Как составить понятное деловое письмо: слово о структуре

1

В прошлой статье мы разобрались, как составить тему письма, как поприветствовать адресата и обратиться к нему. Начало положено. Но для достижения цели важно составить понятное письмо. Что делает письмо понятным? Структура!

Три точки внимания читателя - фундамент понятного письма

Достигнет ли цели письмо и поймет ли вас адресат правильно, во многом зависит от структурированности текста.

Внимание читателя фокусируется на трех точках внимания:

Тема – Начало письма — Конец письма

Структуру делового письма эффективнее всего строить на основе «пирамиды Минто». Смысл ее в том, что главный тезис в начале письма мы поясняем и обосновываем поэтапно в последующих абзацах.

Один абзац = одна микротема.

Например, нам нужно пригласить партнеров на круглый стол, посвященный проблемам продаж в сети интернет.

1 точка внимания

Тема

Приглашение на круглый стол «Пути повышения продаж в сети интернет».

2 точка внимания

Начало с обоснованием причины обращения

Вы не первый год являетесь руководителем филиала «Ларикс-Групп» и знаете, какую роль имеют для нас продажи услуг через Интернет. Однако в последнее время они заметно упали. Вместе с тем появляются новые инструменты, применение которых может переломить сложившуюся в последние месяцы тенденцию.

Тело письма по структуре “Пирамида Минто” или от общего к частному.

Мы развиваем тему мероприятия: 1. Где и когда оно пройдет, 2. План мероприятия, 3.  Чем оно закончится (основная цель мероприятия).

Главный тезис письма

Приглашаем вас на круглый стол, чтобы обсудить возможности применения новых инструментов и разработать новую стратегию развития на ближайший год.

1 микротезис

Мероприятие пройдет в конференц-зале центрального офиса 10 октября 2017 года с 10.00 до 20.00.

2 микротезис

В программе планируется:

1.

2.

3.

3 микротезис

После презентации новых инструментов руководители подразделений  обсудят Стратегию развития “Ларикс-Групп” в 2018—2024 годах, предварительный вариант которой мы прилагаем.

3 точка внимания

Финал письма с призывом к действию

Сможете ли вы лично присутствовать на мероприятии? Сообщите, пожалуйста, секретарю  центрального офиса «Ларикс-Групп» о своем решении до 10 сентября 2017 по телефону: ХХХХХХ.

Таким образом, структурирование позволяет доступно изложить любую, даже самую сложную многоаспектную информацию.

 Хотите сделать свое письмо понятнее? Оставьте заявку!

Правила современного делового письма: тема, обращение и приветствие

1

правила деловой перепискиПравила деловой переписки: как достигать целей

15 лет назад, мой коллега был несказанно счастлив, когда провел первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.

Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.

Каким должно быть современное деловое письмо?

Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей

Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходиться снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы  решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого:

  1.    Уделите внимание теме письма

Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других, и его своевременно прочли, следует четко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.

Сравните.

Тема из реальных писем

Как можно улучшить

Как это работает

Сотрудничество с «Шмельтелекомом»

Сотрудничество с «Шмельтелекомом». Задачи на ноябрь

Цепочка переписки о сотрудничестве может иметь множество аспектов и подтем. Указывайте в каждом письме подтему – ключевую мысль или цель письма.

Новый заказ

Заказ на рекламу от пекарни «Кренделек». Задачи и сроки.

Новых заказов может быть много. И даже в рамках работы с одним проектом может быть много аспектов. Указание деталей в теме письма позволяет легко находить нужную информацию.

Сотрудничество

О реализации новой линейки товаров от российской компании в «Соберисам»

Понимание, о чем пойдет речь в письме о сотрудничестве позволяет управлять вниманием адресата, повышая эффективность ваших писем.

Приглашение на семинар

Приглашение на бесплатный бизнес-семинар от КА «Обозрение» 25-27 ноября

Человек должен понять из темы письма, интересен ли подобный формат мероприятия ему или нет в этот период. Может быть уже полгода назад у руководителя запланирована деловая поездка к зарубежным партнерам именно на эти даты – зачем тогда тратить его время.

О заказе

Михаил: подготовить отчет о работе над заказом от «Скипидарчик»

Марина: список конкурентов «Скипидарчик», провести анализ

Евгений: ответ заказчика по исходникам

Корпоративная почта с указанием задачи для конкретного сотрудника делает слаженной работу всей команды, каждый видит письмо для себя и задачи по проекту для остальных сотрудников.

Сперва, придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастет многократно. За счет уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нем. Когда на email за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.

В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку. Темы вроде: «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнером и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную. Вы солидный и образованный человек — не опускайтесь до дешевых уловок спамеров, которые всем изрядно надоели. Это не по-деловому и вызывает только раздражение.

Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:

О чем письмо + ключевая мысль.

Совет: Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод» — тогда определить тему будет проще.

Приветствие и обращение – классика делового общения

Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету,  с приветствия или обращения.

Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдет для переписки с руководством и партнерами, в общении с которыми у вас существует дистанция.

Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит  официально-деловому стилю приветствия  и будет уместна для общения с деловыми партнерами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.

Как обращаться к адресату?

Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.

 

Например:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».

 

Тогда обращаемся:

Здравствуйте, Иван Иванович!

 

Если подпись такая:

С уважением,

Петр Добров,

директор ООО «Проактивность»

 

То обращаемся

Здравствуйте, Петр!

 

Если вы пишите впервые, и нормы корпоративной культуры компании вам неизвестны, то обращение по имени отчеству не обидит адресата точно.

 

Приемлемы в деловом обращении приветствия:

Здравствуйте!

Добрый день!

Доброе утро!

Добрый вечер!

 

Не применяйте приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.

 

Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да еще и на языке субкультуры:

 

Бро, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal. И ещё чем ты можешь помочь из перечисленного

*Создание видеоролика о компании

*Реконструкция сайта на CMS

*Веб дизайн

Что-то другое

К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.

Если тема письма составлена понятно, а обращение выбрано верно, ваше письмо будет удостоено внимания. Помните, что ваш адресат — занятой человек и не имеет роскоши тратить время на глупости и ерунду. Позаботьтесь о нем и сэкономьте его и свое время.

Продолжение о написании понятных писем читайте в следующей статье.

Нужна консультация в оформлении делового письма по правилам? Сомневаетесь в эффективности? Получите консультацию от эксперта по деловой переписке или закажите деловое письмо.

 

1.11.17 вышла статья в журнале для руководителей «Что делать? Обозрение»

0

экспертная статья в журнале1 ноября 2017 года вышел ноябрьский выпуск журнала «Что делать? Обозрение» для руководителей компаний. Это издание образовательно-консалтингового агентства «ЧтоДелатьКонсалт». Меня как эксперта по деловым письменным коммуникациям попросили совместно с Иваном Канардовым написать статью о деловом письме для этого журнала. 

Статья посвящена правилам написания эффективных деловых писем. В ней мы постарались коснуться наиболее сложных и противоречивых вопросов современного делового общения в переписке. Как достигать целей, не нарушая правил деловой переписке и при этом идти в ногу со временем?

Мы постарались ответить на этот вопрос, коснувшись сферы использования бумажных и электронных писем.

  1. Особое место занимает тема в деловом письме. более 60% писем остаются непрочтёнными только потому, что адресату неинтересна и непонятна тема.
  2. Этикет в деловой переписке, казалось бы, очень прост, но нюансы, как начать письмо, как обратиться нередко возникают в момент написания. Вроде бы мелочь, но она может изначально испортить впечатление, а то и отношения.
  3. Ко мне нередко обращаются с просьбой привести в порядок и сделать понятным черновик письма. Поэтому уделили мы внимание и тому, как написать понятное письмо.
  4. Отдельно коснулись написания убеждающих и информационных писем.
  5. Не обошли вниманием мы стиль письма и использование смайликов, так прочно вошедших в электронное общение.

Статья получилась объемная и многоаспектная. Поэтому публикуем на сайте ее частями.

Хотите узнать как достигать целей с помощью переписки? Читайте статью здесь.

 

 

 

 

 

Шрифт деловых писем

0

Многие задаются вопросом, в каком шрифте писать деловое письмо.

Постараемся прояснить этот вопрос.

На первый взгляд, все просто и стандартно. Требования к оформлению делового письма прописаны в ГОСТ-2003. Подробнее об оформлении по ГОСТу.

Особенности использования шрифта в бумажном письме

Для делового письма в бумажной форме стандартным является шрифт Times New Roman 12-14 кегля. Для заголовка используют шрифт размером 10 пт. Размер шрифта обращения можно сделать 14 кеглем, а основной текст — 12. 

Если письмо короткое и вмещается на листе А4 без проблем, то безоговорочно шрифт текста письма 14 пт, с полуторным интервалом и отступами между абзацами 6 пт.

Но, наверняка, вам не однажды приходилось сталкиваться с ситуацией, когда текст письма чуть-чуть не влазит на одну страницу или принципиальным является написание письма не более одной страницы.

Что делать в таких случаях?

Как вместить на А4, то что вмещаться не хочет?

Вам придется поиграть со шрифтами и интервалами.

  1. Перечитайте письмо и подумайте, что лишнее и можно опустить, переформулировать. нет ли повторов. Если в тексте уже все хорошо, а текст не вмещается — переходите ко второму шагу операции «Впихнуть невпихуемое».

шрифт в деловом письме

  1. Уменьшите шрифт текста до 12 пт. Если с задачей справились — прекрасно. Если нет — переходим к следующему этапу.

  1. Войдите во вкладку Абзац и выберите одинарный интервал и сохраните изменения. Помогло? Если нет — извращаемся дальше.

  1. Снова вкладка Абзац — Интервал — междустрочный = Одинарный. Интервал Перед\После = 0 пт. Помогло? Нет? А сколько еще осталось? Если 1-2 строчки, то можно выиграть их за счет махинаций с полями, шрифтом 11,5 пт. Если больше — вернитесь к редакции текста или верните первоначальное оформление — пусть текст будет на двух листах. Деловое письмо до 3 листов А4 считаются нормой (не забудьте вставить нумерацию страниц).

Недостатки метода «впихнуть невпихуемое»

Текст становится менее удобочитаемым.

Нарушение требований ГОСТа.

Шрифт для электронного делового письма

Электронное деловое письмо предполагает использование стандартных инструментов почтового клиента.

  • Используйте шрифт без засечек не менее 12-14 размера. 
  • Важную информацию уместно выделить жирным начертанием или курсивом.
  • Подпись оформляйте шрифтом с засечками, чтобы она выделялась на фоне текста письма.
  • Обращение-приветствие выделяйте размеров и жирностью.
  • Выбор шрифта в электронном письме также может регулироваться нормами корпоративной культуры или разработанным для вашей компании шаблоном.

 

Обращаться ли за помощью в написании писем к третьему лицу?

0

деловое письмо на заказ - вопросы об услугеСлучалось ли вам, раздумывая над очередной формулировкой делового письма думать о том, что тратите драгоценное время абсолютно бездарно? Вы могли бы съездить на встречу с партнерами, посетить производство и заключить пару договоров с теми ребятами, которые уже вторую неделю не могут с вами встретиться, потому что вы очень заняты…написанием письма партнеру с просьбой выделить дополнительные средства или сочинением не очень убедительных выгод обратиться к вам…

Делегируй, а не то проиграешь

Только кому доверить ответственную задачу?

Брать секретаря к себе в штат – накладно да и бессмысленно ради 3-4 писем в месяц. И в то же время вы тратите на написание писем от 3 до 8 часов в день, зачастую в ущерб сну или встречам с потенциальными партнерами или решению текущих вопросов. В результате вся эта рутина собирается как снежный ком. Вот в такие моменты и полезно найти человека (в идеале профессионала), который сэкономит вам эти несколько часов в день.

Фрилансер с биржи – тоже не вариант, ведь можно получить вместо помощи лишь головную боль и нечитабельный опус под кодовым названием деловое письмо. И деньги можно потерять, и время не сэкономить…

Можно, конечно обратиться к гуру, но 300 у.е. за письмо для вас роскошь – лучше не доспать несколько часов…

А вот на сайте Письмодел можно получить квалифицированную помощь в сжатые сроки по доступной и очень либеральной цене делового письма на заказ от эксперта в сфере письменных деловых коммуникаций. Для постоянных клиентов действует гибкая система скидок и есть возможность обсудить пакетные предложения.

Кому подойдет услуга «Деловое письмо на заказ»?

Обращаться к третьему лицу за помощью есть смысл, когда:

  1. Вы точно знаете, что хотите получить, но у вас нет времени этим заниматься.

Ваша цель – сэкономить время на написании текста. При этом вы можете четко сформулировать конечную цель письма, чего вы хотите от Адресата и какие факты нужно изложить.

  1. Вы единственное звено в цепочке Заказчик – Исполнитель – Адресат.
  2. Вы понимаете, что исполнитель письма, как доктор, должен понимать контекст и владеть всей необходимой для достижения цели информацией, поэтому готовы ее предоставить в полном объеме. Конечно, при условии соблюдения конфиденциальности (Письмодел это гарантирует).
  3. Вы готовы оперативно отвечать на дополнительные вопросы, вносить смысловые коррективы в текст черновика.
  4. Вы осознаете, что экономите свое время и готовы осознанно оплачивать услуги специалиста.

Когда услуга «Деловое письмо на заказ» неоправдана?

Вам не стоит обращаться за помощью к третьему лицу если:

  1. Вам поручил написать письмо директор, которому рекомендовал написать письмо адресату сосед соседа знакомого директора компании Х, получивший желаемое. А вы уже написали миллион вариантов, в которых, по мнению поручившего вам задачу, «что-то не то» и «надо как-то не так», но как именно, он не сказал.
  2. У вас сложная и запутанная ситуация, для решения которой необходимо разыграть многоходовку из писем разным адресатам. В процессе обсуждения заказа вы получите консультацию, как выстроить грамотную стратегию письменного общения с различными адресатами. Если вам нужно только письмо-отписка, а не решение проблемы, то скажите об этом прямо.
  3. Вы хотите в одном письме решить несколько разноаспектных проблем: не решите ни одной. Совмещать несколько тем можно только при условии, что они относятся к одному вопросу или сходные по теме. Эффективным считается письмо, в котором разбирается одна проблема.
  4. Вы не готовы предоставить в полном объеме информацию по теме письма.
  5. Вы не готовы отвечать на уточняющие вопросы и вносить коррективы.
  6. Вы не готовы оплатить услуги специалиста на его условиях.

Что делать, если письмо надо супер срочно, вам необходимо делегировать его написание, а отвечать на вопросы нет возможности?

Во-первых, вы объясняете исполнителю ситуацию и оговариваете время на написание текста (не менее 45 минут).

Во-вторых, соглашаетесь, что не имеете претензий к исполнителю.

В-третьих, максимально подробно описываете ситуацию, контекст и обстоятельства для написания письма, четко формулируете цель и убеждаетесь, что исполнитель правильно вас понял.

В-четвертых, говорите исполнителю, что коррективы вы внесете сами.

В-пятых, делаете 100% предоплату с учетом срочности (по договоренности с исполнителем, от +50% до +150%).

Соглашаться ли на серию писем в многоходовке?

Вы получаете консультацию от специалиста с рекомендацией максимально эффективных действий в вашем конкретном случае. Вы с ними можете согласиться или отказаться от них, внести свои поправки и согласиться. Это только ваше решение. Клиент всегда прав и исполнитель напишет вам и одно письмо, но главное ведь достичь главной цели.

Чтобы ответить на вопрос соглашаться или нет на многоходовку, вам следует честно ответить себе на вопросы:

  1. Какова цель этого письма и того, чего я добиваюсь?
  2. Действительно ли я хочу достичь цели или мои действия нужны мне для очистки совести?
  3. Что со мной будет, если письмо достигнет цели? А надо ли это мне?
  4. Что произойдет, если цель достигнута не будет?

Отвечая себе на эти вопросы, вы сможете понять, стоит ли овчинка выделки и готовы ли вы вкладывать финансы в достижение цели. Потому что, заказывая одно письмо, вы потеряете немного, а при заказе серии из 3-7 писем сумма будет больше и не всегда оправданно потраченной из ограниченного сложной жизненной ситуацией семейного бюджета.

Запомните, вы делегируете написание письма, чтобы сэкономить время и выиграть на профессиональном подходе, повысив его эффективность, но ни один исполнитель не гарантирует вам достижение цели на 100%.

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх