Я очень хочу, чтобы в вашей жизни были поводы для написания только приятных писем: благодарностей, поздравлений, писем о сотрудничестве и коммерческих предложений. Более того, я с радостью помогу вам в этом.

Но, увы, в последнее время ко мне обращаются не только за письмами о сотрудничестве, а с просьбами решить сложную ситуацию в бизнесе, в жизни. Сложные письма писать всегда сложно, особенно когда обуревают эмоции возмущения, обиды и отчаяния.

В таких ситуациях приходится превращаться не просто в специалиста по написанию деловых писем, а в следователя-адвоката, задача которого помочь решить проблему, а не написать одно или несколько писем за деньги.

Как выбрать адресата, когда весь мир против вас?

  1. Главное не падать духом. Сделайте глубокий вдох – глубокий выдох. И так до тех пор, пока кипящие эмоции не стихнут.
  2. Объективно посмотрите на ситуацию со стороны.
    1. Распишите имеющиеся факты и рассортируйте их на те, которые работают против вас и те, которые вам добавляют плюсиков в «карму».
    2. Вычеркните все, что не имеет документального подтверждения или основано на ваших домыслах. Только документы, видео, аудиозаписи, улики.
    3. Четко сформулируйте цель – конечный результат.

Например, ваша цель вернуться на прежнее место работы после неприятного инцидента и увольнения.

  1. Задайте себе вопрос «Как достичь цель?»

 

в письме главное - понимание цели

  • Что я должен сделать, чтобы достичь цели?

 

 

 

  1. Доказать свою невиновность 
  • Получить вещдок того, что меня оклеветали, вынудили сделать что-то под угрозой;
  • Получить положительные отзывы и т.п.
  1. Заручиться поддержкой влиятельных людей

  • Попросить помощи у руководителя, который вас хорошо знает

  •  

    Обратиться за консультацией по вашему вопросу к начальнику безопасности

  1. Найти первопричину возникновения сложностей
  2. Связаться с человеком, который может помочь ее устранить
  3. Предложить сотрудничество с акцентом на опыте и квалификации.

 

 

И так по каждой цели – подробнейший план достижения задачи и подзадачи. Гораздо проще действовать, когда у вас есть четкий план действий. Да, в процессе он может видоизмениться, да могут появиться корректировки, но будет четкое понимание, что и зачем вы делаете.

  1. Кто мне может помочь в достижении цели?
  2. Чего не хватает для аргументации? Как добыть то, чего не хватает?
  3. Представьте себя на месте своего адресата. Оцените свои аргументы с точки зрения его позиции?
  1. Составьте список тех лиц, которые могут достичь вашей цели и напишите напротив каждого, каким образом он может помочь.

Например.

В.Н. – может походатайствовать, дать рекомендации, попросить.

Г.М. – может предоставить по запросу информацию о таком-то событии.

Р.Д. – лицо, принимающее решения о приеме на работу.

Н.Б. – серый кардинал, который правит балом, может устранить скрытое препятствие в достижении цели.

Как написать нужному человеку письмо и получить от  этого максимальный эффект?

Вы собрали всю необходимую информацию, точно знаете, что вам нужно и чем могут помочь разные люди.

  1. Теперь ваша задача убедить нужных вам людей помочь именно тем, что нужно вам. Помощь может быть разнообразнейшей:
  • Предоставить необходимую информацию;
  • Выполнить просьбу;
  • Дать рекомендации или походатайствовать;
  • Выполнить конкретные действия и т.п.
  1. Чтобы каждое письмо имело максимальный эффект сформулируйте цели к каждому письму.

Например.

В.Н. – ваш бывший начальник, знает вас как образцового работника. Он занимает должность руководителя в другом регионе. Он может походатайствовать, дать рекомендации, попросить принять вас на работу.

Значит, цель вашего письма может быть:

 – получить рекомендательное письмо от В.Н.

— просьба походатайствовать за вас о возвращении в должность к руководителю вашего региона.

— Просьба дать совет, как поступить вам в сложившейся ситуации и к кому обратиться за помощью.

Ваша задача выбрать тот вариант, который в вашем конкретном случае будет наиболее эффективен. В зависимости от цели будет формироваться содержание письма. Если вы просите рекомендации, то вам не нужно описывать вашу печально сложившуюся ситуацию.

Если же речь идет о ходатайстве, то придется описать, что стало причиной вашего ухода с работы и быть готовым к отказу в ходатайстве.

  1. В зависимости от цели будет формироваться и структура письма и подбор аргументов и фактов, которые нужно дать.
  2. Учитывайте, что факты, которые для вас являются аргументом, к примеру, вашей невиновности, другими могут быть восприняты иначе, вплоть до обратного эффекта.
  3. Следите, чтобы изложенные факты были изложены нейтрально и отстраненно от эмоций.

Да, этот неприятный факт был, да я виноват в инциденте, но это связано с моим эмоциональным состоянием, связанным, к примеру, с состоянием здоровья дочери, пережившей несколько операций кряду, и не имело злого умысла.

  1. Уважайте время адресата – у него крайне плотный график и каждая минута на счету. Поэтому постарайтесь кратко и емко выразить свою мысль и убедить в необходимости помочь вам. В идеале, до одного листа А4 14 кеглем Times New Roman. Или же, еще лучше – один экран почтового сервиса.

Самая большая ошибка – писать подробности на 2-3 страницы. У вас болит, вы возмущены, но примите, что это ваша проблема, а адресат от нее крайне далек. Вам от него нужно не сочувствие и понимание, а конкретная помощь.

  1. Учтите, что важно в начале письма пояснить, почему вы обращаетесь к нему. Сделайте ему комплимент – это всегда приятно, располагает адресата к вам.
  2. Выделите суть своего обращения жирным написанием. Это должен быть короткий абзац в 1-3 небольших предложения (2-4 строчки)...
  3. Не забывайте о выгоде адресата, когда о чем-то просите. Найдите ответ на вопрос, почему адресат должен выполнить вашу просьбу. Это работает и повышает шансы получить желаемое.

Подведем итог. Чтобы написать эффективное письмо, важно понимать кому и зачем вы пишите, что конкретно даст вам это действие и учитывать позицию адресата к вашему вопросу.

Если вам показалось все это очень сложным алгоритмом, и вы не знаете, как подступиться к вашей задаче – обращайтесь. Разберемся с вашей проблемой в комплексе и напишем все необходимые письма.

Кстати, о гарантиях. Письма – это один из этапов в достижении вашей цели – инструмент. А достижение цели не зависит только от инструмента. Письма могут помочь, вскрыть некие скрытые возможности или препятствия. Поэтому письмо может быть более или менее эффективным, но никак не может гарантировать 100% положительный результат. Ответ на него зависит от массы факторов, которые не зависят ни от вас, ни от меня как исполнителя.

Мы можем сделать с вами все от нас зависящее, чтобы увеличить шансы на успех, но это не будет гарантией. Но, как показывает опыт, правильно сформулированная в письме задача для адресата повышает шансы на получение положительного результата на 51 %.

Если вам понравилась статья, поделитесь ею в социальных сетях с друзьями!

© 2017, Валентина Коренная. Все права защищены.