Правила делового письма: как достигать целей
Эмодзи, смайлики и деловое письмо: правила использования
0Стиль выбран. Деловое письмо не предполагает эмоций. НО... Смайлики или эмодзи прочно вошли в наш обиход из мессенджеров. Использовать или нет при полуофициальной деловой переписке?
Можно ли использовать смайлики в деловой переписке?
Часто можно услышать вопрос, допустимы ли смайлики в деловой переписке?
Смайлики, или как их еще называют, эмодзи, стали обязательной частью переписке в мессенджерах и потихонечку проникают и в деловую переписку. По нашим наблюдениям, смайлики помогают привнести дополнительные эмоции, передать полутона. По сути, они являются дополнительными знаками препинания. Многоточие, означало недоговоренность, возможность для продолжения мысли… А три восклицательных знака, выражали агрессию.
Да, использовать смайлики можно, но соблюдайте следующие правила, чтобы не попасть впросак.
- Смайлики или эмодзи допустимы только в переписке со знакомыми коллегами.
- При переписке с руководителем, их можно использовать, только если он первым их прислал.
- Если сомневаетесь, можно или нельзя в переписке с конкретным человеком их использовать, то не используйте.
- Нельзя посылать эмодзи, которые могут быть истолкованы двояко или выражают романтические чувства.
Нет смысла, на мой взгляд, делать электронную переписку скучной и сухой, только потому что она деловая. Важно понимать, когда неуместно использовать и размещать эмодзи. Вряд ли вас правильно поймут, если в претензии поставщику вы поставите смайлики рыдающий или злой.
Но ничего страшного, если в ходе длительной переписки с коллегой вы вставите смайлик с улыбкой. Добрые и позитивные эмодзи могут заменить несколько абзацев и будут поняты правильно.
Как поставить подпись в деловом письме — в следующей, заключительной статье.
Как написать информирующее письмо?
0Продающие письма важны, но как пригласить так, чтобы к вам захотелось прийти и как написать передавать информацию в письме, чтобы ее восприняли правильно (так как нужно вам)?
Как написать информирующее письмо убедительно?
Главная цель информирующего письма – передать информацию адресату для достижения конкретной своей цели.
В связи с этим при составлении текста письма следует соблюдать некоторые правила.
- Сформулируйте цель письма с точки зрения, зачем эта информация нужна адресату, и как она повлияет на принятие нужного вам решения. Так вы сэкономите время адресата и достигните своей цели.
- Текст письма должен быть лаконичным, но достаточным для понимания цели; своевременным и адекватным ситуации; полезным адресату.
- Если ваше информационное письмо является ответом на запрос, то следуйте правилу «на один шаг впереди».
Информация должна быть:
проверенной;
структурированной;
с элементами анализа, по возможности, с полезными выводами.
- Структура информационного письма, в зависимости от цели, может быть построена в хронологическом порядке (от частного к общему) или по принципу пирамиды Минто (от общего к частному).
Алгоритм написания информационного письма таков:
- Пояснение причин написания письма.
- Краткая информация о себе/своей компании.
- Краткая характеристика излагаемой информации и цели ее предоставления.
- Изложение информации (с промежуточными краткими выводами при необходимости).
4.1. Основная информация, касающаяся основной цели письма.
4.2. Уточнение дат, сроков, деталей.
4.3. Описание дополнительных условий
- Резюме: свое видение в аспекте целей письма + руководство к действию адресату.
- Указание контактных данных для связи.
Когда мы передаем адресату информацию, то преследуем конкретную цель. Структурированная информация с выводами помогает достигать поставленных целей. Ваш адресат занят, у него масса задач и у него не будет времени и желания раздумывать часами, «Что хотел мне сказать этим письмом мистер Х?» Поэтому облегчите участь себе и адресату — будьте конкретны.
Нет времени и сил писать информирующее письмо? Закажите его и сэкономьте до 8 часов личного времени! Обсудить заказ вы можете в Skype, по телефону или оставив заявку на сайте — мы с Вами обязательно свяжемся.
Как составить понятное деловое письмо: слово о структуре
1В прошлой статье мы разобрались, как составить тему письма, как поприветствовать адресата и обратиться к нему. Начало положено. Но для достижения цели важно составить понятное письмо. Что делает письмо понятным? Структура!
Три точки внимания читателя - фундамент понятного письма
Достигнет ли цели письмо и поймет ли вас адресат правильно, во многом зависит от структурированности текста.
Внимание читателя фокусируется на трех точках внимания:
Тема – Начало письма — Конец письма
Структуру делового письма эффективнее всего строить на основе «пирамиды Минто». Смысл ее в том, что главный тезис в начале письма мы поясняем и обосновываем поэтапно в последующих абзацах.
Один абзац = одна микротема.
Например, нам нужно пригласить партнеров на круглый стол, посвященный проблемам продаж в сети интернет.
|
1 точка внимания |
Тема |
Приглашение на круглый стол «Пути повышения продаж в сети интернет». |
|
2 точка внимания |
Начало с обоснованием причины обращения |
Вы не первый год являетесь руководителем филиала «Ларикс-Групп» и знаете, какую роль имеют для нас продажи услуг через Интернет. Однако в последнее время они заметно упали. Вместе с тем появляются новые инструменты, применение которых может переломить сложившуюся в последние месяцы тенденцию. |
|
Тело письма по структуре “Пирамида Минто” или от общего к частному. Мы развиваем тему мероприятия: 1. Где и когда оно пройдет, 2. План мероприятия, 3. Чем оно закончится (основная цель мероприятия). |
Главный тезис письма |
Приглашаем вас на круглый стол, чтобы обсудить возможности применения новых инструментов и разработать новую стратегию развития на ближайший год. |
|
1 микротезис |
Мероприятие пройдет в конференц-зале центрального офиса 10 октября 2017 года с 10.00 до 20.00. |
|
|
2 микротезис |
В программе планируется: 1. 2. 3. |
|
|
3 микротезис |
После презентации новых инструментов руководители подразделений обсудят Стратегию развития “Ларикс-Групп” в 2018—2024 годах, предварительный вариант которой мы прилагаем. |
|
|
3 точка внимания |
Финал письма с призывом к действию |
Сможете ли вы лично присутствовать на мероприятии? Сообщите, пожалуйста, секретарю центрального офиса «Ларикс-Групп» о своем решении до 10 сентября 2017 по телефону: ХХХХХХ. |
Таким образом, структурирование позволяет доступно изложить любую, даже самую сложную многоаспектную информацию.
Хотите сделать свое письмо понятнее? Оставьте заявку!
Правила современного делового письма: тема, обращение и приветствие
1
Правила деловой переписки: как достигать целей
15 лет назад, мой коллега был несказанно счастлив, когда провел первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.
Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.
Каким должно быть современное деловое письмо?
Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей
Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходиться снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого:
- Уделите внимание теме письма
Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других, и его своевременно прочли, следует четко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.
Сравните.
|
Тема из реальных писем |
Как можно улучшить |
Как это работает |
|
Сотрудничество с «Шмельтелекомом» |
Сотрудничество с «Шмельтелекомом». Задачи на ноябрь |
Цепочка переписки о сотрудничестве может иметь множество аспектов и подтем. Указывайте в каждом письме подтему – ключевую мысль или цель письма. |
|
Новый заказ |
Заказ на рекламу от пекарни «Кренделек». Задачи и сроки. |
Новых заказов может быть много. И даже в рамках работы с одним проектом может быть много аспектов. Указание деталей в теме письма позволяет легко находить нужную информацию. |
|
Сотрудничество |
О реализации новой линейки товаров от российской компании в «Соберисам» |
Понимание, о чем пойдет речь в письме о сотрудничестве позволяет управлять вниманием адресата, повышая эффективность ваших писем. |
|
Приглашение на семинар |
Приглашение на бесплатный бизнес-семинар от КА «Обозрение» 25-27 ноября |
Человек должен понять из темы письма, интересен ли подобный формат мероприятия ему или нет в этот период. Может быть уже полгода назад у руководителя запланирована деловая поездка к зарубежным партнерам именно на эти даты – зачем тогда тратить его время. |
|
О заказе |
Михаил: подготовить отчет о работе над заказом от «Скипидарчик» Марина: список конкурентов «Скипидарчик», провести анализ Евгений: ответ заказчика по исходникам |
Корпоративная почта с указанием задачи для конкретного сотрудника делает слаженной работу всей команды, каждый видит письмо для себя и задачи по проекту для остальных сотрудников. |
Сперва, придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастет многократно. За счет уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нем. Когда на email за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.
В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку. Темы вроде: «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнером и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную. Вы солидный и образованный человек — не опускайтесь до дешевых уловок спамеров, которые всем изрядно надоели. Это не по-деловому и вызывает только раздражение.
Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:
О чем письмо + ключевая мысль.
Совет: Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод» — тогда определить тему будет проще.
Приветствие и обращение – классика делового общения
Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету, с приветствия или обращения.
Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдет для переписки с руководством и партнерами, в общении с которыми у вас существует дистанция.
Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит официально-деловому стилю приветствия и будет уместна для общения с деловыми партнерами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.
Как обращаться к адресату?
Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.
Например:
С уважением,
Иванов Иван Иванович,
директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».
Тогда обращаемся:
Здравствуйте, Иван Иванович!
Если подпись такая:
С уважением,
Петр Добров,
директор ООО «Проактивность»
То обращаемся
Здравствуйте, Петр!
Если вы пишите впервые, и нормы корпоративной культуры компании вам неизвестны, то обращение по имени отчеству не обидит адресата точно.
Приемлемы в деловом обращении приветствия:
Здравствуйте!
Добрый день!
Доброе утро!
Добрый вечер!
Не применяйте приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.
Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да еще и на языке субкультуры:
Бро, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal. И ещё чем ты можешь помочь из перечисленного
*Создание видеоролика о компании
*Реконструкция сайта на CMS
*Веб дизайн
Что-то другое
К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.
Если тема письма составлена понятно, а обращение выбрано верно, ваше письмо будет удостоено внимания. Помните, что ваш адресат — занятой человек и не имеет роскоши тратить время на глупости и ерунду. Позаботьтесь о нем и сэкономьте его и свое время.
Продолжение о написании понятных писем читайте в следующей статье.
Нужна консультация в оформлении делового письма по правилам? Сомневаетесь в эффективности? Получите консультацию от эксперта по деловой переписке или закажите деловое письмо.