Правила делового письма: как достигать целей

Эмодзи, смайлики и деловое письмо: правила использования

0

Стиль выбран. Деловое письмо не предполагает эмоций. НО... Смайлики или эмодзи прочно вошли в наш обиход из мессенджеров. Использовать или нет при полуофициальной деловой переписке? 

Можно ли использовать смайлики в деловой переписке?

Часто можно услышать вопрос, допустимы ли смайлики в деловой переписке?

Смайлики, или как их еще называют, эмодзи, стали обязательной частью переписке в мессенджерах и потихонечку проникают и в деловую переписку. По нашим наблюдениям, смайлики помогают привнести дополнительные эмоции, передать полутона. По сути, они являются дополнительными знаками препинания. Многоточие, означало недоговоренность, возможность для продолжения мысли… А три восклицательных знака, выражали агрессию.

Да, использовать смайлики можно, но соблюдайте следующие правила, чтобы не попасть впросак.

  1.       Смайлики или эмодзи допустимы только в переписке со знакомыми коллегами.
  2.       При переписке с руководителем, их можно использовать, только если он первым их прислал.
  3.       Если сомневаетесь, можно или нельзя в переписке с конкретным человеком их использовать, то не используйте.
  4.       Нельзя посылать эмодзи, которые могут быть истолкованы двояко или выражают романтические чувства.

Нет смысла, на мой взгляд, делать электронную переписку скучной и сухой, только потому что она деловая. Важно понимать, когда неуместно использовать и размещать эмодзи. Вряд ли вас правильно поймут, если в претензии поставщику вы поставите смайлики рыдающий или злой.

смайлик в деловом письме

Но ничего страшного, если в ходе длительной переписки с коллегой вы вставите смайлик с улыбкой. Добрые и позитивные эмодзи могут заменить несколько абзацев и будут поняты правильно.

Как поставить подпись в деловом письме — в следующей, заключительной статье.

 

Как написать информирующее письмо?

0

Продающие письма важны, но как пригласить так, чтобы к вам захотелось прийти и как написать передавать информацию в письме, чтобы ее восприняли правильно (так как нужно вам)?

Как написать информирующее письмо убедительно?

Главная цель информирующего письма – передать информацию адресату для достижения конкретной своей цели.

В связи с этим при составлении текста письма следует соблюдать некоторые правила.

  1.       Сформулируйте цель письма с точки зрения, зачем эта информация нужна адресату, и как она повлияет на принятие нужного вам решения. Так вы сэкономите время адресата и достигните своей цели.
  2.       Текст письма должен быть лаконичным, но достаточным для понимания цели; своевременным и адекватным ситуации; полезным адресату.
  3.       Если ваше информационное письмо является ответом на запрос, то следуйте правилу «на один шаг впереди».

Информация должна быть:

проверенной;

структурированной;

с элементами анализа, по возможности, с полезными выводами.

  1.       Структура информационного письма, в зависимости от цели, может быть построена в хронологическом порядке (от частного к общему) или по принципу пирамиды Минто (от общего к частному).

Алгоритм  написания информационного письма таков:

  1.       Пояснение причин написания письма.
  2.       Краткая информация о себе/своей компании.
  3.       Краткая характеристика излагаемой информации и цели ее предоставления.
  4.       Изложение информации (с промежуточными краткими выводами при необходимости).

4.1.    Основная информация, касающаяся основной цели письма.

4.2.    Уточнение дат, сроков, деталей.

4.3.    Описание дополнительных условий

  1.       Резюме: свое видение в аспекте целей письма + руководство к действию адресату.
  2.       Указание контактных данных для связи.

Когда мы передаем адресату информацию, то преследуем конкретную цель. Структурированная информация с выводами помогает достигать поставленных целей. Ваш адресат занят, у него масса задач и у него не будет времени и желания раздумывать часами, «Что хотел мне сказать этим письмом мистер Х?» Поэтому облегчите участь себе и адресату — будьте конкретны.

Нет времени и сил писать информирующее письмо? Закажите его и сэкономьте до 8 часов личного времени! Обсудить заказ вы можете в Skype, по телефону или оставив заявку на сайте — мы с Вами обязательно свяжемся.

Как составить понятное деловое письмо: слово о структуре

1

В прошлой статье мы разобрались, как составить тему письма, как поприветствовать адресата и обратиться к нему. Начало положено. Но для достижения цели важно составить понятное письмо. Что делает письмо понятным? Структура!

Три точки внимания читателя - фундамент понятного письма

Достигнет ли цели письмо и поймет ли вас адресат правильно, во многом зависит от структурированности текста.

Внимание читателя фокусируется на трех точках внимания:

Тема – Начало письма — Конец письма

Структуру делового письма эффективнее всего строить на основе «пирамиды Минто». Смысл ее в том, что главный тезис в начале письма мы поясняем и обосновываем поэтапно в последующих абзацах.

Один абзац = одна микротема.

Например, нам нужно пригласить партнеров на круглый стол, посвященный проблемам продаж в сети интернет.

1 точка внимания

Тема

Приглашение на круглый стол «Пути повышения продаж в сети интернет».

2 точка внимания

Начало с обоснованием причины обращения

Вы не первый год являетесь руководителем филиала «Ларикс-Групп» и знаете, какую роль имеют для нас продажи услуг через Интернет. Однако в последнее время они заметно упали. Вместе с тем появляются новые инструменты, применение которых может переломить сложившуюся в последние месяцы тенденцию.

Тело письма по структуре “Пирамида Минто” или от общего к частному.

Мы развиваем тему мероприятия: 1. Где и когда оно пройдет, 2. План мероприятия, 3.  Чем оно закончится (основная цель мероприятия).

Главный тезис письма

Приглашаем вас на круглый стол, чтобы обсудить возможности применения новых инструментов и разработать новую стратегию развития на ближайший год.

1 микротезис

Мероприятие пройдет в конференц-зале центрального офиса 10 октября 2017 года с 10.00 до 20.00.

2 микротезис

В программе планируется:

1.

2.

3.

3 микротезис

После презентации новых инструментов руководители подразделений  обсудят Стратегию развития “Ларикс-Групп” в 2018—2024 годах, предварительный вариант которой мы прилагаем.

3 точка внимания

Финал письма с призывом к действию

Сможете ли вы лично присутствовать на мероприятии? Сообщите, пожалуйста, секретарю  центрального офиса «Ларикс-Групп» о своем решении до 10 сентября 2017 по телефону: ХХХХХХ.

Таким образом, структурирование позволяет доступно изложить любую, даже самую сложную многоаспектную информацию.

 Хотите сделать свое письмо понятнее? Оставьте заявку!

Правила современного делового письма: тема, обращение и приветствие

1

правила деловой перепискиПравила деловой переписки: как достигать целей

15 лет назад, мой коллега был несказанно счастлив, когда провел первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.

Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.

Каким должно быть современное деловое письмо?

Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей

Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходиться снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы  решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого:

  1.    Уделите внимание теме письма

Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других, и его своевременно прочли, следует четко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.

Сравните.

Тема из реальных писем

Как можно улучшить

Как это работает

Сотрудничество с «Шмельтелекомом»

Сотрудничество с «Шмельтелекомом». Задачи на ноябрь

Цепочка переписки о сотрудничестве может иметь множество аспектов и подтем. Указывайте в каждом письме подтему – ключевую мысль или цель письма.

Новый заказ

Заказ на рекламу от пекарни «Кренделек». Задачи и сроки.

Новых заказов может быть много. И даже в рамках работы с одним проектом может быть много аспектов. Указание деталей в теме письма позволяет легко находить нужную информацию.

Сотрудничество

О реализации новой линейки товаров от российской компании в «Соберисам»

Понимание, о чем пойдет речь в письме о сотрудничестве позволяет управлять вниманием адресата, повышая эффективность ваших писем.

Приглашение на семинар

Приглашение на бесплатный бизнес-семинар от КА «Обозрение» 25-27 ноября

Человек должен понять из темы письма, интересен ли подобный формат мероприятия ему или нет в этот период. Может быть уже полгода назад у руководителя запланирована деловая поездка к зарубежным партнерам именно на эти даты – зачем тогда тратить его время.

О заказе

Михаил: подготовить отчет о работе над заказом от «Скипидарчик»

Марина: список конкурентов «Скипидарчик», провести анализ

Евгений: ответ заказчика по исходникам

Корпоративная почта с указанием задачи для конкретного сотрудника делает слаженной работу всей команды, каждый видит письмо для себя и задачи по проекту для остальных сотрудников.

Сперва, придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастет многократно. За счет уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нем. Когда на email за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.

В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку. Темы вроде: «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнером и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную. Вы солидный и образованный человек — не опускайтесь до дешевых уловок спамеров, которые всем изрядно надоели. Это не по-деловому и вызывает только раздражение.

Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:

О чем письмо + ключевая мысль.

Совет: Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод» — тогда определить тему будет проще.

Приветствие и обращение – классика делового общения

Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету,  с приветствия или обращения.

Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдет для переписки с руководством и партнерами, в общении с которыми у вас существует дистанция.

Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит  официально-деловому стилю приветствия  и будет уместна для общения с деловыми партнерами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.

Как обращаться к адресату?

Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.

 

Например:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».

 

Тогда обращаемся:

Здравствуйте, Иван Иванович!

 

Если подпись такая:

С уважением,

Петр Добров,

директор ООО «Проактивность»

 

То обращаемся

Здравствуйте, Петр!

 

Если вы пишите впервые, и нормы корпоративной культуры компании вам неизвестны, то обращение по имени отчеству не обидит адресата точно.

 

Приемлемы в деловом обращении приветствия:

Здравствуйте!

Добрый день!

Доброе утро!

Добрый вечер!

 

Не применяйте приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.

 

Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да еще и на языке субкультуры:

 

Бро, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal. И ещё чем ты можешь помочь из перечисленного

*Создание видеоролика о компании

*Реконструкция сайта на CMS

*Веб дизайн

Что-то другое

К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.

Если тема письма составлена понятно, а обращение выбрано верно, ваше письмо будет удостоено внимания. Помните, что ваш адресат — занятой человек и не имеет роскоши тратить время на глупости и ерунду. Позаботьтесь о нем и сэкономьте его и свое время.

Продолжение о написании понятных писем читайте в следующей статье.

Нужна консультация в оформлении делового письма по правилам? Сомневаетесь в эффективности? Получите консультацию от эксперта по деловой переписке или закажите деловое письмо.

 

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх