Приветственное письмо: когда, зачем и как написать

Приветственное письмо – это разновидность писем, направленных на вовлечение адресатов в воронку взаимодействия. С одной стороны, это этикетные письма, направленные на приветствие и знакомство, с другой – это важный элемент построения деловых взаимоотношений. Письмо-приветствие – это знакомство, где автор письма является его инициатором. Поэтому так важно на первоначальном этапе осознавать свои цели и спланировать дальнейшее взаимодействие с адресатом.

Приветственное письмо в емэйл рассылке

Речь идет о приветственных письмах для клиента или гостя, для ученика. Приветствие в формате письма зачастую отправляется в рассылках, когда человек подписывается на новости, участие в вебинаре, какой-либо программе. Для рассылок разрабатывается автоворонка, где приветственное письмо вводит подписавшегося в курс дела.

По объему такие письмо могут ограничиться как 3-4 предложениями:

Уважаемый Иван Иванович! Вы подписались на рассылку от сайта «Письмодел». Спасибо, что Вы с нами!

А могут быть и более распространенными:

Приветствуем Вас в онлайн-сервисе заказа деловых писем «Письмодел»! Меня зовут Валентина Коренная. Я эксперт по деловой переписке и готова помочь решить Вам возникшие трудности с написанием писем.

Здесь вы сможете:

• получить консультацию;
• попросить помощь по редактированию и корректировке письма;
• заказать письмо для решения вашей проблемы;
• рассказать о своих пожеланиях и проблеме и получить готовое решение за короткий срок.

Раз в 2 недели вы будете получать письмо с полезными советами от нашего сервиса и рассказом об успехах, поражениях и нововведениях. Возможно, это будет полезная для вас информация.

Если же вам по какой-либо причине захочется перестать получать наши письма, вы сможете в любой момент отписаться от рассылки.

Приветственные письма для рассылок нужны интернет-магазинам, тем, чей бизнес развивается в интернете, инфобизнесменам и тем, кто ведет рассылку. Однако в большинстве случаев при рассылке создается несколько писем входящих в приветственную серию.

Виды писем-приветствий в бизнесе

Приветственное письмо партнерам от руководителя. Когда происходят какие-либо изменения в компании, меняется руководство, реорганизация приветственное письмо – важный элемент бизнес-этикета. Его основная цель проинформировать адресата об изменениях и сообщить о том, как эти изменения отразятся на адресате. Такое письмо зачастую является универсальным и рассылается по существующей базе. Однако уверена, что персонально подготовленное письмо будет особенно актуально для ключевых партнеров и клиентов, особенно в ситуациях нестандартных, вызывающих беспокойство.

Например, в подразделении сменился руководитель. «Новая метла по-новому метет». Партнеры по бизнесу всегда с волнением переживают любые перемены. В такой ситуации нужно не только дать информацию, но и успокоить, подчеркнуть готовность к личной встрече и расширению сфер взаимодействия.

Помимо передачи основной информации, важно успокоить, подчеркнуть готовность к взаимодействию и постараться вовлечь в диалог адресата. Кто-то, несомненно просто ознакомиться, а кто-то воспримет данную информацию как новую возможность для себя.

Приветственное письмо новому сотруднику приходится писать HR-специалистам. В таком письме уместно поздравить с выходом на должность, напомнить о должностных обязанностях и дать алгоритм дальнейших действий.

Приветственное письмо от генерального директора новому сотруднику — это элемент имиджа компании. В нем уместно говорить о целях компании в целом, миссии и ценностях, о том, как сотрудник может помочь достигать компании поставленных целей.

Приветственное письмо от нового сотрудника коллегам — это способ познакомить коллектив с новым членом. Оно не должно быть чересчур формальным.

Что важно знать при написании письма-приветствия?

Письмо приветствие – первый шаг в начале взаимодействия, однако при его написании должно иметься хотя бы общее представление о дальнейшем взаимодействии. Цель определяет структуру и содержание приветственного письма.

Например. Цель проинформировать партнеров о смене руководства и желании лично познакомиться.

План написания письма будет приблизительно таким:

1. Представиться, рассказать кто я и почему пишу.
2. Сообщить, с какими вопросами можно обращаться ко мне.
3. Почему хотим личного знакомства.
4. Сообщаем, как можно данную встречу организовать

Да, это письмо имеет скорее ознакомительный характер, но мы даем эту информацию и к следующему письму с приглашением адресат будет готов.

Другая ситуация. В компании полностью сменилось руководство, проведена реорганизация компании. Есть база клиентов, которые, возможно, что-то слышали о переменах, но скорее всего сплетни. Наша цель понятно объяснить о сути перемен и успокоить их, побудить к каким-то желаемым для нас действиям.

План письма примерно такой:

1. Говорим кто обращается и почему.
2. Кратко излагаем суть изменений.
3. Как это отразиться на взаимодействии.
4. Успокаиваем, давая объективные и убедительные аргументы для клиента.
5. Приглашаем задать волнующие вопросы на форуме или в переписке.

Важный момент! Письмо не должно быть просто передающим информацию. Нам важно вовлечь адресата, убедиться, что нас поняли правильно и подготовить почву для передачи информации о каких-то существенных изменениях, которые могут отразиться на мнении адресата.

Не стоит ошарашивать в первом письме кардинальными переменами. Лучше дать на них намек. Сравните два варианта:

Во втором письме мы сосредоточили внимание только на административных изменениях и вовлекли его в диалог. Следующее письмо адресат не пропустит – ведь там будет важная информация.

Как написать приветственное письмо от руководителя партнерам?

Структура приветственного письма напрямую зависит от цели.

1. Приветствие + знакомство.

Здравствуйте, уважаемые партнеры! Меня зовут Алиса Селезнева. С июля 2019 я возглавляю ипотечный центр «ПромБутомБанка».

2. Информируем о главном функционале – что нам с того?

При возникновении недопонимания с сотрудниками нашего ипотечного центра, спорных вопросах и при возникновении нестандартных ситуаций вы можете обратиться ко мне лично за помощью.

3. Обращаемся с просьбой – вызываем на взаимодействие.

Чтобы сделать наше сотрудничество более эффективным, удобным и плодотворным, мне нужна ваша помощь. Напишите, пожалуйста, какие есть замечания по работе, пожелания. Я приму все необходимые меры для оптимизации бизнес-процессов и решения возникающих проблем

4. Говорим о личном взаимодействии.

Я очень хочу и планирую в ближайшее время познакомиться с вами лично, чтобы обсудить сферы взаимодействия, существующие проблемы и пути их преодоления. Напишите в обратном письме, когда и в какой форме вам удобнее пообщаться.

5. Приглашаем на встречу в офис.

Приглашаю вас в наш уютный офис в центре города. Здесь я вас познакомлю со всеми сотрудниками ипотечного центра. У вас будет возможность оценить комфортность переговорных, узнать о способах быстрого решения рабочих вопросов.

Рада буду видеть вас в гостях по адресу: г. Москва, ул. Космотромная 51/1

Приветственное письмо должно быть понятным, не перегруженным и четко подчеркивающим цель. Лучше писать от первого лица, но возможен и вариант от третьего лица. Все зависит от того, какой тип коммуникации уже существует. Не перегружайте письмо и думайте об адресате, что важно будет для него в связи с полученной информацией.

Важно первым письмом задать нужный тон взаимодействия: дружественный или напротив формально-деловой. Для этого нужно четко понимать потребности адресата и постараться попасть в цель. Тогда последующее взаимодействие будет не менее эффективным.

Приветственное письмо от нового сотрудника коллегам

В некоторых компаниях принято, чтобы новый сотрудник отправил коллегам приветственное письмо. Это, конечно, заимствование из традиции западноевропейских и американских компаний. Тем не менее, это неплохой способ рассказать о себе, продумав детали и подобрав слова. говорить о себе, когда на тебя смотрит не один десяток совершенно незнакомых людей куда сложнее.

Как написать?

• Представьтесь, сообщите о должности, которую заняли,

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Меня зовут Михаил. С сегодняшнего дня я работаю в отделе рекламы и маркетинга на должности креативного копирайтера.

• Уместно рассказать, почему хотел работать в этой компании.

Меня всегда восхищало, как подается информация о компании «Ромашка». Я счастлив, что теперь я могу участвовать в творческом процессе по созданию рекламы продукции этой компании в команде с такими талантливыми людьми.

• Переходите к рассказу о себе: напишите и о 2-3 своих самых больших человеческих достоинствах.

Я веселый, открытый и трудолюбивый человек.

• Не забудьте сообщить об одном своем недостатке.

Однако очень есть люблю шоколадные конфеты во время творческого процесса.

• Расскажите кратко о своих увлечениях.

Люблю морскую рыбалку, путешествия. С удовольствием читаю иронические детективы.

• Если это позволяет корпоративная культура, пригласить в кафе или столовую для личного знакомства

Приглашаю сегодня во время обеденного перерыва познакомиться в кафе на первом этаже для личного знакомства. С меня вкусный кофе и мои любимые конфеты! Для тех, кто не ест сладкое у меня тоже есть вкусняшечка).

Нужно написать приветственное письмо, но нет времени? Или не получается?

Обращайтесь — всегда рада вам помочь!