Теория делового письма

Приветственное письмо

0

Приветственное письмо: когда, зачем и как написать

Приветственное письмо – это разновидность писем, направленных на вовлечение адресатов в воронку взаимодействия. С одной стороны, это этикетные письма, направленные на приветствие и знакомство, с другой – это важный элемент построения деловых взаимоотношений. Письмо-приветствие – это знакомство, где автор письма является его инициатором. Поэтому так важно на первоначальном этапе осознавать свои цели и спланировать дальнейшее взаимодействие с адресатом.

Приветственное письмо в емэйл рассылке

Речь идет о приветственных письмах для клиента или гостя, для ученика. Приветствие в формате письма зачастую отправляется в рассылках, когда человек подписывается на новости, участие в вебинаре, какой-либо программе. Для рассылок разрабатывается автоворонка, где приветственное письмо вводит подписавшегося в курс дела.

По объему такие письмо могут ограничиться как 3-4 предложениями:

Уважаемый Иван Иванович! Вы подписались на рассылку от сайта «Письмодел». Спасибо, что Вы с нами!

А могут быть и более распространенными:

Приветствуем Вас в онлайн-сервисе заказа деловых писем «Письмодел»! Меня зовут Валентина Коренная. Я эксперт по деловой переписке и готова помочь решить Вам возникшие трудности с написанием писем.

Здесь вы сможете:

  • получить консультацию;
  • попросить помощь по редактированию и корректировке письма;
  • заказать письмо для решения вашей проблемы;
  • рассказать о своих пожеланиях и проблеме и получить готовое решение за короткий срок.

Раз в 2 недели вы будете получать письмо с полезными советами от нашего сервиса и рассказом об успехах, поражениях и нововведениях. Возможно, это будет полезная для вас информация.

Если же вам по какой-либо причине захочется перестать получать наши письма, вы сможете в любой момент отписаться от рассылки.

Приветственные письма для рассылок нужны интернет-магазинам, тем, чей бизнес развивается в интернете, инфобизнесменам и тем, кто ведет рассылку. Однако в большинстве случаев при рассылке создается несколько писем входящих в приветственную серию.

Виды писем-приветствий в бизнесе

Приветственное письмо партнерам от руководителя. Когда происходят какие-либо изменения в компании, меняется руководство, реорганизация приветственное письмо – важный элемент бизнес-этикета. Его основная цель проинформировать адресата об изменениях и сообщить о том, как эти изменения отразятся на адресате. Такое письмо зачастую является универсальным и рассылается по существующей базе. Однако уверена, что персонально подготовленное письмо будет особенно актуально для ключевых партнеров и клиентов, особенно в ситуациях нестандартных, вызывающих беспокойство.

Например, в подразделении сменился руководитель. «Новая метла по-новому метет». Партнеры по бизнесу всегда с волнением переживают любые перемены. В такой ситуации нужно не только дать информацию, но и успокоить, подчеркнуть готовность к личной встрече и расширению сфер взаимодействия.

Помимо передачи основной информации, важно успокоить, подчеркнуть готовность к взаимодействию и постараться вовлечь в диалог адресата. Кто-то, несомненно просто ознакомиться, а кто-то воспримет данную информацию как новую возможность для себя.

Приветственное письмо новому сотруднику приходится писать HR-специалистам. В таком письме уместно поздравить с выходом на должность, напомнить о должностных обязанностях и дать алгоритм дальнейших действий.

Приветственное письмо от генерального директора новому сотруднику — это элемент имиджа компании. В нем уместно говорить о целях компании в целом, миссии и ценностях, о том, как сотрудник может помочь достигать компании поставленных целей.

Приветственное письмо от нового сотрудника коллегам — это способ познакомить коллектив с новым членом. Оно не должно быть чересчур формальным.

Что важно знать при написании письма-приветствия?

Письмо приветствие – первый шаг в начале взаимодействия, однако при его написании должно иметься хотя бы общее представление о дальнейшем взаимодействии. Цель определяет структуру и содержание приветственного письма.

Например. Цель проинформировать партнеров о смене руководства и желании лично познакомиться.

План написания письма будет приблизительно таким:

  1. Представиться, рассказать кто я и почему пишу.
  2. Сообщить, с какими вопросами можно обращаться ко мне.
  3. Почему хотим личного знакомства.
  4. Сообщаем, как можно данную встречу организовать

Да, это письмо имеет скорее ознакомительный характер, но мы даем эту информацию и к следующему письму с приглашением адресат будет готов.

Другая ситуация. В компании полностью сменилось руководство, проведена реорганизация компании. Есть база клиентов, которые, возможно, что-то слышали о переменах, но скорее всего сплетни. Наша цель понятно объяснить о сути перемен и успокоить их, побудить к каким-то желаемым для нас действиям.

План письма примерно такой:

  1. Говорим кто обращается и почему.
  2. Кратко излагаем суть изменений.
  3. Как это отразиться на взаимодействии.
  4. Успокаиваем, давая объективные и убедительные аргументы для клиента.
  5. Приглашаем задать волнующие вопросы на форуме или в переписке.

Важный момент! Письмо не должно быть просто передающим информацию. Нам важно вовлечь адресата, убедиться, что нас поняли правильно и подготовить почву для передачи информации о каких-то существенных изменениях, которые могут отразиться на мнении адресата.

Не стоит ошарашивать в первом письме кардинальными переменами. Лучше дать на них намек. Сравните два варианта:

В нашем региональном отделении ООО «Солнышко» произошли изменения. Пост генерального директора занял Иван Иванович Иванов, а филиал получил новый статус. В связи с этим в течение 30 календарных дней все партнеры должны переподписать договор. После ХХ.ХХ.ХХХХ сделки будут считаться недействительными.

Спешим сообщить вам новость. Региональное отделение ООО «Солнышко» изменило статус. Теперь это ОАО «Лучик». Пост генерального директора занял Иван Иванович Иванов.

Несмотря на изменения мы продолжаем работать в обычном режиме. Обо всех организационных изменениях проинформируем отдельным письмом. Если возникли вопросы, напишите нам.

Во втором письме мы сосредоточили внимание только на административных изменениях и вовлекли его в диалог. Следующее письмо адресат не пропустит – ведь там будет важная информация.

Как написать приветственное письмо от руководителя партнерам?

Структура приветственного письма напрямую зависит от цели.

  1. Приветствие + знакомство.

Здравствуйте, уважаемые партнеры! Меня зовут Алиса Селезнева. С июля 2019 я возглавляю ипотечный центр «ПромБутомБанка».

  1. Информируем о главном функционале – что нам с того?

При возникновении недопонимания с сотрудниками нашего ипотечного центра, спорных вопросах и при возникновении нестандартных ситуаций вы можете обратиться ко мне лично за помощью.

  1. Обращаемся с просьбой – вызываем на взаимодействие.

Чтобы сделать наше сотрудничество более эффективным, удобным и плодотворным, мне нужна ваша помощь. Напишите, пожалуйста, какие есть замечания по работе, пожелания. Я приму все необходимые меры для оптимизации бизнес-процессов и решения возникающих проблем

  1. Говорим о личном взаимодействии.

Я очень хочу и планирую в ближайшее время познакомиться с вами лично, чтобы обсудить сферы взаимодействия, существующие проблемы и пути их преодоления. Напишите в обратном письме, когда и в какой форме вам удобнее пообщаться.

  1. Приглашаем на встречу в офис.

Приглашаю вас в наш уютный офис в центре города. Здесь я вас познакомлю со всеми сотрудниками ипотечного центра. У вас будет возможность оценить комфортность переговорных, узнать о способах быстрого решения рабочих вопросов.

Рада буду видеть вас в гостях по адресу: г. Москва, ул. Космотромная 51/1

Приветственное письмо должно быть понятным, не перегруженным и четко подчеркивающим цель. Лучше писать от первого лица, но возможен и вариант от третьего лица. Все зависит от того, какой тип коммуникации уже существует. Не перегружайте письмо и думайте об адресате, что важно будет для него в связи с полученной информацией.

Важно первым письмом задать нужный тон взаимодействия: дружественный или напротив формально-деловой. Для этого нужно четко понимать потребности адресата и постараться попасть в цель. Тогда последующее взаимодействие будет не менее эффективным.

Приветственное письмо от нового сотрудника коллегам

В некоторых компаниях принято, чтобы новый сотрудник отправил коллегам приветственное письмо. Это, конечно, заимствование из традиции западноевропейских и американских компаний. Тем не менее, это неплохой способ рассказать о себе, продумав детали и подобрав слова. говорить о себе, когда на тебя смотрит не один десяток совершенно незнакомых людей куда сложнее.

Как написать?

  • Представьтесь, сообщите о должности, которую заняли,

Здравствуйте, уважаемые коллеги! Меня зовут Михаил. С сегодняшнего дня я работаю в отделе рекламы и маркетинга на должности креативного копирайтера.

  • Уместно рассказать, почему хотел работать в этой компании.

Меня всегда восхищало, как подается информация о компании «Ромашка». Я счастлив, что теперь я могу участвовать в творческом процессе по созданию рекламы продукции этой компании в команде с такими талантливыми людьми.

  • Переходите к рассказу о себе: напишите и о 2-3 своих самых больших человеческих достоинствах.

Я веселый, открытый и трудолюбивый человек.

  • Не забудьте сообщить об одном своем недостатке.

Однако очень есть люблю шоколадные конфеты во время творческого процесса.

  • Расскажите кратко о своих увлечениях.

Люблю морскую рыбалку, путешествия. С удовольствием читаю иронические детективы.

  • Если это позволяет корпоративная культура, пригласить в кафе или столовую для личного знакомства

Приглашаю сегодня во время обеденного перерыва познакомиться в кафе на первом этаже для личного знакомства. С меня вкусный кофе и мои любимые конфеты! Для тех, кто не ест сладкое у меня тоже есть вкусняшечка).

Нужно написать приветственное письмо, но нет времени? Или не получается?

Обращайтесь — всегда рада вам помочь!

Правила деловой переписки. Часть 7

0

Текст письма готов. Осталась подпись.

подпись в электронном письмеПодпись как инструмент эффективной деловой коммуникации

Подпись в электронном письме выполняет функцию визитки. Поэтому актуально разместить важную информацию о вас:

  •         Фамилия, имя, отчество
  •         Должность и название компании/проекта
  •         Контактный телефон
  •         E-mail
  •         Другая важная информация (сайт, контакты в мессенджерах)

Главное, не переборщите с информацией: она должна быть достаточной, чтобы связаться с вами.

Например:

Иванов Иван Иванович

Генеральный директор ОАО «Ларикс-Групп»

+74990000000

ivanov@larix.ru

Skype: ivaniilg

Не пренебрегайте подписью. Казалось бы, что сложного, нажми кнопку «ответить» и все. Но зачастую, ваше письмо пройдет несколько этапов пересылок, особенно если организация крупная. Адресат может и не увидеть или полениться найти ваш адрес в истории пересылок. Также это элемент экономии времени коллег. Если он видит ваши координаты, ему не сложно вам позвонить и оперативно уточнить вопрос. А без подписи вы заставляете делать поиск по сотрудникам, а если в организации работают несколько ваших однофамильцев, то очень велика вероятность, что письмо улетит не к тому.

Электронная деловая переписка будет актуальна еще 3-5 лет, потом ее сменяет мессенджеры, тогда мы будем говорить о том, как убедить начальника за три фразы в “вайбере” или выразить сочувствие коллегам, по поводу неудачного проекта с помощью эмодзи. А пока, пишите письма эффективно!

Эмодзи, смайлики и деловое письмо: правила использования

0

Стиль выбран. Деловое письмо не предполагает эмоций. НО... Смайлики или эмодзи прочно вошли в наш обиход из мессенджеров. Использовать или нет при полуофициальной деловой переписке? 

Можно ли использовать смайлики в деловой переписке?

Часто можно услышать вопрос, допустимы ли смайлики в деловой переписке?

Смайлики, или как их еще называют, эмодзи, стали обязательной частью переписке в мессенджерах и потихонечку проникают и в деловую переписку. По нашим наблюдениям, смайлики помогают привнести дополнительные эмоции, передать полутона. По сути, они являются дополнительными знаками препинания. Многоточие, означало недоговоренность, возможность для продолжения мысли… А три восклицательных знака, выражали агрессию.

Да, использовать смайлики можно, но соблюдайте следующие правила, чтобы не попасть впросак.

  1.       Смайлики или эмодзи допустимы только в переписке со знакомыми коллегами.
  2.       При переписке с руководителем, их можно использовать, только если он первым их прислал.
  3.       Если сомневаетесь, можно или нельзя в переписке с конкретным человеком их использовать, то не используйте.
  4.       Нельзя посылать эмодзи, которые могут быть истолкованы двояко или выражают романтические чувства.

Нет смысла, на мой взгляд, делать электронную переписку скучной и сухой, только потому что она деловая. Важно понимать, когда неуместно использовать и размещать эмодзи. Вряд ли вас правильно поймут, если в претензии поставщику вы поставите смайлики рыдающий или злой.

смайлик в деловом письме

Но ничего страшного, если в ходе длительной переписки с коллегой вы вставите смайлик с улыбкой. Добрые и позитивные эмодзи могут заменить несколько абзацев и будут поняты правильно.

Как поставить подпись в деловом письме — в следующей, заключительной статье.

 

Как управлять смыслами в деловом письме с помощью стиля?

1

Вы определились с темой, целью и структурой письма. Но вот незадача, как написать письмо? Стандартный формальный стиль будет выглядеть холодно, что не очень уместно после неформального общения на природе, а написать как старому другу как-то некомильфо — все-таки деловое письмо как-никак. Где золотая середина стиля делового письма для электронной переписки? Вопрос неоднозначный и очень непростой. Давайте разбираться.

Можно ли писать неформально?

Раньше, ключевым требованием к любому деловому письму, было использование формального стиля языка. Творческие натуры бунтовали против таких казенных ограничений. Сейчас требования значительно сместились. В чем же заключается секрет формального стиля и где его стоит использовать?

Рассмотрим, как влияет стиль на восприятие текста на примере благодарственных писем. Этот вид деловых этикетных писем отличается тем, что их можно написать и формально, и лично, но воспринимаются они адресатом по-разному. Сравните два благодарственных письма, написанных разными сотрудниками:

Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказание услуг по поставке и установке камер видеонаблюдения.

Сотрудники компании-подрядчика, проявившие себя как инициативные и пунктуальные профессионалы, справились с задачей в полном объеме, в соответствие с условиями Договора.

Проректор по финансово-экономической работе,

Акимова В.Г.

Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» (МГУУ Правительства Москвы) выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказанную нашей организации комплексную услугу по поставке, установке камер видеонаблюдения и интеграции их в существующую систему видеонаблюдения университета.

Инженеры компании изучили возможности уже имеющейся системы видеонаблюдения и выявили ее слабые места, разработали проект апгрейда системы видеонаблюдения, которая охватила бы как все ключевые объекты в стенах университета, так и его прилегающую территорию в соответствие с целями и задачами этого проекта.

В ходе работы над проектом инженеры  «АРТекнолоджи» установили 81 камеру видеонабдюдения высокого разрешения:

·                   70 камер в коридорах и аудиториях;

·                   3 камеры в лифтах;

·                   8 камер на улице.

Каждую камеру инженеры настроили с учетом индивидуальных особенностей помещения и окружающей среды. Все новые камеры интегрировали в уже существующую систему видеонаблюдения.

Особо хотим отметить высокий профессионализм сотрудников «АРТекнолоджи», внимание к деталям и высокому качеству, оперативности и пунктуальности сотрудников, работа которых была на редкость слаженной.

Мы довольны результатами работы с компанией «АРТекнолоджи». Надеемся на плодотворно е сотрудничество и в дальнейшем.

Проректор по финансово-экономической работе,

Акимова В.Г.

Первое письмо очень формальное, безличное и шаблонное. Второе — развернутое, написанное в более личном стиле, и отражает суть работ,  их объем и что именно понравилось в сотрудничестве с компанией. Такой текст вызывает больше доверия, нежели шаблонное «Выражаем благодарность компании за оказанные услуги».

 

Если ваша цель вызвать доверие и сохранить отношения – используйте личный стиль. Хотите поставить адресата на место и показать свое превосходство? Используйте безличный формальный стиль переписки.

 

Формальный стиль деловой переписки отличается:

  •         обезличенностью (используются безличные глаголы) – исполнено, обнаружено;
  •         формулировками в пассивном залоге – работа была выполнена, решение было принято;
  •         использованием клише для писем и канцеляризмами – во исполнение, в соответствие с…, с целью (в целях);
  •         словами нейтральные, без эмоциональной окраски;
  •         сложные предложения с причастными и деепричастными оборотами.

Его уместно употреблять для ведения переписки с государственными организациями и чиновниками, а также в случаях, когда нужно подчеркнуть свою непричастность к происходящему или следование законам, правилам и нормам. Формальный стиль подчеркивает голос фактов, когда эмоции неуместны.

Во исполнение Приказа №343 от 12.09.17 «О необходимости проведения инвентаризации в офисных помещениях компании «Ларикс»» была проведена инвентаризация  всех электронных устройств в офисе по улице Нижняя Пречистенка, 8. В результате были выявлены следующие нарушения…

Формальный стиль в разной степени свойственен сложным письмам с долей негатива:

Претензия

В соответствие с п. 1.3 Дополнительного соглашения Исполнитель обязуется оказать Заказчику услугу по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов в срок до 21.05.2017 г. Все требуемые документы от заказчика переданы Исполнителю 10.05.2015 г. на основании акта приема-передачи № ___. Однако до указанного срока услуга по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов не была оказана, Заказчик не отправился в путешествие…

Отказ

Ваше письмо Исх.№123 от 22.08.17 было рассмотрено специалистами нашей компании.

В связи с неполным пакетом предоставленных документов вынуждены отказать вам в получении услуг на льготных условиях.

Информационное письмо и письмо-отчет

Согласно пункту 1.5 Договора о предоставлении услуг… информируем о проведенных работах на объекте Х в период 1-2 кварталов 2017 года…

Письмо с критикой действий кого-либо

Ремонт насоса «Гигант», проведенный вашей организацией 10-15.08.17 по договору № 343-н, был выполнен некачественно.

При первом же погружении, совершенном 16.08.17, электроприбор не начал качать воду, как и до ремонта, хотя, согласно заключению вашего специалиста, прибор исправен…

Формальный стиль позволяет сгладить углы и спрятать избыток эмоций, неуместный в деловом общении. Не стоит использовать такой стиль при составлении писем-просьб, благодарственных писем, предложений. Используйте его в крайних случаях.

Личный стиль отличает «письма с человеческим лицом», где вы общаетесь с адресатом не формально, а по-человечески. Ваш адресат не субъект и не объект, а живой человек, которому ничто человеческое не чуждо.

Личный стиль отличает:

  •         Простые и понятные предложения:
  •         Личные глаголы;
  •         Активный залог;
  •         Слова с нюансами эмоциональной окраски, передающие нюансы собственного отношения к ситуации.
  •         Минимум клише.

 

 

Претензия

Мы произвели закупку трех принтеров в вашей компании. Один из них отказался работать. Нам необходима срочная его замена, в соответствие с гарантией.

Отказ

Уважаемый, Василий, мы рассмотрели Ваше требование, на предоставление бесплатного дополнительного пространства на сервере, в связи с тем, что наш сотрудник технической поддержки, по вашим словам, вел себя некорректно. Мы внимательно и с большим интересом прослушали запись разговора. С сожалением, сообщаем что вынуждены отказать вам в вашей просьбе, в связи с тем, что не обнаружили элементов хамства в вашем диалоге и предоставление дополнительного пространства на сервере не является компенсацией морального вреда, согласно нашим правилам.

Информационное письмо и письмо-отчет

Коллеги, я закончил подготовку презентации, где отразил основные аспекты, которые мы обсуждали на встрече. Жду от Вас корректировок.

Не ругайте слишком сильно!

Письмо с критикой действий кого-либо

Анна Николаевна, организация процесса обучения моих сотрудников была проведена из рук вон плохо. Люди не были проинформированы о времени и месте встречи. Тренер вел себя как клоун (по словам сотрудников), почти не проводил упражнений. Не смог ответить корректно на вопросы.

В связи с этим, прошу организовать повторное обучение моих сотрудников с использованием надежного провайдера. Бюджет на это прошу найти в фонде HR!

Стиль письма может иметь разную степень формальности. В зависимости от темы, цели и эмоциональности вы можете выбрать разную степень формальности. При этом не стоит переступать грань между деловым и личным письмом. Оставайтесь всегда, в первую очередь, человеком и тогда стиль будет выбран безошибочно.

Об употреблении смайликов в следующей статье.

Написание писем и управление смыслами для вас слишком сложно, да и нет ни времени, ни желания с этим разбираться? 

Помощь в написании деловых писем можно заказать в скайпе, по телефону или оставив заявку.

Как написать информирующее письмо?

0

Продающие письма важны, но как пригласить так, чтобы к вам захотелось прийти и как написать передавать информацию в письме, чтобы ее восприняли правильно (так как нужно вам)?

Как написать информирующее письмо убедительно?

Главная цель информирующего письма – передать информацию адресату для достижения конкретной своей цели.

В связи с этим при составлении текста письма следует соблюдать некоторые правила.

  1.       Сформулируйте цель письма с точки зрения, зачем эта информация нужна адресату, и как она повлияет на принятие нужного вам решения. Так вы сэкономите время адресата и достигните своей цели.
  2.       Текст письма должен быть лаконичным, но достаточным для понимания цели; своевременным и адекватным ситуации; полезным адресату.
  3.       Если ваше информационное письмо является ответом на запрос, то следуйте правилу «на один шаг впереди».

Информация должна быть:

проверенной;

структурированной;

с элементами анализа, по возможности, с полезными выводами.

  1.       Структура информационного письма, в зависимости от цели, может быть построена в хронологическом порядке (от частного к общему) или по принципу пирамиды Минто (от общего к частному).

Алгоритм  написания информационного письма таков:

  1.       Пояснение причин написания письма.
  2.       Краткая информация о себе/своей компании.
  3.       Краткая характеристика излагаемой информации и цели ее предоставления.
  4.       Изложение информации (с промежуточными краткими выводами при необходимости).

4.1.    Основная информация, касающаяся основной цели письма.

4.2.    Уточнение дат, сроков, деталей.

4.3.    Описание дополнительных условий

  1.       Резюме: свое видение в аспекте целей письма + руководство к действию адресату.
  2.       Указание контактных данных для связи.

Когда мы передаем адресату информацию, то преследуем конкретную цель. Структурированная информация с выводами помогает достигать поставленных целей. Ваш адресат занят, у него масса задач и у него не будет времени и желания раздумывать часами, «Что хотел мне сказать этим письмом мистер Х?» Поэтому облегчите участь себе и адресату — будьте конкретны.

Нет времени и сил писать информирующее письмо? Закажите его и сэкономьте до 8 часов личного времени! Обсудить заказ вы можете в Skype, по телефону или оставив заявку на сайте — мы с Вами обязательно свяжемся.

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх