Как написать деловое письмо ответ

0

 

Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного.

Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя. Однако мой опыт работы, особенно с официальными письмами и ответами на них, показывает, что выдержанная структура ответа не гарантирует его содержательности для адресата.

Скорость ответа на письмо – это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время – 2 часа.

Если по каким-то причинам вы не можете дать полноценный своевременный ответ, то отправьте сообщение в течение 2 часов с момента получения письма такого содержания:

«Благодарим Вас за письмо. Мы его получили и ознакомились с ним. Как только разберемся с вашей ситуацией – сразу отправим ответ. Скорее всего это произойдет в течение 48 часов».

Кстати, почтовые программы позволяют настроить отправку такого письма автоматически через определенное время. Так Вы отдадите дань вежливости и выиграете время на ответ.

Обязательного развернутого ответа требуют:

  • письма-запросы
  • претензии и жалобы
  • приглашения и сопроводительные письма.

Письма о сотрудничестве и коммерческие предложения требуют ответа, но холодные предложения, если они не заинтересовали адресата могут так и остаться без ответа. Если же предложение интересно, то следует написать ответ на него

Как написать хороший ответ на письмо?

Возьмем для примера официальное письмо о сотрудничестве.Пример официального письма о сотрудничестве

Алгоритм ответа на любое письмо на примере ответа на официальное письмо о сотрудничестве.

  1. Обращение

Обратитесь к адресату, используя информацию пришедшего письма.

Здравствуйте, Сергей Сергеевич!

  1. Покажите, что читали письмо, на которое отвечаете

Благодарю Вас за [за интересное предложение о сотрудничестве]. Мы ознакомились с Вашим предложением, но хотели бы уточнить некоторые детали.

  1. Уточните вопрос, на который Вы отвечаете

Если я правильно понимаю, Вы хотите, чтобы каждый вторник сотрудники нашего фонда приезжали в разные учебные заведения района Бибирево г. Москвы с воспитательными беседами для школьниками.

  1. Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на письмо

Согласно плану мероприятий на 2015 год в Московской области наши сотрудники смогут осуществлять беседы только по средам. Однако волонтеры нашего фонда могут делать это в любой день.

Если в письме есть вопрос, то дайте на него ответ

  1. Напишите свое пожелание или просьбу к адресату, касаемо данного вопроса.

Свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по телефону 30 марта по телефону ХХХХХХХ до 12.00, чтобы уточнить детали сотрудничества.

  1. Поставьте подпись

С уважением, Иван Иванович.

  1. Оставьте свои контактные данные

Контакты:

e- mail: ii@mail.ru

телефон +7*****98

Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа не стоило бы. Но отвечая на письмо важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.

Воздерживайтесь от шаблонных ответов, а если пользуетесь ими, то хотя бы убедитесь в том что шаблон отвечает на вопрос.

Помните, что письмо должно быть исчерпывающим и побуждать к определенным действиям.

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос консультанту или заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

Задать вопрос                                                                             Заказать

КОРЕННАЯ Валентина Игоревна,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

на сайте www.mental-skills.ru

Москва, Россия

 

08.02.2016

Знаете ли вы, что деловое письмо – одно из древнейших ремесел, искусств и наук?  Кто не согласен с этим утверждением — пишите в комментариях.

Первые деловыеНаскальные рисунки могли быть первыми письмами о сотрудничестве, информационными письмами, просьбами о помощи письма с просьбой о помощи встречаются в пещерах современной Испании около 30 000 лет назад. Именно их назвали первобытным искусством. Но ученые долго спорили, что же это первобытный декор жилища, сакральные рисунки перед охотой или письмо с просьбой о помощи.

А теперь представьте ледниковый период. Впереди долгая холодная и тяжелая зима. Племя ищет место для зимней стоянки. Вождь племени знает, что нужно запастись провизией. А в этом месте можно добыть только оленину или мамонта (детали несущественны). Но небольшая группа мужчин из одного племени (до 50 человек) не сможет напасть на тысячное стадо свирепых животных. Это неэффективно и опасно. Но вождь знает, что вскоре в этой пещере будут останавливаться еще племена. И он решается оставить им письменное сообщение. По официальным данным, письменности в то время еще не было, поэтому письмо писали в виде схематичных рисунков: «Давайте возле скалы у водопоя нападем на стадо оленей и вместе запасемся провизией на зиму». Основы охоты и перемещения оленей в окрестностях знакомы всем племенам, поэтому такое сообщение оказалось вполне понятным. Человечество пережило ледниковый период и живет до сих пор. Вот вам и искусство делового письма.

Способы передачи просьб, предложений, претензий, отказов и другой информации в разное время и у разных народов были разными. Но писари, умевшие составить хорошее письмо ценились и почитались во все времена.

Поделитесь записью с друзьями в соцсетях.

 

Бесплатная онлайн консультация

0
Бесплатная онлайн консультация по повышению эффективности деловой переписки

style="text-decoration: blink;">

Описание:

24 февраля 2016 года в онлайн режиме по скайп Валентина Коренная проведет бесплатную групповую консультацию и ответит на все интересующие вопросы, касающиеся деловой переписки и повышения ее эффективности.

Всех желающих прошу в личных сообщениях оставлять свой ник в Скайп.

Мой Скайп vkorennaja.

При добавлении в друзья ставьте метку «На консультацию»
Начало:
24 февраля в 13:00

Об услуге «Деловые письма на заказ» на сайте Письмодел

0

Написание деловых писем на заказ услуга непопулярная. Современный рынок услуг предлагает написание текстов для сайтов и интернет магазинов, для курсовых и дипломных, для научных статей, для книг, для электронных рассылок... Но я практически не встречала раскрученной услуги по написанию деловых писем на заказ.

Почему услуга «Деловое письмо на заказ» непопулярна?

Причин несколько:

98% людей считают, что они прекрасно разбираются в теме делового письма.
95% людей уверены, что могут самостоятельно написать письмо и в этом нет ничего сложного.
99,8% людей просто стесняются сказать, что им нужна помощь в написании письма, потому что этому якобы учат еще в школе.
Эта услуга не пользуется спросом так же, как копирайтинг.

Кому нужна услуга «Деловое письмо на заказ»

На самом деле услуга по написанию деловых писем на заказ нужна, потому что:

  1. Остаются 2% которые точно знают, что не разбираются в деловом письме
  2. Остаются 5%, которые испытывают сложности при написании делового письма
  3. Если есть предложение, то следом за 0,02% людей без комплексов потянутся и те, которым стыдно признаться, что они в чем-то некомпетентны.
  4. На самом деле некомпетентных больше.
  5. Человек — существо ленивое.
  6. Есть мелкие бизнесмены и предприниматели, которым иногда нужно писать качественные и эффективные письма.

Описание услуги

На сайте Письмодел вы можете заказать деловое коммерческое и некоммерческое деловое письмо, коммерческое предложение, предложение о сотрудничестве на русском или английском языке. Наши специалисты выполнят работу быстро и качественно в соответствие с вашими требованиями, целями, задачами и пожеланиями.

Порядок работы таков:

  1. 1. Вы присылаете запрос с кратким описанием ситуации и цели письма, которое хотите получить. Хорошо если вы расскажете, кто ваш адресат. Указываете, как срочно вам нужно письмо — дедлайн.
  2. 2. Если вы оставите контактный телефон или скайп — мы свяжемся с вами для уточнения деталей и согласования некоторых моментов — это повысит вероятность получения нужного письма.
  3. 3. После установления контакта вы оплачиваете стоимость услуги по указанным в письме реквизитам.
    В течение 1,5-2 часов вы получаете черновик письма, вносите поправки и высылаете его нам на доработку.
  4. 4. После доработки вы сразу получаете чистовой, оформленный по всем правилам, один или несколько вариантов письма.

Ваши преимущества от сотрудничества с нами

  • Вы экономите время, силы и нервы
  • Получаете быстрый и качественный результат
  • Вы тратите приемлемые деньги
  • Вы можете получить онлайн консультацию и стать участником программы лояльности
  • Вам не нужно заводить секретаря.

Задать вопрос                                                                                                                                    Заказать

9 причин заказать письмо на pismodel-vk.ru

0

9 причин воспользоваться услугой по написанию деловых писем на заказ на сайте Письмодел
1. Вы экономите время на собственноручное написание письма.
2. Вы получаете несколько версий письма для конкретно поставленной задачи.
3. Вы получаете опыт написания качественного и эффективного делового письма.
4. Вы получаете при необходимости бесплатную консультацию.
5. Вы получаете правильно оформленное по ГОСТ 2003 деловое письмо.
6. Мы используем все возможные в конкретной ситуации способы и методы убеждения вашего адресата.
7. За фиксированную стоимость мы работаем до желаемого вами результата.
8. Цены на услуги на сайте Письмодел более, чем либеральные.
9. У нас вы можете заказать деловое письмо на английском и на русском языке.

Задать вопрос                                            Заказать

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх