Заказать деловое письмо на аутсорсе — удобное решение для тех, кто хочет сэкономить свое время. Однако на практике мне пришлось столкнуться с некоторыми сложностями. Я бы назвала их типичным “испорченным телефоном”.
Написание писем особенно эффективно для лиц, принимающих решение (ЛПР) о конечном результате. Когда же заказывает текст письма посредник, срабатывает эффект испорченного телефона. Он получает задачу от ЛПР. Понимает ее по-своему. и уже свое понимание доносит до исполнителя. Исполнитель понимает задачу по-своему, выполняет ее. Заказчик-посредник принимает работу со словами “Все хорошо, но посмотрим что скажет начальник”. А вот с начальником не все и не всегда просто. На моей практике был случай с четырьмя правками.
Но не это самое страшное. Хуже всего, когда обратная связь недостаточно развернута. В нашем случае это звучало примерно так: ”Я не знаю, что не так, но точно не то...” Это была 4 попытка. Предыдущие комментарии были подобными.
Памятка при заказе письма на аутсорсе
  1. Поставьте четкую цель письма. Что в итоге адресат должен понять и выполнить после прочтения текста письма и в какой срок.
  2. Контекст. Вы владеете ситуацией, а исполнитель владеет ситуацией настолько, насколько вы посвятите его в дело. Если информации будет недостаточно, письмо может стать неполным или потерять важные детали. Исполнитель должен знать необходимый минимум. И он далеко не всегда может понимать значимость того или иного лица именно для вас и вашей компании.
  3. Стилистика. Деловое письмо может быть мягким и жестким. Если это имеет значение, скажите об этом до написания текста, а не после.
  4. Для письма ответа помимо контекста нужен текст письма, на которое отвечаем.
  5. Лучше помимо письменной части задачи озвучить ее устно в телефонном режиме. Вы не сможете на письме передать все, что скажете за несколько минут.
  6. Будьте на связи. Исполнитель может задать уточняющие вопросы, которые важны при написании письма, но предвидеть которые заранее невозможно.
  7. Давайте развернутую обратную связь. Тогда вас лучше поймут и оперативно внесут нужные правки.
Если у вас нет времени на написание писем, а писать их необходимо довольно часто, но секретарь в штат вы брать не планируете — отдайте написание писем на аутсорс в “Письмодел”. С 2019 года пакетные решения обойдутся значительно дешевле, чем единоразовое написание писем.
Интересно узнать об этом больше? Пишите в комментариях или личных сообщениях и получите персональное предложение на выгодных условиях.

© 2019, Валентина Коренная. Все права защищены.