связь. Тогда вас лучше поймут и оперативно внесут нужные правки.
Если у вас нет времени на написание писем, а писать их необходимо довольно часто, но секретарь в штат вы брать не планируете — отдайте написание писем на аутсорс в “Письмодел”. С 2019 года пакетные решения обойдутся значительно дешевле, чем единоразовое написание писем.
Интересно узнать об этом больше? Пишите в комментариях или личных сообщениях и получите персональное предложение на выгодных условиях.

Правила деловой переписки. Часть 7

0

Текст письма готов. Осталась подпись.

подпись в электронном письмеПодпись как инструмент эффективной деловой коммуникации

Подпись в электронном письме выполняет функцию визитки. Поэтому актуально разместить важную информацию о вас:

  •         Фамилия, имя, отчество
  •         Должность и название компании/проекта
  •         Контактный телефон
  •         E-mail
  •         Другая важная информация (сайт, контакты в мессенджерах)

Главное, не переборщите с информацией: она должна быть достаточной, чтобы связаться с вами.

Например:

Иванов Иван Иванович

Генеральный директор ОАО «Ларикс-Групп»

+74990000000

ivanov@larix.ru

Skype: ivaniilg

Не пренебрегайте подписью. Казалось бы, что сложного, нажми кнопку «ответить» и все. Но зачастую, ваше письмо пройдет несколько этапов пересылок, особенно если организация крупная. Адресат может и не увидеть или полениться найти ваш адрес в истории пересылок. Также это элемент экономии времени коллег. Если он видит ваши координаты, ему не сложно вам позвонить и оперативно уточнить вопрос. А без подписи вы заставляете делать поиск по сотрудникам, а если в организации работают несколько ваших однофамильцев, то очень велика вероятность, что письмо улетит не к тому.

Электронная деловая переписка будет актуальна еще 3-5 лет, потом ее сменяет мессенджеры, тогда мы будем говорить о том, как убедить начальника за три фразы в “вайбере” или выразить сочувствие коллегам, по поводу неудачного проекта с помощью эмодзи. А пока, пишите письма эффективно!

Эмодзи, смайлики и деловое письмо: правила использования

0

Стиль выбран. Деловое письмо не предполагает эмоций. НО... Смайлики или эмодзи прочно вошли в наш обиход из мессенджеров. Использовать или нет при полуофициальной деловой переписке? 

Можно ли использовать смайлики в деловой переписке?

Часто можно услышать вопрос, допустимы ли смайлики в деловой переписке?

Смайлики, или как их еще называют, эмодзи, стали обязательной частью переписке в мессенджерах и потихонечку проникают и в деловую переписку. По нашим наблюдениям, смайлики помогают привнести дополнительные эмоции, передать полутона. По сути, они являются дополнительными знаками препинания. Многоточие, означало недоговоренность, возможность для продолжения мысли… А три восклицательных знака, выражали агрессию.

Да, использовать смайлики можно, но соблюдайте следующие правила, чтобы не попасть впросак.

  1.       Смайлики или эмодзи допустимы только в переписке со знакомыми коллегами.
  2.       При переписке с руководителем, их можно использовать, только если он первым их прислал.
  3.       Если сомневаетесь, можно или нельзя в переписке с конкретным человеком их использовать, то не используйте.
  4.       Нельзя посылать эмодзи, которые могут быть истолкованы двояко или выражают романтические чувства.

Нет смысла, на мой взгляд, делать электронную переписку скучной и сухой, только потому что она деловая. Важно понимать, когда неуместно использовать и размещать эмодзи. Вряд ли вас правильно поймут, если в претензии поставщику вы поставите смайлики рыдающий или злой.

смайлик в деловом письме

Но ничего страшного, если в ходе длительной переписки с коллегой вы вставите смайлик с улыбкой. Добрые и позитивные эмодзи могут заменить несколько абзацев и будут поняты правильно.

Как поставить подпись в деловом письме — в следующей, заключительной статье.

 

RSS лента автора Валентина Коренная
  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх