Записи с меткой деловая корреспонденция письмо

Правила написания электронного делового письма

0

Электронное деловое письмоСвязи и отношения в бизнесе решают все. Одним из инструментов поддержания взаимовыгодных отношений с коллегами, партнерами, поставщиками является деловая переписка. Деловое письмо, грамотно и умело составленное, позволяет создать позитивный имидж компании.
Электронная переписка плавно вытесняет бумажные письма.Традиционную еще используют для пересылки договоров, доверенностей и прочих деловых, нотариально заверенных, бумаг.

Электронное письмо помогает справиться с задачами, требующими быстрого решения: согласование заказов, информационные рассылки, техническое согласование, коммерческие предложения и мелкие вопросы по взаимодействию организаций.

Несмотря на некоторые отличия, и для электронной деловой корреспонденции, и для традиционной выделяется общая структура изложения письма: введение, основная часть и заключение.

В электронном письме важно в конце письма написать контактные данные.

Как минимум указываются:

  • телефон;
  • сайт проекта;
  • если нужно, фактический адрес и другие реквизиты.

Электронное письмо всегда более лаконичное и краткое, однако, о правильном оформлении такого послания нельзя забывать:
1. «Тема» — заполняем всегда. Она должна отражать суть обращения, чтобы привлечь внимание адресата.
2. «Кому» — располагается e-mail и имя адресата.
3. В поле «Копия» вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с текстом письма. О том, кто должен ознакомиться с текстом письма, основной адресат будет знать. Получатели, указанные в копии не должны вмешиваться в переписку и отвечать на письмо, но при необходимости, могут корректировать общий ход переписки.
4. Поле «Скрытая копия» используется для того, чтобы основной получатель не узнал о факте отправки письма дополнительным адресатам. А если нужно сделать массовую рассылку эта функция поможет скрыть ваши контакты от всех получателей. Но использование этого поля неэтично при рабочей переписке внутри компании.
5. Кнопка «Ответить всем» применяется чтобы ответить тем, кто прикреплен в копиях начального письма. Список получателей можно всегда отредактировать добавив или удалив нежелательных.
6. Функцией отметки о важности письма лучше не злоупотреблять. Этот флажок советуют использовать только в действительно важных и редких случаях. Правильнее предупредить получателя звонком или смс. Сейчас почтовые программы зачастую удаляют в папку спам письма с пометкой важности. Лучше срочность обозначить в теме письма.

Стиль оформления таких писем – официально-деловой. Мысли нужно выражать максимально четко и кратко. Суть вопроса надо излагать четко без излишних ненужных деталей.

Следите за грамотностью в письме, соблюдайте правила пунктуации и орфографии.

По мнению Саши Карепиной: главную мысль следует  озвучивать в начале каждого абзаца. Следует делать акцент на выгодах адресата от выполнения той или иной просьбы или действия.

Что касается смайлов в деловой переписке, насчет их использования много споров. Отправитель, который использует в своих письмах смайлы, кажется более дружелюбным. Учеными доказано, что человеческая реакция на смайл такая же, как на реальное лицо с улыбкой. Вместе с тем официально смайлики в деловой переписке запрещены. Как копромисс: улыбающийся смайлик только в корпоративной переписке.

Подпись лучше отделить пустой строкой о общего текста письма. Сокращения в подписи недопустимы. Адресату должно быть понятно, как обратиться к собеседнику в ответном письме. Нужно указать должность отправителя и название организации, а также способы связи, то есть номера телефонов компании и личный (если есть), ссылку на официальный сайт, электронный адрес для связи.

Уведомление о прочтении – это сообщение, которое приходит отправителю после того, как его откроет получатель. Запрашивать его стоит только в исключительных случаях. Конечно, это свидетельствует о том, что вы волнуетесь, дошло ли ваше письмо, но, как и в случае с отметкой о важности, получателю лучше позвонить и выяснить все, что вас интересует лично. Также уместно попросить сообщить о получении письма лично или по телефону короткой фразой после основного текста. Запрос о прочтении может трактоваться как признак недоверия к партнеру и может вызвать у него недовольство и раздражение.

Электронная почта – связь с другими людьми. Здесь действуют правила делового этикета.

На электронные письма обязательно нужно отвечать — это дань вежливости. В рабочее время срок ответа не должен превышать 3-4 часов. 24 часа — это максимум который можно позволить. и то лучше сразу после прочтения написать краткое письмо «Мы получили Ваше письмо, ознакомились с его содержанием, но развернутый ответ вышлем в течение 2 дней». Если время ответа превысило срок в три дня, это воспринимается как отказ от общения и сильно бьет по вашей репутации.

Для того чтобы получатель не проигнорировал письмо и ответил, можно воспользоваться простыми советами:

  • Если письмо слишком объемное, разделите его на параграфы. Структурированный текст поможет быстрее понять, о чем речь, и найти нужную информацию.
  • Обращайтесь к конкретному человеку, а не к группе людей. Персональное обращение мотивирует на отклик.
  • Обращайте внимание на время, выходные и праздничные дни. Письма лучше отправлять утром, многие проверяют почту в начале рабочего дня. Если письмо отправлено в праздники, оно рискует быть утерянным среди поздравительных и рекламных писем.

Будьте внимательны в деловой переписке, и вы добьетесь уважения среди деловых партнеров.

9 причин заказать письмо на pismodel-vk.ru

0

9 причин воспользоваться услугой по написанию деловых писем на заказ на сайте Письмодел
1. Вы экономите время на собственноручное написание письма.
2. Вы получаете несколько версий письма для конкретно поставленной задачи.
3. Вы получаете опыт написания качественного и эффективного делового письма.
4. Вы получаете при необходимости бесплатную консультацию.
5. Вы получаете правильно оформленное по ГОСТ 2003 деловое письмо.
6. Мы используем все возможные в конкретной ситуации способы и методы убеждения вашего адресата.
7. За фиксированную стоимость мы работаем до желаемого вами результата.
8. Цены на услуги на сайте Письмодел более, чем либеральные.
9. У нас вы можете заказать деловое письмо на английском и на русском языке.

Задать вопрос                                            Заказать

Письмо о сотрудничестве: общие рекомендации

0

Необходимо написать деловое письмо? В первую очередь, подумайте о конечной цели, чего требуется добиться: повысить продажи, подтолкнуть клиента к оплате, предложить свою кандидатуру в роли дилера, составить письмо с претензией, поздравлением, соболезнованиями, приглашением и т.д. Опираясь на нужный результат, прорабатывается структура письма.

Основы ведения деловой переписки

В написании писем руководствуйтесь официально-деловым стилем, предложения должны быть понятными и краткими. Передавайте суть вопроса без отступлений, используйте стандартные фразы, не противоречащие этикету деловой переписки. Описание должно быть простым, нейтральным, без витиеватых оборотов речи, эмоциональных проявлений. И всегда помните о правилах орфографии и пунктуации.

Деловое письмо составляется на одну тему, либо на несколько близких по смыслу. Нужно обратиться в одну и ту же компанию с различными предложениями? Напишите несколько писем. Получение ответа не заставит себя ждать, так как по правилам деловой переписки менеджер отвечает на каждое письмо, кроме ознакомительных. Соответственно, и вы должны отвечать без задержек, четко и ясно расписывая ответы. Задержка с ответом приравнивается к отказу от сотрудничества.

Структура письма

В зависимости от задач, можно использовать следующие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Борщевский!» — официальное обращение, ставящее рамки общения;
  • «Уважаемая Валентина Иннокентьевна!» — менее дистанциированное обращение официального характера;
  • «Уважаемые господа!» — пишется в случае коллективного обращения.

Текст делится на блоки, каждый из них несет свою смысловую нагрузку:

  1. В начале идет пояснение: описываются причины и цели написания письма.
  2. Следующий блок содержит в себе предложение, отталкивающееся от сути, описанной выше. Со своей точки зрения предлагается решение проблемы, описывается просьба или предложение, даются рекомендации.
  3. Конечный блок состоит из краткого освещения итогов. Вы резюмируете «надеемся, что…», «уверенны…».

Как написать письмо о сотрудничестве

Одним из распространенных видов письма – предложение сотрудничества потенциальному партнеру, другими словами, коммерческое предложение, в котором может быть предложена покупка или продажа товара, услуги. Используется для обращения к привлекательной компании с предложением о сотрудничестве. Как же написать документ грамотно и эффективно?

В описание входит информация о компании, ее деятельности, и, самое главное, о преимуществах сотрудничества с вами. В конце или начале текста указываются реквизиты, оформляются отдельно (например, в виде «шапки»). По стандартам необходимо указать название предприятия и данные о нем. Важно отметить исполнителя, поставить дату и подпись.

При создании документа ориентируйтесь на следующее разделение:

  1. Описание компании – кратко поясните, чем занимается ваша организация, тем самым вы расставите взаимовыгодные акценты.
  2. Основной текст – конкретно и ясно опишите цель обращения, укажите преимущества работы именно с вами, расскажите о возможностях вашей организации. Обсуждение деталей оставьте для личной встречи, главная задача этого блока – вызвать интерес к вам, желание сотрудничать.
  3. Условия – опишите ряд действий, требующихся от компании-партнера для начала совместной работы, что бы вы хотели, чтобы они сделали.

Бизнес-тексты – это не просто набор шаблонных и стереотипных фраз. Создавая коммерческое предложение, нужно нести ответственность за каждое слово. Каждый текст пишется в своем индивидуальном звучании, указывающем на нужные нюансы и особенности.

Структура не является обязательной, варьировать форму и текстовое содержание можно, как угодно, лишь бы переделки принесли результат. Всегда стоит помнить о грамотности и сжатой подаче информации. Пусть в глаза бросается только нужное и интересное.

Предложение о сотрудничестве – пример письма

Для более четкого понимания предлагается изучить пример письма о сотрудничестве.

Уважаемый партнер!

Наша организация занимается производством типовых и индивидуальных металлоконструкций для дальнейшего использования в станкостроении, машиностроении, строительной отрасли, в промышленно-производственных предприятиях.

Высокая точность исполнения и оперативность – принципы нашей работы.

Наши услуги:

  • Разработка чертежей и конструкторской документации;
  • Модульное конструирование, включающее весь цикл работ;
  • Отдельные виды обработки металлов (гибка, сварка, резка, покраска).

Мы ориентируемся на результат и гарантируем качественное выполнение заказа. Нужна крупная серия изделий? Добро пожаловать в прайс с оптовыми ценами! Требуется изготовление штучного экземпляра? Лояльная стоимость обеспечена. Цена одного изделия на рынке металлообработки начинается от 20 руб., у нас порог от 10 руб. Экономьте разумно.

Будем рады рассмотреть ваши предложения по взаимовыгодному сотрудничеству!

С уважением,

представительство компании «Металл» в г. Пятигорск:

Сидорова П.П.

Тел. 8-800-000-000

Помните о том, что потенциального партнера нужно «зацепить», понравиться ему настолько, чтобы он назначил личную встречу.

Как оформить деловое письмо

Текст печатается на фирменном бланке, который оформлен в общем стиле и содержит следующую информацию: правовая форма, наименование, адрес, телефоны. Также бланк может содержать логотип организации, e-mail, сайт – на усмотрение. Написание бизнес-текста на корпоративном бланке указывает на состоятельность и солидность компании, являясь примером поговорки «встречают по одёжке».

Письмо печатается в регламентированном формате – слева отступ должен быть не меньше 3 см, правый не меньше 1,5 см, используемый шрифт Times New Roman, 12 размер, междустрочный интервал одинарный. Если в письме больше одного листа, со второго сверху по центру оформляется нумерация. При наличии приложений, нумеруется каждое, в конце письма указывается полный список с названием каждого.

В верхнем правом углу указывается данные о получателе: название фирмы, кому адресовано письмо (должность, ФИО). Выравнивание текста по левому краю, обозначается дата и регистрационный номер исходящей корреспонденции. Если документ составляется в ответ, необходимо добавить, на какое письмо вы отвечаете.

Далее идет заголовок отцентрированный посередине, если в этом есть необходимость. Заголовком может выступать обращение к получателю.

Текст коммерческого предложения – визитная карточка предприятия. Продуманное и «цепляющее» описание не всегда получается создать самостоятельно. Не можете расставить нужные акценты? Деловое письмо на заказ поможет в привлечении нужных вам организаций — за дело берутся профессионалы! Получите образец, используйте его, вносите в него изменения, и используйте снова!

Заказать

Если статья была полезна для Вас — поделитесь ею с друзьями.

Напишите в комментариях, что бы Вы еще хотели узнать о письмах о сотрудничестве. Мы стремимся стать лучше и полезнее для Вас.

Краткий обзор видов деловых писем

0

                                Деловая корреспонденция – это важнейший способ коммуникации в бизнесе, а также оперативного управления процессом деятельности организации или учреждения. С его помощью, происходит обмен информацией между членами общества, компаниями и учреждениями. Это налаживание личностных контактов, демонстрация заинтересованности в дальнейшем общении. Иными словами – это служебная переписка.

Рассмотрим основные виды деловой корреспонденции:
1. Письмо просьба. В таком виде корреспонденции излагается просьба, при этом акцент ставится на заинтересованность компании в ее исполнении.

Уважаемый Олег Олегович! Просим Вас организовать встречу выпускников 1999 года, которая состоится в ДК «Энергетик», 21.08.2016 года.
Буду очень Вам признателен.

С уважением, директор 1-ой школы,

Иванов К.К.

2. Сопроводительное письмо. Зачастую, такое, письмо отправляется адресату с пакетом документов. Его содержание – дополнительное разъяснение к этому же документу.

Направляем Вам, на подписание документы по договору № 155/78 от 14.08.2014 года, за декабрь 2015 года.
Приложения:
1. Акт об оказании услуг по ремонту компьютерной техники;
2. Счета на оплату услуг;
3. Счет-фактура
С уважением,

менеджер компании «Анкор»

Людинов Л.В.

3. Письмо сообщение. В таком письме содержится информация, которая не требует ответа на него.

Уважаемый Андрей Олегович!

Сообщаем Вам что 21.11.2013, компания «Черномор Маркет» не работает в связи с проведением ремонтных работ. Возобновление работы планируется 22.11.2013 года.

Благодарим за понимание.
Администрация компании «Черномор Маркет».

4. Письмо подтверждение. В этом виде деловой корреспонденции, содержится подтверждение о получении чего-либо (документа, предмета и т.д.).

Официально подтверждаем о том, что ремонтантная бригада «Строй», прибила в компанию «Керш», по указанному адресу и в указанное время.

С уважением,

администрация фирмы.

5. Письмо напоминание. Напоминание о чем-либо, например: о невыполнении задания и какие последствия могут от этого быть.

Напоминаем Вам, что в соответствии с инструкцией №21, необходимо сдать рабочую форму до 14.01.2014 года, в случае невыполнения данного условия, с заработной платы будет снята денежная сумма, в размере 220 грн. 55 коп.
С уважением,

администрация супермаркета «Орех»

6. Письмо приглашение. Отправляется в том случае, когда хочется проявить внимание и подчеркнуть уважение к тем, кого приглашаешь на официальное мероприятие. В нем указывают: дату, время и место, где состоится мероприятие.

Компания «АртКреатив», приглашает Вас, посетить нашу художественную выставку «Крылья», которая состоится 21.09.2013 года в выставочном центре. Мы будем рады Вам.
С уважением,

администрация компании.

7. Письмо благодарность. Выражается благодарность, за какую либо помощь или выполненное задание.

ТОВ «Райский сад», выражает свою благодарность за содеянную помощь, в подготовке Новогоднего корпоратива, следующим сотрудникам: Сидорова Ю.Л., Лях Т.О., Паш Р.Д.
С уважением,

директор компании «Райский сад»

8. Гарантийное письмо. Главная цель – подтверждение выполнения определенных обязанностей, организации и отдельному кругу лиц.
Данным письмом, ТОВ «Русь» подтверждает свою готовность, заключить договор с компанией «Строй», которая занимается ремонтным обеспечением
С уважением,

менеджер компании Смирнов К.Ю.

9. Служебные сообщения (деловая записка). Документ, который адресован руководителю учреждения с объяснительным изложением сложившейся ситуации или любого другого вопроса.

Довожу до Вашего сведения, то, что сегодня, 14.10.2014, инспектор по кадрам Лебедь Т.Д. пришла с опозданием на работу. Прошу принять соответствующие меры.
Начальник отдела по работе с персоналом

Лопур О.Т.

10. Факсограмма. Получаемая с помощью факса копия документа на бумажном носителе.

А какие письма чаще всего пишете Вы? Напишите об этом в комментариях.

Если статья вам понравилась и была полезной поделитесь ею с друзьями в соцсетях.

Есть вопросы? Задайте их автору сайта лично Задать вопрос 

 

Виды деловой корреспонденции

2

Деловая корреспонденция – это важный способ письменной коммуникации между деловыми партнерами и коллегами. С его помощью происходит обмен информацией между коллегами и деловыми партнерами. Основная цель деловой корреспонденции — обмен информацией и анализ той или иной ситуации. К деловой корреспонденции относят всю служебную переписку, а также телеграммы, телефонограммы, факсы, деловые и коммерческие письма, а также вся электронная переписка между сотрудниками и внешними партнерами.
Деловое письмо — это документ для передачи и обмена официальной информацией. Официальное деловое письмо отправляется в государственные учреждения, партнерам и коллегам в пределах страны или в международном формате.

Деловое письмо по форме отправления может быть:

  • конвертное — отправляется почтой;
  • электронное — предается по электронной почте;
  • факсовое — предается с помощью факсимильной связи.

Телеграмма — краткое сообщение, которое передают через телеграфную связь. Сейчас используется редко.

Телефонограмма — это информационное сообщение, переданное по телефону и точно зафиксированное на бумаге. Сейчас используется редко.

Служебная переписка — это вся переписка в пределах одной организации между коллегами и подразделениями, направленная на координацию работы и нормальное функционирование всех систем организации.
Рассмотрим главные виды деловой корреспонденции. Всю деловую корреспонденцию условно можно разделить на письма:

  • коммерческого и некоммерческого характера;
  • требующие ответа и информативные;
  • индивидуальные и коллективные;
  • регламентированные и нерегламентированные;
  • официальные, полуофициальные, служебные, международные.

На сегодняшний день наиболее распространенным видом деловой корреспонденции является электронное письмо. Его используют и для служебной переписки в пределах компании, и для официальных писем партнерам и высокопоставленным чиновникам и даже для официальных международных писем.
Воспользуйтесь услугами нашего сайта.
Заказать

А вы используете чаще бумажные или электронные письма?

Напишите в комментариях ниже. Если статья было для Вас полезной, поделитесь ею с друзьями в соцсетях.

 

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх