Записи с меткой электронное деловое письмо

Шрифт деловых писем

0

Многие задаются вопросом, в каком шрифте писать деловое письмо.

Постараемся прояснить этот вопрос.

На первый взгляд, все просто и стандартно. Требования к оформлению делового письма прописаны в ГОСТ-2003. Подробнее об оформлении по ГОСТу.

Особенности использования шрифта в бумажном письме

Для делового письма в бумажной форме стандартным является шрифт Times New Roman 12-14 кегля. Для заголовка используют шрифт размером 10 пт. Размер шрифта обращения можно сделать 14 кеглем, а основной текст — 12. 

Если письмо короткое и вмещается на листе А4 без проблем, то безоговорочно шрифт текста письма 14 пт, с полуторным интервалом и отступами между абзацами 6 пт.

Но, наверняка, вам не однажды приходилось сталкиваться с ситуацией, когда текст письма чуть-чуть не влазит на одну страницу или принципиальным является написание письма не более одной страницы.

Что делать в таких случаях?

Как вместить на А4, то что вмещаться не хочет?

Вам придется поиграть со шрифтами и интервалами.

  1. Перечитайте письмо и подумайте, что лишнее и можно опустить, переформулировать. нет ли повторов. Если в тексте уже все хорошо, а текст не вмещается — переходите ко второму шагу операции «Впихнуть невпихуемое».

шрифт в деловом письме

  1. Уменьшите шрифт текста до 12 пт. Если с задачей справились — прекрасно. Если нет — переходим к следующему этапу.

  1. Войдите во вкладку Абзац и выберите одинарный интервал и сохраните изменения. Помогло? Если нет — извращаемся дальше.

  1. Снова вкладка Абзац — Интервал — междустрочный = Одинарный. Интервал Перед\После = 0 пт. Помогло? Нет? А сколько еще осталось? Если 1-2 строчки, то можно выиграть их за счет махинаций с полями, шрифтом 11,5 пт. Если больше — вернитесь к редакции текста или верните первоначальное оформление — пусть текст будет на двух листах. Деловое письмо до 3 листов А4 считаются нормой (не забудьте вставить нумерацию страниц).

Недостатки метода «впихнуть невпихуемое»

Текст становится менее удобочитаемым.

Нарушение требований ГОСТа.

Шрифт для электронного делового письма

Электронное деловое письмо предполагает использование стандартных инструментов почтового клиента.

  • Используйте шрифт без засечек не менее 12-14 размера. 
  • Важную информацию уместно выделить жирным начертанием или курсивом.
  • Подпись оформляйте шрифтом с засечками, чтобы она выделялась на фоне текста письма.
  • Обращение-приветствие выделяйте размеров и жирностью.
  • Выбор шрифта в электронном письме также может регулироваться нормами корпоративной культуры или разработанным для вашей компании шаблоном.

 

бизнес тексты на заказ

Бизнес письма

 

Написание бизнес писем по всем правилам: достигайте целей на этапе переписки

  • Экономьте от 120 минут до 8 часов времени на творческих муках;
  • достигайте цели в письме;
  • формируйте позитивный имидж;
  • убеждайте;
  • закрывайте партнеров на сделку.

Решайте важные вопросы, пока письмо партнерам пишет специалист!

Поставьте задачу, дайте исходные данные и ваше  письмо с бизнес предложением уже в работе.

Почему написание бизнес писем на заказ удобно?

Написание бизнес писем — работа преимущественно рутинная. Если у вас есть секретарь, то чаще всего это его работа.

Однако бывает, что хочется сказать так много, что вместо бизнес письма получается «гурьевская каша».Свежий взгляд на ситуацию от эксперта поможет разложить все по полочкам, грамотно изложить информацию и расставить акценты.

  1. Чтобы сэкономить рабочее время секретаря, который в рутине текущей работы утратил способность мыслить объективно, а на переписывание времени нет.
  2. Если у вас нет секретаря и помощника, а написание писем — часть вашей работы как руководителя, то одно рожденное в муках письмо может стоить вам целого дня работы и бессонной ночи. И не факт, что вы добьетесь желанного результата.
  3. В приоритете подготовка к ответственному мероприятию, а  написание бизнес писем одна из задач, на которую катастрофически не хватает времени.
  4. Для вас важно отправлять партнерам по бизнесу качественные и убедительные письма, но содержание секретаря экономически нецелесообразно.
  5. Ситуация сложная. Слов нет — одни эмоции. Нужен свежий взгляд на ситуацию и грамотное изложение необходимой информации, будь то требования или извинения.

Какие бизнес письма заказать вы можете?

Письмо партнеру по бизнесу вы можете заказать любое в зависимости от ситуации. Это может быть бизнес письмо:

  • информирующего характера — для сообщения важной информации. К ним относятся  ответы на запросы, приглашения, информационные письма, письма отчеты и т.п.;
  • сопроводительные письма к документам и пересылаемым вложениям, в том числе сопроводительное письмо к коммерческому предложению;
  • коммуникативного характера для решения конфликтных ситуаций, извинения, признания вины, разъяснения, ответы на обоснованную и необоснованную претензию;
  • письма-договоренности — по результатам телефонного разговора или личной встречи;
  • этикетные  или имиджевые письма — благодарственные, поздравительные, соболезнования, приглашения, извинения;
  • продающие письма — коммерческие предложения и предложения о сотрудничестве.[/alert-note]

На сайте Письмодел Вы можете заказать бизнес письмо на русском языке. Однако если есть необходимость написать партнерам письмо на английском языке, то у нас есть переводчик, который переведет текст бизнес письма на английский язык профессионально после согласования содержания с вами.

Как сопутствующую услугу мы предлагаем оформление текстов деловых бизнес писем согласно требованиям ГОСТа и бизнес-этикету, конвертацию в формат *pdf, оформление на вашем бланке. Возможно по договоренности дизайнерское оформление коммерческих предложений и сопутствующих презентаций, маркетинг-китов.

При заказе текста бизнес письма все сопутствующие консультации о стратегии ведения переписки, формате коммуникации и оформления проводятся бесплатно.

Не дайте себе забуксовать — делегируйте.

Ваша экономия — стоимость 2-8 часов рабочего времени!

Заказать

 

Правила написания электронного делового письма

0

Электронное деловое письмоСвязи и отношения в бизнесе решают все. Одним из инструментов поддержания взаимовыгодных отношений с коллегами, партнерами, поставщиками является деловая переписка. Деловое письмо, грамотно и умело составленное, позволяет создать позитивный имидж компании.
Электронная переписка плавно вытесняет бумажные письма.Традиционную еще используют для пересылки договоров, доверенностей и прочих деловых, нотариально заверенных, бумаг.

Электронное письмо помогает справиться с задачами, требующими быстрого решения: согласование заказов, информационные рассылки, техническое согласование, коммерческие предложения и мелкие вопросы по взаимодействию организаций.

Несмотря на некоторые отличия, и для электронной деловой корреспонденции, и для традиционной выделяется общая структура изложения письма: введение, основная часть и заключение.

В электронном письме важно в конце письма написать контактные данные.

Как минимум указываются:

  • телефон;
  • сайт проекта;
  • если нужно, фактический адрес и другие реквизиты.

Электронное письмо всегда более лаконичное и краткое, однако, о правильном оформлении такого послания нельзя забывать:
1. «Тема» — заполняем всегда. Она должна отражать суть обращения, чтобы привлечь внимание адресата.
2. «Кому» — располагается e-mail и имя адресата.
3. В поле «Копия» вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с текстом письма. О том, кто должен ознакомиться с текстом письма, основной адресат будет знать. Получатели, указанные в копии не должны вмешиваться в переписку и отвечать на письмо, но при необходимости, могут корректировать общий ход переписки.
4. Поле «Скрытая копия» используется для того, чтобы основной получатель не узнал о факте отправки письма дополнительным адресатам. А если нужно сделать массовую рассылку эта функция поможет скрыть ваши контакты от всех получателей. Но использование этого поля неэтично при рабочей переписке внутри компании.
5. Кнопка «Ответить всем» применяется чтобы ответить тем, кто прикреплен в копиях начального письма. Список получателей можно всегда отредактировать добавив или удалив нежелательных.
6. Функцией отметки о важности письма лучше не злоупотреблять. Этот флажок советуют использовать только в действительно важных и редких случаях. Правильнее предупредить получателя звонком или смс. Сейчас почтовые программы зачастую удаляют в папку спам письма с пометкой важности. Лучше срочность обозначить в теме письма.

Стиль оформления таких писем – официально-деловой. Мысли нужно выражать максимально четко и кратко. Суть вопроса надо излагать четко без излишних ненужных деталей.

Следите за грамотностью в письме, соблюдайте правила пунктуации и орфографии.

По мнению Саши Карепиной: главную мысль следует  озвучивать в начале каждого абзаца. Следует делать акцент на выгодах адресата от выполнения той или иной просьбы или действия.

Что касается смайлов в деловой переписке, насчет их использования много споров. Отправитель, который использует в своих письмах смайлы, кажется более дружелюбным. Учеными доказано, что человеческая реакция на смайл такая же, как на реальное лицо с улыбкой. Вместе с тем официально смайлики в деловой переписке запрещены. Как копромисс: улыбающийся смайлик только в корпоративной переписке.

Подпись лучше отделить пустой строкой о общего текста письма. Сокращения в подписи недопустимы. Адресату должно быть понятно, как обратиться к собеседнику в ответном письме. Нужно указать должность отправителя и название организации, а также способы связи, то есть номера телефонов компании и личный (если есть), ссылку на официальный сайт, электронный адрес для связи.

Уведомление о прочтении – это сообщение, которое приходит отправителю после того, как его откроет получатель. Запрашивать его стоит только в исключительных случаях. Конечно, это свидетельствует о том, что вы волнуетесь, дошло ли ваше письмо, но, как и в случае с отметкой о важности, получателю лучше позвонить и выяснить все, что вас интересует лично. Также уместно попросить сообщить о получении письма лично или по телефону короткой фразой после основного текста. Запрос о прочтении может трактоваться как признак недоверия к партнеру и может вызвать у него недовольство и раздражение.

Электронная почта – связь с другими людьми. Здесь действуют правила делового этикета.

На электронные письма обязательно нужно отвечать — это дань вежливости. В рабочее время срок ответа не должен превышать 3-4 часов. 24 часа — это максимум который можно позволить. и то лучше сразу после прочтения написать краткое письмо «Мы получили Ваше письмо, ознакомились с его содержанием, но развернутый ответ вышлем в течение 2 дней». Если время ответа превысило срок в три дня, это воспринимается как отказ от общения и сильно бьет по вашей репутации.

Для того чтобы получатель не проигнорировал письмо и ответил, можно воспользоваться простыми советами:

  • Если письмо слишком объемное, разделите его на параграфы. Структурированный текст поможет быстрее понять, о чем речь, и найти нужную информацию.
  • Обращайтесь к конкретному человеку, а не к группе людей. Персональное обращение мотивирует на отклик.
  • Обращайте внимание на время, выходные и праздничные дни. Письма лучше отправлять утром, многие проверяют почту в начале рабочего дня. Если письмо отправлено в праздники, оно рискует быть утерянным среди поздравительных и рекламных писем.

Будьте внимательны в деловой переписке, и вы добьетесь уважения среди деловых партнеров.

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх