Записи с меткой деловое письмо

Правила современного делового письма: тема, обращение и приветствие

1

правила деловой перепискиПравила деловой переписки: как достигать целей

15 лет назад, мой коллега был несказанно счастлив, когда провел первую в своей жизни сделку с использованием электронной почты и ICQ. До этого всегда приходилось обмениваться многочисленными звонками, пересылать оригиналы документов.

Сегодня мало кто уже помнит о мессенджере ICQ. В бизнесе появилось за это время много инноваций: канули в лету бумажные письма и факсы, но электронная почта держит свои позиции, являясь ключевым элементом деловых коммуникаций.

Каким должно быть современное деловое письмо?

Написание бумажных писем требовало соблюдения целого ряда канонов. Они отличались избитыми канцелярскими клише и стандартным набором фраз, которые зачастую не имели ничего общего с пользой для адресата. Электронная почта свободна от этих формальностей

Но как часто вы сталкивались с тем, что адресат не прочитал ваше письмо, не придал ему значение и вам приходиться снова и снова напоминать о себе, звонить, ловить человека в коридоре, чтобы  решить зачастую незначительный вопрос? Вот простые правила, чтобы избежать этого:

  1.    Уделите внимание теме письма

Чтобы ваше сообщение не затерялось среди других, и его своевременно прочли, следует четко и понятно формулировать тему. Она должна быть лаконичной и понятной адресату.

Сравните.

Тема из реальных писем

Как можно улучшить

Как это работает

Сотрудничество с «Шмельтелекомом»

Сотрудничество с «Шмельтелекомом». Задачи на ноябрь

Цепочка переписки о сотрудничестве может иметь множество аспектов и подтем. Указывайте в каждом письме подтему – ключевую мысль или цель письма.

Новый заказ

Заказ на рекламу от пекарни «Кренделек». Задачи и сроки.

Новых заказов может быть много. И даже в рамках работы с одним проектом может быть много аспектов. Указание деталей в теме письма позволяет легко находить нужную информацию.

Сотрудничество

О реализации новой линейки товаров от российской компании в «Соберисам»

Понимание, о чем пойдет речь в письме о сотрудничестве позволяет управлять вниманием адресата, повышая эффективность ваших писем.

Приглашение на семинар

Приглашение на бесплатный бизнес-семинар от КА «Обозрение» 25-27 ноября

Человек должен понять из темы письма, интересен ли подобный формат мероприятия ему или нет в этот период. Может быть уже полгода назад у руководителя запланирована деловая поездка к зарубежным партнерам именно на эти даты – зачем тогда тратить его время.

О заказе

Михаил: подготовить отчет о работе над заказом от «Скипидарчик»

Марина: список конкурентов «Скипидарчик», провести анализ

Евгений: ответ заказчика по исходникам

Корпоративная почта с указанием задачи для конкретного сотрудника делает слаженной работу всей команды, каждый видит письмо для себя и задачи по проекту для остальных сотрудников.

Сперва, придумывание длинных названий писем вызывает затруднения. Но потерпите два-три дня и вы увидите, что результативность вашей переписки возрастет многократно. За счет уточнения темы мы упрощаем адресату задачу по поиску нужного письма и информации в нем. Когда на email за день приходит 50-500 писем и каждое пятое с названием «Сотрудничество» или «О заказе», крайне сложно ориентироваться в них. Выделяйтесь, уточняя детали темы. Это привлекает внимание.

В погоне за вниманием адресата не стоит перегибать палку. Темы вроде: «Важно!», «600% прибыли за 2 месяца», «Стань нашим партнером и экономь до 100000 в год!», «Внимание! Мегановость» рискуют отправиться в спам либо автоматически, либо вручную. Вы солидный и образованный человек — не опускайтесь до дешевых уловок спамеров, которые всем изрядно надоели. Это не по-деловому и вызывает только раздражение.

Резюмируем, понятная тема имеет такую формулу:

О чем письмо + ключевая мысль.

Совет: Соблюдайте правило «одно письмо — один информационный повод» — тогда определить тему будет проще.

Приветствие и обращение – классика делового общения

Электронное письмо начинают, согласно деловому этикету,  с приветствия или обращения.

Это может быть консервативное и официальное «Уважаемый Иван Иванович!». Такая форма подойдет для переписки с руководством и партнерами, в общении с которыми у вас существует дистанция.

Менее формально выглядит приветствие «Здравствуйте, Иван Иванович!», «Добрый день, Иван!». Такая форма не противоречит  официально-деловому стилю приветствия  и будет уместна для общения с деловыми партнерами, заказчиками и коллегами, с которыми работаете не первый раз.

Как обращаться к адресату?

Современные нормы делового общения позволяют обращаться как по имени отчеству, так и просто по имени. Как же обратиться? Если вы видели, как подписывается адресат, обязательно обращайтесь соответственно.

 

Например:

С уважением,

Иванов Иван Иванович,

директор по развитию ОАО «ПромТехЭлектроникс».

 

Тогда обращаемся:

Здравствуйте, Иван Иванович!

 

Если подпись такая:

С уважением,

Петр Добров,

директор ООО «Проактивность»

 

То обращаемся

Здравствуйте, Петр!

 

Если вы пишите впервые, и нормы корпоративной культуры компании вам неизвестны, то обращение по имени отчеству не обидит адресата точно.

 

Приемлемы в деловом обращении приветствия:

Здравствуйте!

Добрый день!

Доброе утро!

Добрый вечер!

 

Не применяйте приветствие «Доброго времени суток!», этот оборот давно ассоциируется с письмами из спам-рассылок. Если боитесь не угадать со временем прочтения письма, то используйте «Добрый день», ведь это работа, а значит, рабочий день, даже если далеко за полночь.

 

Крайне некорректно начинать письма без обращения, приветствия, да еще и на языке субкультуры:

 

Бро, я создаю проект,могу с тобой сотрудничать ровно полгода, ты получаешь % (договоримся) от заработка компании, на этом проекте. У меня вопрос — имеешь опыт редактирования сайтов на CMS drypal. И ещё чем ты можешь помочь из перечисленного

*Создание видеоролика о компании

*Реконструкция сайта на CMS

*Веб дизайн

Что-то другое

К сожалению, таких примеров немало среди стартаперов, что сводит их старания к нулю.

Если тема письма составлена понятно, а обращение выбрано верно, ваше письмо будет удостоено внимания. Помните, что ваш адресат — занятой человек и не имеет роскоши тратить время на глупости и ерунду. Позаботьтесь о нем и сэкономьте его и свое время.

Продолжение о написании понятных писем читайте в следующей статье.

Нужна консультация в оформлении делового письма по правилам? Сомневаетесь в эффективности? Получите консультацию от эксперта по деловой переписке или закажите деловое письмо.

 

Шрифт деловых писем

0

Многие задаются вопросом, в каком шрифте писать деловое письмо.

Постараемся прояснить этот вопрос.

На первый взгляд, все просто и стандартно. Требования к оформлению делового письма прописаны в ГОСТ-2003. Подробнее об оформлении по ГОСТу.

Особенности использования шрифта в бумажном письме

Для делового письма в бумажной форме стандартным является шрифт Times New Roman 12-14 кегля. Для заголовка используют шрифт размером 10 пт. Размер шрифта обращения можно сделать 14 кеглем, а основной текст — 12. 

Если письмо короткое и вмещается на листе А4 без проблем, то безоговорочно шрифт текста письма 14 пт, с полуторным интервалом и отступами между абзацами 6 пт.

Но, наверняка, вам не однажды приходилось сталкиваться с ситуацией, когда текст письма чуть-чуть не влазит на одну страницу или принципиальным является написание письма не более одной страницы.

Что делать в таких случаях?

Как вместить на А4, то что вмещаться не хочет?

Вам придется поиграть со шрифтами и интервалами.

  1. Перечитайте письмо и подумайте, что лишнее и можно опустить, переформулировать. нет ли повторов. Если в тексте уже все хорошо, а текст не вмещается — переходите ко второму шагу операции «Впихнуть невпихуемое».

шрифт в деловом письме

  1. Уменьшите шрифт текста до 12 пт. Если с задачей справились — прекрасно. Если нет — переходим к следующему этапу.

  1. Войдите во вкладку Абзац и выберите одинарный интервал и сохраните изменения. Помогло? Если нет — извращаемся дальше.

  1. Снова вкладка Абзац — Интервал — междустрочный = Одинарный. Интервал Перед\После = 0 пт. Помогло? Нет? А сколько еще осталось? Если 1-2 строчки, то можно выиграть их за счет махинаций с полями, шрифтом 11,5 пт. Если больше — вернитесь к редакции текста или верните первоначальное оформление — пусть текст будет на двух листах. Деловое письмо до 3 листов А4 считаются нормой (не забудьте вставить нумерацию страниц).

Недостатки метода «впихнуть невпихуемое»

Текст становится менее удобочитаемым.

Нарушение требований ГОСТа.

Шрифт для электронного делового письма

Электронное деловое письмо предполагает использование стандартных инструментов почтового клиента.

  • Используйте шрифт без засечек не менее 12-14 размера. 
  • Важную информацию уместно выделить жирным начертанием или курсивом.
  • Подпись оформляйте шрифтом с засечками, чтобы она выделялась на фоне текста письма.
  • Обращение-приветствие выделяйте размеров и жирностью.
  • Выбор шрифта в электронном письме также может регулироваться нормами корпоративной культуры или разработанным для вашей компании шаблоном.

 

бизнес тексты на заказ

Бизнес письма

 

Написание бизнес писем по всем правилам: достигайте целей на этапе переписки

  • Экономьте от 120 минут до 8 часов времени на творческих муках;
  • достигайте цели в письме;
  • формируйте позитивный имидж;
  • убеждайте;
  • закрывайте партнеров на сделку.

Решайте важные вопросы, пока письмо партнерам пишет специалист!

Поставьте задачу, дайте исходные данные и ваше  письмо с бизнес предложением уже в работе.

Почему написание бизнес писем на заказ удобно?

Написание бизнес писем — работа преимущественно рутинная. Если у вас есть секретарь, то чаще всего это его работа.

Однако бывает, что хочется сказать так много, что вместо бизнес письма получается «гурьевская каша».Свежий взгляд на ситуацию от эксперта поможет разложить все по полочкам, грамотно изложить информацию и расставить акценты.

  1. Чтобы сэкономить рабочее время секретаря, который в рутине текущей работы утратил способность мыслить объективно, а на переписывание времени нет.
  2. Если у вас нет секретаря и помощника, а написание писем — часть вашей работы как руководителя, то одно рожденное в муках письмо может стоить вам целого дня работы и бессонной ночи. И не факт, что вы добьетесь желанного результата.
  3. В приоритете подготовка к ответственному мероприятию, а  написание бизнес писем одна из задач, на которую катастрофически не хватает времени.
  4. Для вас важно отправлять партнерам по бизнесу качественные и убедительные письма, но содержание секретаря экономически нецелесообразно.
  5. Ситуация сложная. Слов нет — одни эмоции. Нужен свежий взгляд на ситуацию и грамотное изложение необходимой информации, будь то требования или извинения.

Какие бизнес письма заказать вы можете?

Письмо партнеру по бизнесу вы можете заказать любое в зависимости от ситуации. Это может быть бизнес письмо:

  • информирующего характера — для сообщения важной информации. К ним относятся  ответы на запросы, приглашения, информационные письма, письма отчеты и т.п.;
  • сопроводительные письма к документам и пересылаемым вложениям, в том числе сопроводительное письмо к коммерческому предложению;
  • коммуникативного характера для решения конфликтных ситуаций, извинения, признания вины, разъяснения, ответы на обоснованную и необоснованную претензию;
  • письма-договоренности — по результатам телефонного разговора или личной встречи;
  • этикетные  или имиджевые письма — благодарственные, поздравительные, соболезнования, приглашения, извинения;
  • продающие письма — коммерческие предложения и предложения о сотрудничестве.[/alert-note]

На сайте Письмодел Вы можете заказать бизнес письмо на русском языке. Однако если есть необходимость написать партнерам письмо на английском языке, то у нас есть переводчик, который переведет текст бизнес письма на английский язык профессионально после согласования содержания с вами.

Как сопутствующую услугу мы предлагаем оформление текстов деловых бизнес писем согласно требованиям ГОСТа и бизнес-этикету, конвертацию в формат *pdf, оформление на вашем бланке. Возможно по договоренности дизайнерское оформление коммерческих предложений и сопутствующих презентаций, маркетинг-китов.

При заказе текста бизнес письма все сопутствующие консультации о стратегии ведения переписки, формате коммуникации и оформления проводятся бесплатно.

Не дайте себе забуксовать — делегируйте.

Ваша экономия — стоимость 2-8 часов рабочего времени!

Заказать

 

Правила написания электронного делового письма

0

Электронное деловое письмоСвязи и отношения в бизнесе решают все. Одним из инструментов поддержания взаимовыгодных отношений с коллегами, партнерами, поставщиками является деловая переписка. Деловое письмо, грамотно и умело составленное, позволяет создать позитивный имидж компании.
Электронная переписка плавно вытесняет бумажные письма.Традиционную еще используют для пересылки договоров, доверенностей и прочих деловых, нотариально заверенных, бумаг.

Электронное письмо помогает справиться с задачами, требующими быстрого решения: согласование заказов, информационные рассылки, техническое согласование, коммерческие предложения и мелкие вопросы по взаимодействию организаций.

Несмотря на некоторые отличия, и для электронной деловой корреспонденции, и для традиционной выделяется общая структура изложения письма: введение, основная часть и заключение.

В электронном письме важно в конце письма написать контактные данные.

Как минимум указываются:

  • телефон;
  • сайт проекта;
  • если нужно, фактический адрес и другие реквизиты.

Электронное письмо всегда более лаконичное и краткое, однако, о правильном оформлении такого послания нельзя забывать:
1. «Тема» — заполняем всегда. Она должна отражать суть обращения, чтобы привлечь внимание адресата.
2. «Кому» — располагается e-mail и имя адресата.
3. В поле «Копия» вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с текстом письма. О том, кто должен ознакомиться с текстом письма, основной адресат будет знать. Получатели, указанные в копии не должны вмешиваться в переписку и отвечать на письмо, но при необходимости, могут корректировать общий ход переписки.
4. Поле «Скрытая копия» используется для того, чтобы основной получатель не узнал о факте отправки письма дополнительным адресатам. А если нужно сделать массовую рассылку эта функция поможет скрыть ваши контакты от всех получателей. Но использование этого поля неэтично при рабочей переписке внутри компании.
5. Кнопка «Ответить всем» применяется чтобы ответить тем, кто прикреплен в копиях начального письма. Список получателей можно всегда отредактировать добавив или удалив нежелательных.
6. Функцией отметки о важности письма лучше не злоупотреблять. Этот флажок советуют использовать только в действительно важных и редких случаях. Правильнее предупредить получателя звонком или смс. Сейчас почтовые программы зачастую удаляют в папку спам письма с пометкой важности. Лучше срочность обозначить в теме письма.

Стиль оформления таких писем – официально-деловой. Мысли нужно выражать максимально четко и кратко. Суть вопроса надо излагать четко без излишних ненужных деталей.

Следите за грамотностью в письме, соблюдайте правила пунктуации и орфографии.

По мнению Саши Карепиной: главную мысль следует  озвучивать в начале каждого абзаца. Следует делать акцент на выгодах адресата от выполнения той или иной просьбы или действия.

Что касается смайлов в деловой переписке, насчет их использования много споров. Отправитель, который использует в своих письмах смайлы, кажется более дружелюбным. Учеными доказано, что человеческая реакция на смайл такая же, как на реальное лицо с улыбкой. Вместе с тем официально смайлики в деловой переписке запрещены. Как копромисс: улыбающийся смайлик только в корпоративной переписке.

Подпись лучше отделить пустой строкой о общего текста письма. Сокращения в подписи недопустимы. Адресату должно быть понятно, как обратиться к собеседнику в ответном письме. Нужно указать должность отправителя и название организации, а также способы связи, то есть номера телефонов компании и личный (если есть), ссылку на официальный сайт, электронный адрес для связи.

Уведомление о прочтении – это сообщение, которое приходит отправителю после того, как его откроет получатель. Запрашивать его стоит только в исключительных случаях. Конечно, это свидетельствует о том, что вы волнуетесь, дошло ли ваше письмо, но, как и в случае с отметкой о важности, получателю лучше позвонить и выяснить все, что вас интересует лично. Также уместно попросить сообщить о получении письма лично или по телефону короткой фразой после основного текста. Запрос о прочтении может трактоваться как признак недоверия к партнеру и может вызвать у него недовольство и раздражение.

Электронная почта – связь с другими людьми. Здесь действуют правила делового этикета.

На электронные письма обязательно нужно отвечать — это дань вежливости. В рабочее время срок ответа не должен превышать 3-4 часов. 24 часа — это максимум который можно позволить. и то лучше сразу после прочтения написать краткое письмо «Мы получили Ваше письмо, ознакомились с его содержанием, но развернутый ответ вышлем в течение 2 дней». Если время ответа превысило срок в три дня, это воспринимается как отказ от общения и сильно бьет по вашей репутации.

Для того чтобы получатель не проигнорировал письмо и ответил, можно воспользоваться простыми советами:

  • Если письмо слишком объемное, разделите его на параграфы. Структурированный текст поможет быстрее понять, о чем речь, и найти нужную информацию.
  • Обращайтесь к конкретному человеку, а не к группе людей. Персональное обращение мотивирует на отклик.
  • Обращайте внимание на время, выходные и праздничные дни. Письма лучше отправлять утром, многие проверяют почту в начале рабочего дня. Если письмо отправлено в праздники, оно рискует быть утерянным среди поздравительных и рекламных писем.

Будьте внимательны в деловой переписке, и вы добьетесь уважения среди деловых партнеров.

 

Цены на услуги

Услуга написание делового бизнес письма, цены

Услуги по написанию деловых писем на заказСайт Письмодел — это полезный сервис для частных лиц и представителей бизнеса, которые столкнулись с проблемой или сложностями при написании одного или нескольких деловых писем.

Для вас открыты два направления:

  • бизнес-письма;
  • написание делового письма от частных лиц.

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», я даю согласие на обработку персональных данных

 

 

Письма для бизнесаБизнес-письма

Задача этой услуги освободить время частным предпринимателям, начинающим бизнесменам и владельцам малого или интернет-бизнеса на развитие бизнеса.

С помощью написанных на заказ деловых писем для бизнеса вы можете:

  • увеличить продажи;
  • завязать полезные связи;
  • начать сотрудничество на выгодных для вас условиях;
  • решить проблему и договориться с наименьшими потерями. 

Какие письма можно заказать?

  • Сложные письма партнерам, коллегам, учредителям.
  • Письма о сотрудничестве;
  • Письма с бизнес предложением;
  • Этикетные деловые письма;
  • Благодарственные и рекомендательные письма; 
  • Письма-ответы;
  • Просьбы;
  • Приглашения и другие по запросу.

 

Цены на работу с такими письмами стартуют от 1500 р. и зависят от сложности ситуации, срочности и вида письма.

 

Деловые письма на заказЧастные деловые письма на заказ

Не знаете что писать, чтобы решить свою проблему?

Мы поможем сдвинуться с мертвой точки для решения проблемы с помощью грамотно составленного письма или серии писем. Предложим последовательную стратегию достижения цели с помощью серии писем разным адресатам и оформим это по всем правилам деловой переписки  проблему или попытаться найти возможные решения. Вы не знаете , что и как написать — я помогу вам это сделать.

Составляем все виды деловых писем:

  • в госучреждения;
  • руководителям;
  • чиновникам;
  • в правительство;
  • президенту.

Цена от 1200 р. за письмо.

 

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», я даю согласие на обработку персональных данных.

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх