Я вам пишу, чего же боле?.. Или как написать эффективное деловое письмо
Я очень хочу, чтобы в вашей жизни были поводы для написания только приятных писем: благодарностей, поздравлений, писем о сотрудничестве и коммерческих предложений. Более того, я с радостью помогу вам в этом.
Но, увы, в последнее время ко мне обращаются не только за письмами о сотрудничестве, а с просьбами решить сложную ситуацию в бизнесе, в жизни. Сложные письма писать всегда сложно, особенно когда обуревают эмоции возмущения, обиды и отчаяния.
В таких ситуациях приходится превращаться не просто в специалиста по написанию деловых писем, а в следователя-адвоката, задача которого помочь решить проблему, а не написать одно или несколько писем за деньги.
Как выбрать адресата, когда весь мир против вас?
- Главное не падать духом. Сделайте глубокий вдох – глубокий выдох. И так до тех пор, пока кипящие эмоции не стихнут.
- Объективно посмотрите на ситуацию со стороны.
- Распишите имеющиеся факты и рассортируйте их на те, которые работают против вас и те, которые вам добавляют плюсиков в «карму».
- Вычеркните все, что не имеет документального подтверждения или основано на ваших домыслах. Только документы, видео, аудиозаписи, улики.
- Четко сформулируйте цель – конечный результат.
Например, ваша цель вернуться на прежнее место работы после неприятного инцидента и увольнения.
- Задайте себе вопрос «Как достичь цель?»
- Что я должен сделать, чтобы достичь цели?
И так по каждой цели – подробнейший план достижения задачи и подзадачи. Гораздо проще действовать, когда у вас есть четкий план действий. Да, в процессе он может видоизмениться, да могут появиться корректировки, но будет четкое понимание, что и зачем вы делаете.
- Кто мне может помочь в достижении цели?
- Чего не хватает для аргументации? Как добыть то, чего не хватает?
- Представьте себя на месте своего адресата. Оцените свои аргументы с точки зрения его позиции?
- Составьте список тех лиц, которые могут достичь вашей цели и напишите напротив каждого, каким образом он может помочь.
Как написать нужному человеку письмо и получить от этого максимальный эффект?
Вы собрали всю необходимую информацию, точно знаете, что вам нужно и чем могут помочь разные люди.
- Теперь ваша задача убедить нужных вам людей помочь именно тем, что нужно вам. Помощь может быть разнообразнейшей:
- Предоставить необходимую информацию;
- Выполнить просьбу;
- Дать рекомендации или походатайствовать;
- Выполнить конкретные действия и т.п.
- Чтобы каждое письмо имело максимальный эффект сформулируйте цели к каждому письму.
- В зависимости от цели будет формироваться и структура письма и подбор аргументов и фактов, которые нужно дать.
- Учитывайте, что факты, которые для вас являются аргументом, к примеру, вашей невиновности, другими могут быть восприняты иначе, вплоть до обратного эффекта.
- Следите, чтобы изложенные факты были изложены нейтрально и отстраненно от эмоций.
- Уважайте время адресата – у него крайне плотный график и каждая минута на счету. Поэтому постарайтесь кратко и емко выразить свою мысль и убедить в необходимости помочь вам. В идеале, до одного листа А4 14 кеглем Times New Roman. Или же, еще лучше – один экран почтового сервиса.
Самая большая ошибка – писать подробности на 2-3 страницы. У вас болит, вы возмущены, но примите, что это ваша проблема, а адресат от нее крайне далек. Вам от него нужно не сочувствие и понимание, а конкретная помощь.
- Учтите, что важно в начале письма пояснить, почему вы обращаетесь к нему. Сделайте ему комплимент – это всегда приятно, располагает адресата к вам.
- Выделите суть своего обращения жирным написанием. Это должен быть короткий абзац в 1-3 небольших предложения (2-4 строчки)...
- Не забывайте о выгоде адресата, когда о чем-то просите. Найдите ответ на вопрос, почему адресат должен выполнить вашу просьбу. Это работает и повышает шансы получить желаемое.
Подведем итог. Чтобы написать эффективное письмо, важно понимать кому и зачем вы пишите, что конкретно даст вам это действие и учитывать позицию адресата к вашему вопросу.
Если вам показалось все это очень сложным алгоритмом, и вы не знаете, как подступиться к вашей задаче – обращайтесь. Разберемся с вашей проблемой в комплексе и напишем все необходимые письма.
Кстати, о гарантиях. Письма – это один из этапов в достижении вашей цели – инструмент. А достижение цели не зависит только от инструмента. Письма могут помочь, вскрыть некие скрытые возможности или препятствия. Поэтому письмо может быть более или менее эффективным, но никак не может гарантировать 100% положительный результат. Ответ на него зависит от массы факторов, которые не зависят ни от вас, ни от меня как исполнителя.
Мы можем сделать с вами все от нас зависящее, чтобы увеличить шансы на успех, но это не будет гарантией. Но, как показывает опыт, правильно сформулированная в письме задача для адресата повышает шансы на получение положительного результата на 51 %.
Если вам понравилась статья, поделитесь ею в социальных сетях с друзьями!
© 2017, Валентина Коренная. Все права защищены.