В институте, где я начинала свою карьеру, четко соблюдались все каноны официально-деловой переписки. Тогда я впервые столкнулась с деловыми письмами. До сих пор помню, что меня больше всего поразила необходимость читать серые монолитные блоки текста. Их сложно было дочитать до конца. Складывалось ощущение, что письмо не закончится никогда, а вникать в его смысл вообще не хотелось. Тогда я впервые задумалась о необходимости упрощения текста за счет форматирования для облегчения визуально-психологического восприятия.
Деловое письмо – это, в какой-то мере, продающий текст. Оно продает нашу позицию, идею, просьбу или претензию. В таком случае, к нему должны быть применимы и способы оформления и уловки, как и к продающим текстам.
Однако деловая переписка – это область строгих правил и консерватизма. Здесь нет, или, если точнее, очень мало места для применения средств визуального форматирования.
Устная речь позволяет делать едва заметные смысловые акценты на важных моментах, рекламный текст использует весь спектр возможностей типографии, а в деловом письме нельзя лишний раз сделать выделение жирным шрифтом или курсивом. Разве это справедливо?
Как сделать текст делового письма удобочитаемым, расставить акценты и при этом не нарушить канонов официально-делового стиля?

1. Абзацы и структурирование
Абзацные отступы в издании должны быть одинаковыми независимо от кегля отдельных частей текста. Допустимые отклонения в текстах разных кеглей 1 п.
Для упрощения восприятия текста важно текстовый монолит структурировать и разделить на абзацы.
Конкретика. Каждый абзац должен содержать и развивать одну мысль, подчиненную общей идее письма. Первые слова каждого абзаца должны отражать его основную мысль, которую вы собираетесь в нем развивать. Важно, чтобы абзацы были небольшие (в среднем, 4-6 строк). Чтобы монотонность не усыпляла внимание читателя, старайтесь делать абзацы разными по длине, чередуя длинные и короткие абзацы с нерегулярной частотой. Между абзацами хорошо оставлять пространство, делая их «воздушными». Этот прием позволит облегчить восприятие текста при чтении. Однако лучше не создавать воздушности вокруг очень коротких абзацев. Тогда лучше использовать красную строку.
Структурирование – это выделение перечислений в тексте за счет нумерации или маркеров. Оно упрощает восприятие перечислений, выделяет основное. Если пунктов менее пяти, то лучше использовать маркеры, а если более – то посчитайте пункты за читателя, пронумеровав их.

2. Шрифт
Существует огромное количество самых различных шрифтов. У каждого отдельного шрифта есть своё название, причём многие из них существуют в различных вариантах основного вида и рисунка. Шрифт должен привлечь внимание читателя и помочь ему сосредоточиться на чтении текста, выделить наиболее важные аргументы.
Человеческий глаз воспринимает не отдельные буквы, а группы букв или слов. Это свойство глаза, охватывать группы букв, их форму, а также определённую длину строк является фактором, ускоряющим или замедляющим чтение. Поэтому, помимо рисунка шрифта не менее важно правильно выбрать его размер, расстояние между буквами, строчками, длину строк и расположение текста на странице или листе печатной продукции. По устоявшемуся мнению многих экспертов, строгие прямолинейные шрифты, обладающие «машинными», «техническими» качествами, привлекательнее для мужчин, а у женщин фаворитами являются более округлые и пышные шрифты с выраженными «хвостиками».

Различные исследования показали, что шрифты с засечками читаются легче, так как засечки помогают взгляду передвигаться от буквы к букве, и буквы при этом не сливаются друг с другом. С другой стороны, что буквы без засечек легче читать в шрифтах очень большого или очень малого размера.

              Шрифты с засечками (serif)
Менее сексуально определенны, поскольку сочетают мужскую авторитарность с органичным, гуманистическим стилем, более притягательным для женщин. Различные исследования показали, что шрифты с засечками читаются легче, так как засечки помогают взгляду передвигаться от буквы к букве, и буквы при этом не сливаются друг с другом.
             Шрифты без засечек (sans-serif)
Обладают малым эмоциональным зарядом и ассоциируются с практичностью и здравомыслием. Они несут в себе современное общее начало и являются надежным выбором для тех, кто жаждет гармонии и не озабочен самовыражением посредством шрифтового оформления. Arial наиболее часто выбирается для личной переписки.
             Гарнитурные шрифты
С большими круглыми буквами «О» и «хвостиками» воспринимаются как дружественные и «человечные», возможно потому, что их начертание подражает образу человеческого лица.
Прямолинейные и угловатые шрифты
Ассоциируются с непреклонностью, жестокостью; они характеризуются холодностью, безликостью и механистичностью. В терминах психоанализа их определяют такие выражения, как «эмоционально зажатый» или «крепкий задним умом».
             Шрифты рукописного стиля
Это попытка передать дружелюбие и близкие отношения. В свое время эти шрифты использовались банками, желающими избежать ощущения «казенности» путем имитации в письмах «персональной подписи». Используя рукописные стили, крупные корпорации ставят задачу казаться более дружелюбными, «близкими к народу».
            Декоративные шрифты
Чаще всего их используют, чтобы подчеркнуть новизну, яркость, индивидуальность. Но, лучше никогда не использовать их в качестве основного текста, мало того, что они неудобочитаемы, так еще и эффект пропадает.

  • Стандартный шрифт стандартного размера скрывает все нюансы и акценты. Иногда что-то самое важное можно выделить с помощью жирного шрифта или курсива. При этом следует помнить, что это должно быть оправдано и выделяемый текст должен занимать не более 1-1,5 строки. Больше глаз и мозг не воспринимаю как важную информацию.
  • Акцентировать внимание можно также за счет незначительного разреживания отдельных слов. Визуально это не бросается в глаза, но при чтении создается эффект смыслового ударения на этих словах.
  • Дурным тоном считается использование разного размера шрифта в тексте письма для выделения отдельных слов, и слов, содержащих скрытое сообщение.
    3. Межстрочный интервал.
    Довольно часто на практике используют сокращение междустрочного интервала для экономии места. Нормальным считается одинарный или полуторный интервал. Если письмо вмещается на одной странице – используйте полуторный интервал. Во избежание висячих строк (одна строчка в конце страницы или пол строчки на следующей) можно использовать одинарный интервал, но тогда обязательно должны быть интервалы между абзацами, создающие воздушность. При полуторном интервале можно не делать воздушных абзацев, а использовать красную строку.
    Помните, что люди не любят читать огромные тексты, мелко- и плотно написанные тексты. Облегчите участь своего адресата за счет форматирования текста, а если есть такая возможность, то и воздействуйте на него посредством форматирования.

Коренная Валентина

© 2015, Валентина Коренная. Все права защищены.