Женя – начинающий менеджер, подающий большие надежды. Ему удалось написать отличное продающее письмо. Его товар заинтересовал многих. Только вот один момент не учел Женя: он не оставил контактных данных, которые позволили бы совершить моментальную, спонтанную покупку.

Зачем же нужна эта информация с контактными данными?

Оставляя свои контактные данные в деловом или продающем электронном письме Вы:

  •  вручаете визитку своему адресату. С ней он получает всю необходимую информацию о роде вашей деятельности, профессионализме и возможности связаться с вами, получить консультацию по интересующим вопросам;
  •  рекламируете себя, свою фирму и продукцию (довольно эффективно и совершенно бесплатно). Такая реклама создает в некотором смысле имидж автору письма и компании. Не все имеют сайт, но в подписи, как и в визитке, можно использовать слоган, который запомнится. Короткий и звучный слоган легко запомнят, и к вам обратятся. Например: слоган для сантехника «Слышишь в кранах шум и гам – вызывай меня ты сам»; а слоган для таксиста «Не стой с протянутой рукой – закажи такси домой!». Главное, чтобы адресат из слогана мог понять сферу вашей деятельности и услуг.
  •  экономите время свое и своего клиента. С одной стороны, автоматическая подпись избавляет вас от необходимости каждый раз вводить один и тот же текст в каждом письме; с другой стороны, вы избавляете адресата от необходимости искать ваши контакты в адресных книгах и блокнотах, а значит, экономите его время.

Какой должна быть подпись в электронном письме?

Этот вопрос задала на форуме тренинга «Навыки делового письма» студентка.

В традиционном деловом письме подпись стандартная: «С уважением, должность, Ф.И.О и подпись». А внизу мелким шрифтом указывается фамилия и телефон того, кто написал это письмо. В реквизитах же указываются контактные данные адресата и адресанта.
Электронное письмо имеет свою специфику, поэтому и подпись в электронном письме несколько отличается. Разные люди, в зависимости от рода деятельности, мировоззрения и целей письма ставят разные подписи. Для разных случаев можно использовать разные подписи с разной информацией.
Например, в дружеской переписке можно в качестве подписи использовать даже любимый анекдот или что-то, отражающее ваше настроение в момент написания письма. И это будет нормально.
В деловой же переписке универсальной подписью может считаться подпись-визитка, содержащая имя, должность, телефоны, e-mail, адрес сайта, описание деятельности и слоган. Конечно, этот перечень можно сокращать и варьировать в зависимости от целей и собственного статуса.
При составлении подписи следует учитывать такие требования к подписи:

  • Информативность. Подпись обязательно должна содержать контактную информацию, информацию о компании и исполнителе, отображать род деятельности. Телефон и e-mail позволит быстро с вами связаться для решения каких-либо вопросов. Указание должности и рода деятельности поможет определить, хотя бы приблизительно, вашу компетентность в тех или иных вопросах и степень ответственности (для вас это возможность избавиться от решения проблем, которые может решить руководство или менеджер соседнего отдела). Если же вы хотите прорекламировать себя или фирму – используйте слоган или девиз компании: «От «Скаволини» ожидай всегда чего-то большего». Таким образом, вы будете работать и на бренд своей компании, и на свой статус.
  • Лаконичность – не более 5-6 коротких строк (около 70-80 знаков).
    Громоздкая подпись – утомляет и раздражает. Не стоит в 5-6 строк стараться затолкать абсолютно всю информацию. Отберите самое важное.
  • Красота – подпись – наш электронный «портрет». В ней должны гармонично сочетаться цвет, размер и начертание шрифта. Чем качественнее вы продумаете вид электронной подписи, тем меньше она будет раздражать адресата.
  • Эффектность. Подпись должна выделяться на общем фоне письма. Не обязательно выделять ее цветом, но визуально она должна выделяться. Если подпись будет сливаться с основным текстом, ее будет не очень легко найти, а это плохо. Подпись должна визуально отличаться от текста, чтобы легко можно было найти контакты и информацию об отправителе письма.

Выделяйтесь, чтобы Вас запомнили!

Валентина Коренная

© 2015, Валентина Коренная. Все права защищены.