Деловое письмо на заказ: что нужно помнить при заказе
0-
Поставьте четкую цель письма. Что в итоге адресат должен понять и выполнить после прочтения текста письма и в какой срок.
-
Контекст. Вы владеете ситуацией, а исполнитель владеет ситуацией настолько, насколько вы посвятите его в дело. Если информации будет недостаточно, письмо может стать неполным или потерять важные детали. Исполнитель должен знать необходимый минимум. И он далеко не всегда может понимать значимость того или иного лица именно для вас и вашей компании.
-
Стилистика. Деловое письмо может быть мягким и жестким. Если это имеет значение, скажите об этом до написания текста, а не после.
-
Для письма ответа помимо контекста нужен текст письма, на которое отвечаем.
-
Лучше помимо письменной части задачи озвучить ее устно в телефонном режиме. Вы не сможете на письме передать все, что скажете за несколько минут.
-
Будьте на связи. Исполнитель может задать уточняющие вопросы, которые важны при написании письма, но предвидеть которые заранее невозможно.
-
Давайте развернутую обратную связь. Тогда вас лучше поймут и оперативно внесут нужные правки.
Правила деловой переписки. Часть 7
0Текст письма готов. Осталась подпись.
Подпись как инструмент эффективной деловой коммуникации
Подпись в электронном письме выполняет функцию визитки. Поэтому актуально разместить важную информацию о вас:
- Фамилия, имя, отчество
- Должность и название компании/проекта
- Контактный телефон
- Другая важная информация (сайт, контакты в мессенджерах)
Главное, не переборщите с информацией: она должна быть достаточной, чтобы связаться с вами.
Например:
Иванов Иван Иванович
Генеральный директор ОАО «Ларикс-Групп»
+74990000000
ivanov@larix.ru
Skype: ivaniilg
Не пренебрегайте подписью. Казалось бы, что сложного, нажми кнопку «ответить» и все. Но зачастую, ваше письмо пройдет несколько этапов пересылок, особенно если организация крупная. Адресат может и не увидеть или полениться найти ваш адрес в истории пересылок. Также это элемент экономии времени коллег. Если он видит ваши координаты, ему не сложно вам позвонить и оперативно уточнить вопрос. А без подписи вы заставляете делать поиск по сотрудникам, а если в организации работают несколько ваших однофамильцев, то очень велика вероятность, что письмо улетит не к тому.
Электронная деловая переписка будет актуальна еще 3-5 лет, потом ее сменяет мессенджеры, тогда мы будем говорить о том, как убедить начальника за три фразы в “вайбере” или выразить сочувствие коллегам, по поводу неудачного проекта с помощью эмодзи. А пока, пишите письма эффективно!
Эмодзи, смайлики и деловое письмо: правила использования
0Стиль выбран. Деловое письмо не предполагает эмоций. НО... Смайлики или эмодзи прочно вошли в наш обиход из мессенджеров. Использовать или нет при полуофициальной деловой переписке?
Можно ли использовать смайлики в деловой переписке?
Часто можно услышать вопрос, допустимы ли смайлики в деловой переписке?
Смайлики, или как их еще называют, эмодзи, стали обязательной частью переписке в мессенджерах и потихонечку проникают и в деловую переписку. По нашим наблюдениям, смайлики помогают привнести дополнительные эмоции, передать полутона. По сути, они являются дополнительными знаками препинания. Многоточие, означало недоговоренность, возможность для продолжения мысли… А три восклицательных знака, выражали агрессию.
Да, использовать смайлики можно, но соблюдайте следующие правила, чтобы не попасть впросак.
- Смайлики или эмодзи допустимы только в переписке со знакомыми коллегами.
- При переписке с руководителем, их можно использовать, только если он первым их прислал.
- Если сомневаетесь, можно или нельзя в переписке с конкретным человеком их использовать, то не используйте.
- Нельзя посылать эмодзи, которые могут быть истолкованы двояко или выражают романтические чувства.
Нет смысла, на мой взгляд, делать электронную переписку скучной и сухой, только потому что она деловая. Важно понимать, когда неуместно использовать и размещать эмодзи. Вряд ли вас правильно поймут, если в претензии поставщику вы поставите смайлики рыдающий или злой.
Но ничего страшного, если в ходе длительной переписки с коллегой вы вставите смайлик с улыбкой. Добрые и позитивные эмодзи могут заменить несколько абзацев и будут поняты правильно.
Как поставить подпись в деловом письме — в следующей, заключительной статье.
Как управлять смыслами в деловом письме с помощью стиля?
1Вы определились с темой, целью и структурой письма. Но вот незадача, как написать письмо? Стандартный формальный стиль будет выглядеть холодно, что не очень уместно после неформального общения на природе, а написать как старому другу как-то некомильфо — все-таки деловое письмо как-никак. Где золотая середина стиля делового письма для электронной переписки? Вопрос неоднозначный и очень непростой. Давайте разбираться.
Можно ли писать неформально?
Раньше, ключевым требованием к любому деловому письму, было использование формального стиля языка. Творческие натуры бунтовали против таких казенных ограничений. Сейчас требования значительно сместились. В чем же заключается секрет формального стиля и где его стоит использовать?
Рассмотрим, как влияет стиль на восприятие текста на примере благодарственных писем. Этот вид деловых этикетных писем отличается тем, что их можно написать и формально, и лично, но воспринимаются они адресатом по-разному. Сравните два благодарственных письма, написанных разными сотрудниками:
|
Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказание услуг по поставке и установке камер видеонаблюдения. Сотрудники компании-подрядчика, проявившие себя как инициативные и пунктуальные профессионалы, справились с задачей в полном объеме, в соответствие с условиями Договора. Проректор по финансово-экономической работе, Акимова В.Г. |
Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» (МГУУ Правительства Москвы) выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказанную нашей организации комплексную услугу по поставке, установке камер видеонаблюдения и интеграции их в существующую систему видеонаблюдения университета. Инженеры компании изучили возможности уже имеющейся системы видеонаблюдения и выявили ее слабые места, разработали проект апгрейда системы видеонаблюдения, которая охватила бы как все ключевые объекты в стенах университета, так и его прилегающую территорию в соответствие с целями и задачами этого проекта. В ходе работы над проектом инженеры «АРТекнолоджи» установили 81 камеру видеонабдюдения высокого разрешения: · 70 камер в коридорах и аудиториях; · 3 камеры в лифтах; · 8 камер на улице. Каждую камеру инженеры настроили с учетом индивидуальных особенностей помещения и окружающей среды. Все новые камеры интегрировали в уже существующую систему видеонаблюдения. Особо хотим отметить высокий профессионализм сотрудников «АРТекнолоджи», внимание к деталям и высокому качеству, оперативности и пунктуальности сотрудников, работа которых была на редкость слаженной. Мы довольны результатами работы с компанией «АРТекнолоджи». Надеемся на плодотворно е сотрудничество и в дальнейшем. Проректор по финансово-экономической работе, Акимова В.Г. |
Первое письмо очень формальное, безличное и шаблонное. Второе — развернутое, написанное в более личном стиле, и отражает суть работ, их объем и что именно понравилось в сотрудничестве с компанией. Такой текст вызывает больше доверия, нежели шаблонное «Выражаем благодарность компании за оказанные услуги».
Если ваша цель вызвать доверие и сохранить отношения – используйте личный стиль. Хотите поставить адресата на место и показать свое превосходство? Используйте безличный формальный стиль переписки.
Формальный стиль деловой переписки отличается:
- обезличенностью (используются безличные глаголы) – исполнено, обнаружено;
- формулировками в пассивном залоге – работа была выполнена, решение было принято;
- использованием клише для писем и канцеляризмами – во исполнение, в соответствие с…, с целью (в целях);
- словами нейтральные, без эмоциональной окраски;
- сложные предложения с причастными и деепричастными оборотами.
Его уместно употреблять для ведения переписки с государственными организациями и чиновниками, а также в случаях, когда нужно подчеркнуть свою непричастность к происходящему или следование законам, правилам и нормам. Формальный стиль подчеркивает голос фактов, когда эмоции неуместны.
Во исполнение Приказа №343 от 12.09.17 «О необходимости проведения инвентаризации в офисных помещениях компании «Ларикс»» была проведена инвентаризация всех электронных устройств в офисе по улице Нижняя Пречистенка, 8. В результате были выявлены следующие нарушения…
Формальный стиль в разной степени свойственен сложным письмам с долей негатива:
|
Претензия |
В соответствие с п. 1.3 Дополнительного соглашения Исполнитель обязуется оказать Заказчику услугу по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов в срок до 21.05.2017 г. Все требуемые документы от заказчика переданы Исполнителю 10.05.2015 г. на основании акта приема-передачи № ___. Однако до указанного срока услуга по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов не была оказана, Заказчик не отправился в путешествие… |
|
Отказ |
Ваше письмо Исх.№123 от 22.08.17 было рассмотрено специалистами нашей компании. В связи с неполным пакетом предоставленных документов вынуждены отказать вам в получении услуг на льготных условиях. |
|
Информационное письмо и письмо-отчет |
Согласно пункту 1.5 Договора о предоставлении услуг… информируем о проведенных работах на объекте Х в период 1-2 кварталов 2017 года… |
|
Письмо с критикой действий кого-либо |
Ремонт насоса «Гигант», проведенный вашей организацией 10-15.08.17 по договору № 343-н, был выполнен некачественно. При первом же погружении, совершенном 16.08.17, электроприбор не начал качать воду, как и до ремонта, хотя, согласно заключению вашего специалиста, прибор исправен… |
Формальный стиль позволяет сгладить углы и спрятать избыток эмоций, неуместный в деловом общении. Не стоит использовать такой стиль при составлении писем-просьб, благодарственных писем, предложений. Используйте его в крайних случаях.
Личный стиль отличает «письма с человеческим лицом», где вы общаетесь с адресатом не формально, а по-человечески. Ваш адресат не субъект и не объект, а живой человек, которому ничто человеческое не чуждо.
Личный стиль отличает:
- Простые и понятные предложения:
- Личные глаголы;
- Активный залог;
- Слова с нюансами эмоциональной окраски, передающие нюансы собственного отношения к ситуации.
- Минимум клише.
|
Претензия |
Мы произвели закупку трех принтеров в вашей компании. Один из них отказался работать. Нам необходима срочная его замена, в соответствие с гарантией. |
|
Отказ |
Уважаемый, Василий, мы рассмотрели Ваше требование, на предоставление бесплатного дополнительного пространства на сервере, в связи с тем, что наш сотрудник технической поддержки, по вашим словам, вел себя некорректно. Мы внимательно и с большим интересом прослушали запись разговора. С сожалением, сообщаем что вынуждены отказать вам в вашей просьбе, в связи с тем, что не обнаружили элементов хамства в вашем диалоге и предоставление дополнительного пространства на сервере не является компенсацией морального вреда, согласно нашим правилам. |
|
Информационное письмо и письмо-отчет |
Коллеги, я закончил подготовку презентации, где отразил основные аспекты, которые мы обсуждали на встрече. Жду от Вас корректировок. Не ругайте слишком сильно! |
|
Письмо с критикой действий кого-либо |
Анна Николаевна, организация процесса обучения моих сотрудников была проведена из рук вон плохо. Люди не были проинформированы о времени и месте встречи. Тренер вел себя как клоун (по словам сотрудников), почти не проводил упражнений. Не смог ответить корректно на вопросы. В связи с этим, прошу организовать повторное обучение моих сотрудников с использованием надежного провайдера. Бюджет на это прошу найти в фонде HR! |
Стиль письма может иметь разную степень формальности. В зависимости от темы, цели и эмоциональности вы можете выбрать разную степень формальности. При этом не стоит переступать грань между деловым и личным письмом. Оставайтесь всегда, в первую очередь, человеком и тогда стиль будет выбран безошибочно.
Об употреблении смайликов в следующей статье.
Написание писем и управление смыслами для вас слишком сложно, да и нет ни времени, ни желания с этим разбираться?
Помощь в написании деловых писем можно заказать в скайпе, по телефону или оставив заявку.
Как написать информирующее письмо?
0Продающие письма важны, но как пригласить так, чтобы к вам захотелось прийти и как написать передавать информацию в письме, чтобы ее восприняли правильно (так как нужно вам)?
Как написать информирующее письмо убедительно?
Главная цель информирующего письма – передать информацию адресату для достижения конкретной своей цели.
В связи с этим при составлении текста письма следует соблюдать некоторые правила.
- Сформулируйте цель письма с точки зрения, зачем эта информация нужна адресату, и как она повлияет на принятие нужного вам решения. Так вы сэкономите время адресата и достигните своей цели.
- Текст письма должен быть лаконичным, но достаточным для понимания цели; своевременным и адекватным ситуации; полезным адресату.
- Если ваше информационное письмо является ответом на запрос, то следуйте правилу «на один шаг впереди».
Информация должна быть:
проверенной;
структурированной;
с элементами анализа, по возможности, с полезными выводами.
- Структура информационного письма, в зависимости от цели, может быть построена в хронологическом порядке (от частного к общему) или по принципу пирамиды Минто (от общего к частному).
Алгоритм написания информационного письма таков:
- Пояснение причин написания письма.
- Краткая информация о себе/своей компании.
- Краткая характеристика излагаемой информации и цели ее предоставления.
- Изложение информации (с промежуточными краткими выводами при необходимости).
4.1. Основная информация, касающаяся основной цели письма.
4.2. Уточнение дат, сроков, деталей.
4.3. Описание дополнительных условий
- Резюме: свое видение в аспекте целей письма + руководство к действию адресату.
- Указание контактных данных для связи.
Когда мы передаем адресату информацию, то преследуем конкретную цель. Структурированная информация с выводами помогает достигать поставленных целей. Ваш адресат занят, у него масса задач и у него не будет времени и желания раздумывать часами, «Что хотел мне сказать этим письмом мистер Х?» Поэтому облегчите участь себе и адресату — будьте конкретны.
Нет времени и сил писать информирующее письмо? Закажите его и сэкономьте до 8 часов личного времени! Обсудить заказ вы можете в Skype, по телефону или оставив заявку на сайте — мы с Вами обязательно свяжемся.