1.11.17 вышла статья в журнале для руководителей «Что делать? Обозрение»

0

экспертная статья в журнале1 ноября 2017 года вышел ноябрьский выпуск журнала «Что делать? Обозрение» для руководителей компаний. Это издание образовательно-консалтингового агентства «ЧтоДелатьКонсалт». Меня как эксперта по деловым письменным коммуникациям попросили совместно с Иваном Канардовым написать статью о деловом письме для этого журнала. 

Статья посвящена правилам написания эффективных деловых писем. В ней мы постарались коснуться наиболее сложных и противоречивых вопросов современного делового общения в переписке. Как достигать целей, не нарушая правил деловой переписке и при этом идти в ногу со временем?

Мы постарались ответить на этот вопрос, коснувшись сферы использования бумажных и электронных писем.

  1. Особое место занимает тема в деловом письме. более 60% писем остаются непрочтёнными только потому, что адресату неинтересна и непонятна тема.
  2. Этикет в деловой переписке, казалось бы, очень прост, но нюансы, как начать письмо, как обратиться нередко возникают в момент написания. Вроде бы мелочь, но она может изначально испортить впечатление, а то и отношения.
  3. Ко мне нередко обращаются с просьбой привести в порядок и сделать понятным черновик письма. Поэтому уделили мы внимание и тому, как написать понятное письмо.
  4. Отдельно коснулись написания убеждающих и информационных писем.
  5. Не обошли вниманием мы стиль письма и использование смайликов, так прочно вошедших в электронное общение.

Статья получилась объемная и многоаспектная. Поэтому публикуем на сайте ее частями.

Хотите узнать как достигать целей с помощью переписки? Читайте статью здесь.

 

 

 

 

 

Шрифт деловых писем

0

Многие задаются вопросом, в каком шрифте писать деловое письмо.

Постараемся прояснить этот вопрос.

На первый взгляд, все просто и стандартно. Требования к оформлению делового письма прописаны в ГОСТ-2003. Подробнее об оформлении по ГОСТу.

Особенности использования шрифта в бумажном письме

Для делового письма в бумажной форме стандартным является шрифт Times New Roman 12-14 кегля. Для заголовка используют шрифт размером 10 пт. Размер шрифта обращения можно сделать 14 кеглем, а основной текст — 12. 

Если письмо короткое и вмещается на листе А4 без проблем, то безоговорочно шрифт текста письма 14 пт, с полуторным интервалом и отступами между абзацами 6 пт.

Но, наверняка, вам не однажды приходилось сталкиваться с ситуацией, когда текст письма чуть-чуть не влазит на одну страницу или принципиальным является написание письма не более одной страницы.

Что делать в таких случаях?

Как вместить на А4, то что вмещаться не хочет?

Вам придется поиграть со шрифтами и интервалами.

  1. Перечитайте письмо и подумайте, что лишнее и можно опустить, переформулировать. нет ли повторов. Если в тексте уже все хорошо, а текст не вмещается — переходите ко второму шагу операции «Впихнуть невпихуемое».

шрифт в деловом письме

  1. Уменьшите шрифт текста до 12 пт. Если с задачей справились — прекрасно. Если нет — переходим к следующему этапу.

  1. Войдите во вкладку Абзац и выберите одинарный интервал и сохраните изменения. Помогло? Если нет — извращаемся дальше.

  1. Снова вкладка Абзац — Интервал — междустрочный = Одинарный. Интервал Перед\После = 0 пт. Помогло? Нет? А сколько еще осталось? Если 1-2 строчки, то можно выиграть их за счет махинаций с полями, шрифтом 11,5 пт. Если больше — вернитесь к редакции текста или верните первоначальное оформление — пусть текст будет на двух листах. Деловое письмо до 3 листов А4 считаются нормой (не забудьте вставить нумерацию страниц).

Недостатки метода «впихнуть невпихуемое»

Текст становится менее удобочитаемым.

Нарушение требований ГОСТа.

Шрифт для электронного делового письма

Электронное деловое письмо предполагает использование стандартных инструментов почтового клиента.

  • Используйте шрифт без засечек не менее 12-14 размера. 
  • Важную информацию уместно выделить жирным начертанием или курсивом.
  • Подпись оформляйте шрифтом с засечками, чтобы она выделялась на фоне текста письма.
  • Обращение-приветствие выделяйте размеров и жирностью.
  • Выбор шрифта в электронном письме также может регулироваться нормами корпоративной культуры или разработанным для вашей компании шаблоном.

 

Обращаться ли за помощью в написании писем к третьему лицу?

0

деловое письмо на заказ - вопросы об услугеСлучалось ли вам, раздумывая над очередной формулировкой делового письма думать о том, что тратите драгоценное время абсолютно бездарно? Вы могли бы съездить на встречу с партнерами, посетить производство и заключить пару договоров с теми ребятами, которые уже вторую неделю не могут с вами встретиться, потому что вы очень заняты…написанием письма партнеру с просьбой выделить дополнительные средства или сочинением не очень убедительных выгод обратиться к вам…

Делегируй, а не то проиграешь

Только кому доверить ответственную задачу?

Брать секретаря к себе в штат – накладно да и бессмысленно ради 3-4 писем в месяц. И в то же время вы тратите на написание писем от 3 до 8 часов в день, зачастую в ущерб сну или встречам с потенциальными партнерами или решению текущих вопросов. В результате вся эта рутина собирается как снежный ком. Вот в такие моменты и полезно найти человека (в идеале профессионала), который сэкономит вам эти несколько часов в день.

Фрилансер с биржи – тоже не вариант, ведь можно получить вместо помощи лишь головную боль и нечитабельный опус под кодовым названием деловое письмо. И деньги можно потерять, и время не сэкономить…

Можно, конечно обратиться к гуру, но 300 у.е. за письмо для вас роскошь – лучше не доспать несколько часов…

А вот на сайте Письмодел можно получить квалифицированную помощь в сжатые сроки по доступной и очень либеральной цене делового письма на заказ от эксперта в сфере письменных деловых коммуникаций. Для постоянных клиентов действует гибкая система скидок и есть возможность обсудить пакетные предложения.

Кому подойдет услуга «Деловое письмо на заказ»?

Обращаться к третьему лицу за помощью есть смысл, когда:

  1. Вы точно знаете, что хотите получить, но у вас нет времени этим заниматься.

Ваша цель – сэкономить время на написании текста. При этом вы можете четко сформулировать конечную цель письма, чего вы хотите от Адресата и какие факты нужно изложить.

  1. Вы единственное звено в цепочке Заказчик – Исполнитель – Адресат.
  2. Вы понимаете, что исполнитель письма, как доктор, должен понимать контекст и владеть всей необходимой для достижения цели информацией, поэтому готовы ее предоставить в полном объеме. Конечно, при условии соблюдения конфиденциальности (Письмодел это гарантирует).
  3. Вы готовы оперативно отвечать на дополнительные вопросы, вносить смысловые коррективы в текст черновика.
  4. Вы осознаете, что экономите свое время и готовы осознанно оплачивать услуги специалиста.

Когда услуга «Деловое письмо на заказ» неоправдана?

Вам не стоит обращаться за помощью к третьему лицу если:

  1. Вам поручил написать письмо директор, которому рекомендовал написать письмо адресату сосед соседа знакомого директора компании Х, получивший желаемое. А вы уже написали миллион вариантов, в которых, по мнению поручившего вам задачу, «что-то не то» и «надо как-то не так», но как именно, он не сказал.
  2. У вас сложная и запутанная ситуация, для решения которой необходимо разыграть многоходовку из писем разным адресатам. В процессе обсуждения заказа вы получите консультацию, как выстроить грамотную стратегию письменного общения с различными адресатами. Если вам нужно только письмо-отписка, а не решение проблемы, то скажите об этом прямо.
  3. Вы хотите в одном письме решить несколько разноаспектных проблем: не решите ни одной. Совмещать несколько тем можно только при условии, что они относятся к одному вопросу или сходные по теме. Эффективным считается письмо, в котором разбирается одна проблема.
  4. Вы не готовы предоставить в полном объеме информацию по теме письма.
  5. Вы не готовы отвечать на уточняющие вопросы и вносить коррективы.
  6. Вы не готовы оплатить услуги специалиста на его условиях.

Что делать, если письмо надо супер срочно, вам необходимо делегировать его написание, а отвечать на вопросы нет возможности?

Во-первых, вы объясняете исполнителю ситуацию и оговариваете время на написание текста (не менее 45 минут).

Во-вторых, соглашаетесь, что не имеете претензий к исполнителю.

В-третьих, максимально подробно описываете ситуацию, контекст и обстоятельства для написания письма, четко формулируете цель и убеждаетесь, что исполнитель правильно вас понял.

В-четвертых, говорите исполнителю, что коррективы вы внесете сами.

В-пятых, делаете 100% предоплату с учетом срочности (по договоренности с исполнителем, от +50% до +150%).

Соглашаться ли на серию писем в многоходовке?

Вы получаете консультацию от специалиста с рекомендацией максимально эффективных действий в вашем конкретном случае. Вы с ними можете согласиться или отказаться от них, внести свои поправки и согласиться. Это только ваше решение. Клиент всегда прав и исполнитель напишет вам и одно письмо, но главное ведь достичь главной цели.

Чтобы ответить на вопрос соглашаться или нет на многоходовку, вам следует честно ответить себе на вопросы:

  1. Какова цель этого письма и того, чего я добиваюсь?
  2. Действительно ли я хочу достичь цели или мои действия нужны мне для очистки совести?
  3. Что со мной будет, если письмо достигнет цели? А надо ли это мне?
  4. Что произойдет, если цель достигнута не будет?

Отвечая себе на эти вопросы, вы сможете понять, стоит ли овчинка выделки и готовы ли вы вкладывать финансы в достижение цели. Потому что, заказывая одно письмо, вы потеряете немного, а при заказе серии из 3-7 писем сумма будет больше и не всегда оправданно потраченной из ограниченного сложной жизненной ситуацией семейного бюджета.

Запомните, вы делегируете написание письма, чтобы сэкономить время и выиграть на профессиональном подходе, повысив его эффективность, но ни один исполнитель не гарантирует вам достижение цели на 100%.

Как настроить имейл маркетинг

Топ-8 глупых ошибок новичков email маркетинга

0

Как настроить имейл маркетингКомплект

«8 граблей для новичков в email маркетинге»: предупрежден – значит вооружен

Вы поддались искушению влезть в имейл маркетинг? Или только подумываете? Ждете ошеломительных результатов?

Все вокруг трубят в один голос, что email маркетинг – супер-пупер полезный инструмент для увеличения продаж и развития бизнеса не только онлайн, но и офлайн. Но, как показывает практика, реальную пользу он приносит далеко не всем.

Как и в любом деле, в email маркетинге есть свои особенности. Наступать на грабли и набивать шишки можно самому на банальных и, казалось бы, очевидных вещах, а можно попробовать избежать хотя бы самых глупых ошибок имейл маркетинга.

Давайте рассмотрим грабли, на которые вы норовите наступить.

Топ-8 ошибок в имейл маркетинге для новичков

ошибка создания формыГрабли №1. Создать форму подписки на несуществующую рассылку.

Представляете, и такое возможно! Свой сайт Письмодел я создавала сама, записавшись на бесплатный тренинг по созданию сайтов. Так вот наш, на мой взгляд, очень хороший тренер, помог нам создать форму для подписки, но не рассказал, как ею пользоваться и готов был открыть тайну только за очень большие деньги J Кстати, это не гарантировало правильную настройку всей рассылки. В общем, год на моем сайте бессмысленно висела убогая и бессмысленная форма подписки на никому ненужные новости несуществующей рассылки.

ошибка с настройкойГрабли №2. Создать суперский лид-магнит и не дать на него ничего.

Да, мощный лид-магнит может привлечь подписчиков, но если вы не дадите обещанное – вы его потеряете навсегда. Причины могут быть разные: недостроенная рассылка, непродуманный лид-магнит, непродуманная схема предоставления обещанной выгоды. Это просто убийство своих подписчиков в зародыше. Так делать нельзя! И это говорю вам я успешный призер грабель № 2. Каюсь, в ходе тренинга, я создала форму подписки с обещанием бесплатной консультации, но по неопытности, не подумала, как я ее собираюсь предоставить. Увы поняла я это довольно поздно. Простите меня, уважаемые подписчики!

Собирать базу не имея рассылкиГрабли №3. Начать собирать базу подписчиков, не имея минимальной автосерии.

Самое важное – первое впечатление, поэтому важно тщательно проработать серию приветственных писем и продумать то, чем Вы будете развлекать и занимать своих подписчиков в первое время – это 5-10 писем автосерии. Но при этом у вас уже должна быть общая картина того, как выглядит ваша рассылка в целом, и быть первые несколько писем в каждой цепочке.

нерегулярность рассылкиГрабли №4. Нерегулярная рассылка.

Имейл маркетинг – это постоянная работа по разогреву и трансформации подписчиков в клиентов. Каждое письмо в цепочке – это маленький шажочек к большой цели. Если регулярно делать шажочки – вы достигнете результата, если остановитесь надолго – ваши подписчики забудут вас и придется начинать все заново.

письмо-отпискаГрабли №5. Письмо ради письма.

Большая и фатальная ошибка думать, что вашим подписчикам все равно, что вы им пришлете. Если им все равно, то вас не читают, а это очень плохо – это говорит о том, что ваша рассылка – Сизифов труд. Ваше письмо должно быть интересным и полезным.

перегруженность письмаГрабли №6. Впихнуть невпихуемое.

Вы хотите все фишки и полезности  уместить в одном письме? Или вы хотите и продать, и привести на свой сайт в блог? А может, вы хотите сделать навернутую шапку, меню, логотип, баннер и еще длинное письмо с кучей картинок?

Не перегружайте письмо для рассылки. Каждый элемент вашего письма – это реквизит для пьесы. И если есть ружье, то оно обязательно выстрелит. Так и с элементами письма: каждый элемент должен быть не просто так, а выполнять конкретную функцию.

Не нужно в продающем письме размещать меню своего сайта и делать ссылки на статьи в блоге. Одно письмо – одна задача. Цепочка писем в рассылке – алгоритм достижения конкретной цели, а каждое письмо – это один шаг этого алгоритма.

шаблонность писем для рассылкиГрабли№7. Автоматические письма.

Автоматические шаблонные письма в сервисе рассылок – удобная  вещь, но стоит все-таки найти силы и побороть искушение воспользоваться ими. Не стоит «пока» оставлять шаблонным приветственное письмо – потом вы его уже не будете переделывать – всегда будут очень важные дела. А отношения с подписчиками нужно выстраивать сразу. Это как прием гостей хозяином дома. Вот и будьте гостеприимны и любезны. Приветственное письмо не должно быть большим, но оно должно выделять вас на фоне других, задавать тон общения. Welcome-серия в целом задает ритм вашего общения с подписчиками. Именно на этом этапе зарождаются ваши отношения с подписчиками.

не продажей единойГрабли №8. Думать, что цель рассылки — быстрые продажи.

Все вокруг говорят, что имейл-маркетинг повышает продажи на N %. Поэтому большинство владельцев интернет-бизнеса, а чаще всего интернет-магазинов, считают, что запустили рассылку – и повалили клиенты. А если не повалили – значит это все ерунда.

Вот так думать – неправильно.

Email маркетинг сам  по себе – это стратегия, и в комплексе развития вашего бизнеса – это стратегический ход, который через 3-5 ходов даст вам поставить шах и мат. Разогрев и продажи – важный результат, бесспорно, но самое важное выстроить доверительные отношения с потенциальными клиентами, быть всегда рядам, как любящий человек, всегда быть готовым протянуть руку и поддержать в нужный момент, а эта сверхзадача куда сложнее, чем просто впарить что-нибудь со старта.

Это те ошибки, которые вы можете допустить, не до конца разобравшись с целями и задачами своей рассылки. Мало знать о наличии грабель в траве, нужно уметь их избежать. А избежать их можно только  тщательно продумав, что и для чего вы делаете.

Если не можете – не торопитесь, посоветуйтесь со специалистом.

как избежать ошибок в имейл маркетингеМораль сей басни такова

Главное, ответьте на вопрос себе честно и откровенно:

«Что важнее для меня:

единоразово сорвать куш или стать другом- помощником-партнером-экспертом, к которому в первую очередь обратится ваш потенциальный клиент в случае необходимости?».

А что важнее для вас?

Виагры для потенциальных клиентов заказывали?

0

Коммерческое предложение стимулируетПо моим последним наблюдениям, на рынке продающих текстов, а именно коммерческих предложений, сложилась интересная ситуация оппозиции двух лагерей. Каждый из них тянет одеяло на себя.

Образовались два оппозиционных лагеря: копирайтеров и предпринимателей, которым коммерческое предложение не принесло желаемых результатов. При этом гуру копирайтинга «заламывают» цены, которые не всегда вписываются в картину мира предпринимателя, особенно начинающего.

Более того, многих просто возмущает, когда копирайтеры прямо говорят, что коммерческое предложение не продает. «А за что же платить, если от коммерческого предложения нет пользы?»

 

В чем ценность коммерческого предложения, если оно ничего не продает?

Коммерческое предложение — это один из множества инструментов в лестнице узнавания и воронке продаж, ведущей потенциального клиента к покупке вашего продукта.

«Предложение» не предполагает продажу, а информирует о существовании «уникальной» возможности стать счастливым обладателем того, что вы ему предлагаете. Но зачастую ваш адресат еще не знает, что ваша услуга или товар ему нужны, он даже не всегда подозревает о вашем существовании.

Так вот, главная задача коммерческого предложения не просто просветить вашего потенциального клиента, а вызвать у него страстное желание обладать им.

То есть, коммерческое предложение – это стимулятор желания у одного человека или целевой группы.

 

От чего зависит эффективность коммерческого предложения?

  1. Кому предлагаем?

кому предлагаем товар/услугу

Если это человек, с которым уже был телефонный разговор или личная встреча, то «виагра» сработает, и вероятнее всего, положительно. Коммерческое предложение лично руководителю имеет больше шансов достичь результата, чем если с ним ознакомится секретарь или менеджер.

Другое дело, если волшебную таблетку «виагры», т.е. рассылку компреда адресуют толпе «левых чайников». Эффективность будет в десятки раз ниже – отреагируют только самые чувствительные и озабоченные этой проблемой. А если еще окажется, что это была не та целевая группа (предположим, таблетку дали женщинам), то действий не будет вообще. И, уж извините, ни копирайтер (ни доктор) не виноват, что средство не сработало…

  1. Как предлагаем?

красивая подача

Красивая подача да с «волшебными» словами может в соответствующей обстановке произведет эффект разорвавшейся бомбы.

Пусть лаконичное, но стильное оформление вызывает доверие. Не всегда яркие, с красивым  современным дизайном, но с небольшим количеством текста, коммерческие предложения вызывают доверие. Мало текста — не гарантирует, что его прочтут. Верно и обратное. Я за стильное и лаконичное оформление КП .

 

 

  1. Что предлагаем?

Соответствие интересов и предложенияКопирайтер, в рамках своей компетенции, может продать товар или услугу, информацию, о которой вы предоставите, но выбор товара и услуги должны базироваться, в идеале, на спросе или хотя бы на маркетинговом исследовании.

Возвращаясь к теме виагры, что приятнее выпить средство от импотенции или возможность быть на высоте?

 

Оценка стоимости коммерческого предложения

оценка стоимости коммерческого предложения

Мне довелось писать коммерческое предложение, которое принесло его отправителю 30 млн. рублей на открытие мини-завода. Еще одно коммерческое предложение для автосалонов привело клиентов в эквиваленте на 13 млн. рублей на старте и долгосрочное сотрудничество с ежемесячным дополнительным доходом.

Как вы считаете, сколько стоит коммерческое предложение, которое принесет вам не один десяток тысяч прибыли?

100-300 долларов против тысяч – это до 1-3% от планируемого дохода.

Из этого следует, что  стоимость услуги по разработке коммерческого предложения не моет стоить дешевле 50 долларов. Если вам соглашаются писать дешевле, то, вероятнее всего, ждать эффекта от него не стоит.

 

Гарантии на коммерческое предложение

А если не сработает? Где гарантии?

гарантии на коммерческое предложение

100% гарантию дают только господь бог и госстрах… Доля риска есть всегда, но кто не рискует, тот не пьет шампанское… Без рисков бизнеса не бывает.

Их можно минимизировать на этапе подготовки и заполнения брифа.

Но отрицательный результат – тоже результат. Даже отвратительно написанный текст для полезного товара или услуги приведет клиентов — 1-2, но приведет (нужно пересматривать стратегию продажи), а если нулевой результат – дело не в тексте, а в предложении.

 

Коммерческое предложение на заказ

Заказывая коммерческое предложение у меня, вы получаете:

  • до 3 вариантов одного компреда при сегментации ЦА;
  • возможность после тестирования «докрутить» КП в течение 6 месяцев;
  • маркетинговый анализ вашей ниши перед составлением КП.

Стоимость услуги по созданию коммерческого предложения вы можете увидеть в разделе цен.

А какой опыт создания коммерческих предложений у Вас?

Может Вы  с чем-то не согласны?

Оставьте свои комментарии и поделитесь этим постом со своими друзьями!

 

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх