Как управлять смыслами в деловом письме с помощью стиля?

1

Вы определились с темой, целью и структурой письма. Но вот незадача, как написать письмо? Стандартный формальный стиль будет выглядеть холодно, что не очень уместно после неформального общения на природе, а написать как старому другу как-то некомильфо — все-таки деловое письмо как-никак. Где золотая середина стиля делового письма для электронной переписки? Вопрос неоднозначный и очень непростой. Давайте разбираться.

Можно ли писать неформально?

Раньше, ключевым требованием к любому деловому письму, было использование формального стиля языка. Творческие натуры бунтовали против таких казенных ограничений. Сейчас требования значительно сместились. В чем же заключается секрет формального стиля и где его стоит использовать?

Рассмотрим, как влияет стиль на восприятие текста на примере благодарственных писем. Этот вид деловых этикетных писем отличается тем, что их можно написать и формально, и лично, но воспринимаются они адресатом по-разному. Сравните два благодарственных письма, написанных разными сотрудниками:

Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказание услуг по поставке и установке камер видеонаблюдения.

Сотрудники компании-подрядчика, проявившие себя как инициативные и пунктуальные профессионалы, справились с задачей в полном объеме, в соответствие с условиями Договора.

Проректор по финансово-экономической работе,

Акимова В.Г.

Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» (МГУУ Правительства Москвы) выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказанную нашей организации комплексную услугу по поставке, установке камер видеонаблюдения и интеграции их в существующую систему видеонаблюдения университета.

Инженеры компании изучили возможности уже имеющейся системы видеонаблюдения и выявили ее слабые места, разработали проект апгрейда системы видеонаблюдения, которая охватила бы как все ключевые объекты в стенах университета, так и его прилегающую территорию в соответствие с целями и задачами этого проекта.

В ходе работы над проектом инженеры  «АРТекнолоджи» установили 81 камеру видеонабдюдения высокого разрешения:

·                   70 камер в коридорах и аудиториях;

·                   3 камеры в лифтах;

·                   8 камер на улице.

Каждую камеру инженеры настроили с учетом индивидуальных особенностей помещения и окружающей среды. Все новые камеры интегрировали в уже существующую систему видеонаблюдения.

Особо хотим отметить высокий профессионализм сотрудников «АРТекнолоджи», внимание к деталям и высокому качеству, оперативности и пунктуальности сотрудников, работа которых была на редкость слаженной.

Мы довольны результатами работы с компанией «АРТекнолоджи». Надеемся на плодотворно е сотрудничество и в дальнейшем.

Проректор по финансово-экономической работе,

Акимова В.Г.

Первое письмо очень формальное, безличное и шаблонное. Второе — развернутое, написанное в более личном стиле, и отражает суть работ,  их объем и что именно понравилось в сотрудничестве с компанией. Такой текст вызывает больше доверия, нежели шаблонное «Выражаем благодарность компании за оказанные услуги».

 

Если ваша цель вызвать доверие и сохранить отношения – используйте личный стиль. Хотите поставить адресата на место и показать свое превосходство? Используйте безличный формальный стиль переписки.

 

Формальный стиль деловой переписки отличается:

  •         обезличенностью (используются безличные глаголы) – исполнено, обнаружено;
  •         формулировками в пассивном залоге – работа была выполнена, решение было принято;
  •         использованием клише для писем и канцеляризмами – во исполнение, в соответствие с…, с целью (в целях);
  •         словами нейтральные, без эмоциональной окраски;
  •         сложные предложения с причастными и деепричастными оборотами.

Его уместно употреблять для ведения переписки с государственными организациями и чиновниками, а также в случаях, когда нужно подчеркнуть свою непричастность к происходящему или следование законам, правилам и нормам. Формальный стиль подчеркивает голос фактов, когда эмоции неуместны.

Во исполнение Приказа №343 от 12.09.17 «О необходимости проведения инвентаризации в офисных помещениях компании «Ларикс»» была проведена инвентаризация  всех электронных устройств в офисе по улице Нижняя Пречистенка, 8. В результате были выявлены следующие нарушения…

Формальный стиль в разной степени свойственен сложным письмам с долей негатива:

Претензия

В соответствие с п. 1.3 Дополнительного соглашения Исполнитель обязуется оказать Заказчику услугу по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов в срок до 21.05.2017 г. Все требуемые документы от заказчика переданы Исполнителю 10.05.2015 г. на основании акта приема-передачи № ___. Однако до указанного срока услуга по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов не была оказана, Заказчик не отправился в путешествие…

Отказ

Ваше письмо Исх.№123 от 22.08.17 было рассмотрено специалистами нашей компании.

В связи с неполным пакетом предоставленных документов вынуждены отказать вам в получении услуг на льготных условиях.

Информационное письмо и письмо-отчет

Согласно пункту 1.5 Договора о предоставлении услуг… информируем о проведенных работах на объекте Х в период 1-2 кварталов 2017 года…

Письмо с критикой действий кого-либо

Ремонт насоса «Гигант», проведенный вашей организацией 10-15.08.17 по договору № 343-н, был выполнен некачественно.

При первом же погружении, совершенном 16.08.17, электроприбор не начал качать воду, как и до ремонта, хотя, согласно заключению вашего специалиста, прибор исправен…

Формальный стиль позволяет сгладить углы и спрятать избыток эмоций, неуместный в деловом общении. Не стоит использовать такой стиль при составлении писем-просьб, благодарственных писем, предложений. Используйте его в крайних случаях.

Личный стиль отличает «письма с человеческим лицом», где вы общаетесь с адресатом не формально, а по-человечески. Ваш адресат не субъект и не объект, а живой человек, которому ничто человеческое не чуждо.

Личный стиль отличает:

  •         Простые и понятные предложения:
  •         Личные глаголы;
  •         Активный залог;
  •         Слова с нюансами эмоциональной окраски, передающие нюансы собственного отношения к ситуации.
  •         Минимум клише.

 

 

Претензия

Мы произвели закупку трех принтеров в вашей компании. Один из них отказался работать. Нам необходима срочная его замена, в соответствие с гарантией.

Отказ

Уважаемый, Василий, мы рассмотрели Ваше требование, на предоставление бесплатного дополнительного пространства на сервере, в связи с тем, что наш сотрудник технической поддержки, по вашим словам, вел себя некорректно. Мы внимательно и с большим интересом прослушали запись разговора. С сожалением, сообщаем что вынуждены отказать вам в вашей просьбе, в связи с тем, что не обнаружили элементов хамства в вашем диалоге и предоставление дополнительного пространства на сервере не является компенсацией морального вреда, согласно нашим правилам.

Информационное письмо и письмо-отчет

Коллеги, я закончил подготовку презентации, где отразил основные аспекты, которые мы обсуждали на встрече. Жду от Вас корректировок.

Не ругайте слишком сильно!

Письмо с критикой действий кого-либо

Анна Николаевна, организация процесса обучения моих сотрудников была проведена из рук вон плохо. Люди не были проинформированы о времени и месте встречи. Тренер вел себя как клоун (по словам сотрудников), почти не проводил упражнений. Не смог ответить корректно на вопросы.

В связи с этим, прошу организовать повторное обучение моих сотрудников с использованием надежного провайдера. Бюджет на это прошу найти в фонде HR!

Стиль письма может иметь разную степень формальности. В зависимости от темы, цели и эмоциональности вы можете выбрать разную степень формальности. При этом не стоит переступать грань между деловым и личным письмом. Оставайтесь всегда, в первую очередь, человеком и тогда стиль будет выбран безошибочно.

Об употреблении смайликов в следующей статье.

Написание писем и управление смыслами для вас слишком сложно, да и нет ни времени, ни желания с этим разбираться? 

Помощь в написании деловых писем можно заказать в скайпе, по телефону или оставив заявку.

Как написать информирующее письмо?

0

Продающие письма важны, но как пригласить так, чтобы к вам захотелось прийти и как написать передавать информацию в письме, чтобы ее восприняли правильно (так как нужно вам)?

Как написать информирующее письмо убедительно?

Главная цель информирующего письма – передать информацию адресату для достижения конкретной своей цели.

В связи с этим при составлении текста письма следует соблюдать некоторые правила.

  1.       Сформулируйте цель письма с точки зрения, зачем эта информация нужна адресату, и как она повлияет на принятие нужного вам решения. Так вы сэкономите время адресата и достигните своей цели.
  2.       Текст письма должен быть лаконичным, но достаточным для понимания цели; своевременным и адекватным ситуации; полезным адресату.
  3.       Если ваше информационное письмо является ответом на запрос, то следуйте правилу «на один шаг впереди».

Информация должна быть:

проверенной;

структурированной;

с элементами анализа, по возможности, с полезными выводами.

  1.       Структура информационного письма, в зависимости от цели, может быть построена в хронологическом порядке (от частного к общему) или по принципу пирамиды Минто (от общего к частному).

Алгоритм  написания информационного письма таков:

  1.       Пояснение причин написания письма.
  2.       Краткая информация о себе/своей компании.
  3.       Краткая характеристика излагаемой информации и цели ее предоставления.
  4.       Изложение информации (с промежуточными краткими выводами при необходимости).

4.1.    Основная информация, касающаяся основной цели письма.

4.2.    Уточнение дат, сроков, деталей.

4.3.    Описание дополнительных условий

  1.       Резюме: свое видение в аспекте целей письма + руководство к действию адресату.
  2.       Указание контактных данных для связи.

Когда мы передаем адресату информацию, то преследуем конкретную цель. Структурированная информация с выводами помогает достигать поставленных целей. Ваш адресат занят, у него масса задач и у него не будет времени и желания раздумывать часами, «Что хотел мне сказать этим письмом мистер Х?» Поэтому облегчите участь себе и адресату — будьте конкретны.

Нет времени и сил писать информирующее письмо? Закажите его и сэкономьте до 8 часов личного времени! Обсудить заказ вы можете в Skype, по телефону или оставив заявку на сайте — мы с Вами обязательно свяжемся.

Как убеждать в электронном письме?

1

В прошлой статье мы разобрались, как структурировать текст письма и на чем фокусируется внимание читателя. Пришло время узнать как убеждать в электронном письме и писать письма, способные продать любую вашу идею.

Как убеждать в электронном письме?

Продающие письма – это большой раздел современной коммуникации. Даже если вы не занимаетесь продажами, вы все равно пишете продающие письма. Вы продаете идею, задачу или необходимость повысить вам зарплату. Текст таких писем должен убедить адресата в том, что это ему необходимо и выгодно.

Чтобы кого-то в чем-то убедить следует:

  • Ставить адекватную ситуации цель (не робкую, и не слишком амбициозную).
  • Понимать мотивации адресата, его желания, проблемы и боли.
  • Предлагать то, что его может заинтересовать.
  • Понимать прагматичность, критичность и занятость адресата, чтобы не отнимать у него лишнего времени, но достигать цели.

Алгоритм написания продающего письма

Структурная часть

Комментарий

Пример

Продающий и понятный заголовок (тема), содержащий выгоду или проблему.

Не делайте заголовки: «Коммерческое предложение», «Предложение о сотрудничестве». Заголовок не должен быть кричащим и фантастическим, он должен быть привлекательным для определенного адресата или группы адресатов.

Сэкономьте пространство комнаты до 70% с утеплителем «Зимушка»

Вступительный абзац-подстройка.

Он должен быть кратким, но информативно-убедительным, чтобы вызвать желание читать дальше (помним про три точки внимания читателя: тема — первое предложение — конец).

Здравствуйте, Евгений!

Нам известно, что вы при планировании бюджета на строительные материалы руководствуетесь оптимальностью сочетания качества и цены. Однако в малогабаритных помещениях дорог каждый сантиметр пространства и существует проблема кражи пространства утеплителями и отделочными материалами.

Как вы предлагаете решить проблему или достичь целей?

Об этом нужно сказать лаконично, но убедительно. Убедительно только то, что вписывается в картину мира вашего адресата. Если, к примеру, для клиента важен комфорт и удобство, то для бизнес-партнера решающими будут репутация, надежность и профессионализм.

Предлагаем вам заменить дорогостоящий и объемный утеплитель «БазПлит» на более компактный и теплоемкий «Зимушка».

Кратко о себе/компании.

Если о вас не знают, то к человеку с улицы всерьез не отнесется никто. Излагайте только ключевые и наиболее существенные моменты. В совокупности с адекватно поставленной целью это работает убедительно.

Чем утеплитель «Зимушка» лучше других?

Компания «Зимушка» с 2010 года ведет разработки по производству тонких утеплителей повышенной теплоемкости из синтетических материалов, устойчивых к негативным факторам внешней среды. Наша продукция уже завоевала международный знак качества и зарекомендовала себя как надежный партнер для 119 строительных компаний в 20 странах мира.

Выгоды для адресата.

3-7 выгод нужно выстроить по принципу сильный аргумент —  аргумент слабее – самый сильный аргумент.

Иерархия должна быть выстроена с точки зрения адресата, а не с вашей.

Почему «Зимушка» выгоден при утеплении офисных помещений?

1.      Толщина стандартного современного утеплителя 15 см для нашего климатического пояса, а «Зимушка» при толщине 5 см обеспечивает теплоизоляцию на 43% эффективнее.

2.      За счет сокращения толщины утеплителя, вы экономите до 1,5 м2 полезной площади.

3.      Инновационный состав пропитки, содержащий квадротриплекс, защищает от влаги, конденсата, является надежным огнезащитной пропиткой, исключает появление грызунов и насекомых в помещениях.

4.      Цена на утеплитель на 15% выше, чем на стандартный утеплитель. Однако при стоимости квадратного метра более 45000 и снижении пожарных рисков в несколько раз, вложения окупаются сполна.

Схема сотрудничества.

Простая и прозрачная схема сотрудничества вызывает доверие.

Схема сотрудничества

1.       Вы оставляете заявку на закупку партии утеплителя.

Наш менеджер перезванивает и уточняет данные.

2.       Если есть необходимость, корректируем ставки и запускаемся на полную мощность.катушку.

3.       Привозят заказ.

4.       Вы оплачиваете картой или наличными.

5.       При следующем заказе вы получаете дополнительную скидку до 15%.

Призыв к действию.

Призыв к действию соотносится с продуманной конечной целью. Цель должна быть оправданной и адекватной.

Вам интересно данное предложение? Свяжитесь с нами обратным письмом или по телефону ХХХХХ, чтобы узнать подробнее об условиях сотрудничества и записаться на презентацию нашего товара.

Итак, чтобы ваше деловое письмо было эффективным и достигло цели, важно ставить адекватные цели, учитывать интересы адресата, структурировать информацию и выбирать правильно стиль ведения переписки.

Нет времени на написание продающего письма? Ваше письмо не продает? Закажите аудит для усиления или продающее письмо на заказ.

Как составить понятное деловое письмо: слово о структуре

1

В прошлой статье мы разобрались, как составить тему письма, как поприветствовать адресата и обратиться к нему. Начало положено. Но для достижения цели важно составить понятное письмо. Что делает письмо понятным? Структура!

Три точки внимания читателя - фундамент понятного письма

Достигнет ли цели письмо и поймет ли вас адресат правильно, во многом зависит от структурированности текста.

Внимание читателя фокусируется на трех точках внимания:

Тема – Начало письма — Конец письма

Структуру делового письма эффективнее всего строить на основе «пирамиды Минто». Смысл ее в том, что главный тезис в начале письма мы поясняем и обосновываем поэтапно в последующих абзацах.

Один абзац = одна микротема.

Например, нам нужно пригласить партнеров на круглый стол, посвященный проблемам продаж в сети интернет.

1 точка внимания

Тема

Приглашение на круглый стол «Пути повышения продаж в сети интернет».

2 точка внимания

Начало с обоснованием причины обращения

Вы не первый год являетесь руководителем филиала «Ларикс-Групп» и знаете, какую роль имеют для нас продажи услуг через Интернет. Однако в последнее время они заметно упали. Вместе с тем появляются новые инструменты, применение которых может переломить сложившуюся в последние месяцы тенденцию.

Тело письма по структуре “Пирамида Минто” или от общего к частному.

Мы развиваем тему мероприятия: 1. Где и когда оно пройдет, 2. План мероприятия, 3.  Чем оно закончится (основная цель мероприятия).

Главный тезис письма

Приглашаем вас на круглый стол, чтобы обсудить возможности применения новых инструментов и разработать новую стратегию развития на ближайший год.

1 микротезис

Мероприятие пройдет в конференц-зале центрального офиса 10 октября 2017 года с 10.00 до 20.00.

2 микротезис

В программе планируется:

1.

2.

3.

3 микротезис

После презентации новых инструментов руководители подразделений  обсудят Стратегию развития “Ларикс-Групп” в 2018—2024 годах, предварительный вариант которой мы прилагаем.

3 точка внимания

Финал письма с призывом к действию

Сможете ли вы лично присутствовать на мероприятии? Сообщите, пожалуйста, секретарю  центрального офиса «Ларикс-Групп» о своем решении до 10 сентября 2017 по телефону: ХХХХХХ.

Таким образом, структурирование позволяет доступно изложить любую, даже самую сложную многоаспектную информацию.

 Хотите сделать свое письмо понятнее? Оставьте заявку!

Правила современного делового письма: тема, обращение и приветствие

1

правила деловой перепискиПравила деловой переписки: как достигать целей

15 лет назад, мой коллега был несказанно счастлив, когда провел первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.

Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.

Каким должно быть современное деловое письмо?

Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей

Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходиться снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы  решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого:

  1.    Уделите внимание теме письма

Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других, и его своевременно прочли, следует четко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.

Сравните.

Тема из реальных писем

Как можно улучшить

Как это работает

Сотрудничество с «Шмельтелекомом»

Сотрудничество с «Шмельтелекомом». Задачи на ноябрь

Цепочка переписки о сотрудничестве может иметь множество аспектов и подтем. Указывайте в каждом письме подтему – ключевую мысль или цель письма.

Новый заказ

Заказ на рекламу от пекарни «Кренделек». Задачи и сроки.

Новых заказов может быть много. И даже в рамках работы с одним проектом может быть много аспектов. Указание деталей в теме письма позволяет легко находить нужную информацию.

Сотрудничество

О реализации новой линейки товаров от российской компании в «Соберисам»

Понимание, о чем пойдет речь в письме о сотрудничестве позволяет управлять вниманием адресата, повышая эффективность ваших писем.

Приглашение на семинар

Приглашение на бесплатный бизнес-семинар от КА «Обозрение» 25-27 ноября

Человек должен понять из темы письма, интересен ли подобный формат мероприятия ему или нет в этот период. Может быть уже полгода назад у руководителя запланирована деловая поездка к зарубежным партнерам именно на эти даты – зачем тогда тратить его время.

О заказе

Михаил: подготовить отчет о работе над заказом от «Скипидарчик»

Марина: список конкурентов «Скипидарчик», провести анализ

Евгений: ответ заказчика по исходникам

Корпоративная почта с указанием задачи для конкретного сотрудника делает слаженной работу всей команды, каждый видит письмо для себя и задачи по проекту для остальных сотрудников.

Сперва, придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастет многократно. За счет уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нем. Когда на email за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.

В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку. Темы вроде: «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнером и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную. Вы солидный и образованный человек — не опускайтесь до дешевых уловок спамеров, которые всем изрядно надоели. Это не по-деловому и вызывает только раздражение.

Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:

О чем письмо + ключевая мысль.

Совет: Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод» — тогда определить тему будет проще.

Приветствие и обращение – классика делового общения

Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету,  с приветствия или обращения.

Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдет для переписки с руководством и партнерами, в общении с которыми у вас существует дистанция.

Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит  официально-деловому стилю приветствия  и будет уместна для общения с деловыми партнерами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.

Как обращаться к адресату?

Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.

 

Например:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».

 

Тогда обращаемся:

Здравствуйте, Иван Иванович!

 

Если подпись такая:

С уважением,

Петр Добров,

директор ООО «Проактивность»

 

То обращаемся

Здравствуйте, Петр!

 

Если вы пишите впервые, и нормы корпоративной культуры компании вам неизвестны, то обращение по имени отчеству не обидит адресата точно.

 

Приемлемы в деловом обращении приветствия:

Здравствуйте!

Добрый день!

Доброе утро!

Добрый вечер!

 

Не применяйте приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.

 

Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да еще и на языке субкультуры:

 

Бро, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal. И ещё чем ты можешь помочь из перечисленного

*Создание видеоролика о компании

*Реконструкция сайта на CMS

*Веб дизайн

Что-то другое

К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.

Если тема письма составлена понятно, а обращение выбрано верно, ваше письмо будет удостоено внимания. Помните, что ваш адресат — занятой человек и не имеет роскоши тратить время на глупости и ерунду. Позаботьтесь о нем и сэкономьте его и свое время.

Продолжение о написании понятных писем читайте в следующей статье.

Нужна консультация в оформлении делового письма по правилам? Сомневаетесь в эффективности? Получите консультацию от эксперта по деловой переписке или закажите деловое письмо.

 

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх