Записи с меткой форматирование

Письмо о сотрудничестве: общие рекомендации

0

Необходимо написать деловое письмо? В первую очередь, подумайте о конечной цели, чего требуется добиться: повысить продажи, подтолкнуть клиента к оплате, предложить свою кандидатуру в роли дилера, составить письмо с претензией, поздравлением, соболезнованиями, приглашением и т.д. Опираясь на нужный результат, прорабатывается структура письма.

Основы ведения деловой переписки

В написании писем руководствуйтесь официально-деловым стилем, предложения должны быть понятными и краткими. Передавайте суть вопроса без отступлений, используйте стандартные фразы, не противоречащие этикету деловой переписки. Описание должно быть простым, нейтральным, без витиеватых оборотов речи, эмоциональных проявлений. И всегда помните о правилах орфографии и пунктуации.

Деловое письмо составляется на одну тему, либо на несколько близких по смыслу. Нужно обратиться в одну и ту же компанию с различными предложениями? Напишите несколько писем. Получение ответа не заставит себя ждать, так как по правилам деловой переписки менеджер отвечает на каждое письмо, кроме ознакомительных. Соответственно, и вы должны отвечать без задержек, четко и ясно расписывая ответы. Задержка с ответом приравнивается к отказу от сотрудничества.

Структура письма

В зависимости от задач, можно использовать следующие варианты обращения:

  • «Уважаемый господин Борщевский!» — официальное обращение, ставящее рамки общения;
  • «Уважаемая Валентина Иннокентьевна!» — менее дистанциированное обращение официального характера;
  • «Уважаемые господа!» — пишется в случае коллективного обращения.

Текст делится на блоки, каждый из них несет свою смысловую нагрузку:

  1. В начале идет пояснение: описываются причины и цели написания письма.
  2. Следующий блок содержит в себе предложение, отталкивающееся от сути, описанной выше. Со своей точки зрения предлагается решение проблемы, описывается просьба или предложение, даются рекомендации.
  3. Конечный блок состоит из краткого освещения итогов. Вы резюмируете «надеемся, что…», «уверенны…».

Как написать письмо о сотрудничестве

Одним из распространенных видов письма – предложение сотрудничества потенциальному партнеру, другими словами, коммерческое предложение, в котором может быть предложена покупка или продажа товара, услуги. Используется для обращения к привлекательной компании с предложением о сотрудничестве. Как же написать документ грамотно и эффективно?

В описание входит информация о компании, ее деятельности, и, самое главное, о преимуществах сотрудничества с вами. В конце или начале текста указываются реквизиты, оформляются отдельно (например, в виде «шапки»). По стандартам необходимо указать название предприятия и данные о нем. Важно отметить исполнителя, поставить дату и подпись.

При создании документа ориентируйтесь на следующее разделение:

  1. Описание компании – кратко поясните, чем занимается ваша организация, тем самым вы расставите взаимовыгодные акценты.
  2. Основной текст – конкретно и ясно опишите цель обращения, укажите преимущества работы именно с вами, расскажите о возможностях вашей организации. Обсуждение деталей оставьте для личной встречи, главная задача этого блока – вызвать интерес к вам, желание сотрудничать.
  3. Условия – опишите ряд действий, требующихся от компании-партнера для начала совместной работы, что бы вы хотели, чтобы они сделали.

Бизнес-тексты – это не просто набор шаблонных и стереотипных фраз. Создавая коммерческое предложение, нужно нести ответственность за каждое слово. Каждый текст пишется в своем индивидуальном звучании, указывающем на нужные нюансы и особенности.

Структура не является обязательной, варьировать форму и текстовое содержание можно, как угодно, лишь бы переделки принесли результат. Всегда стоит помнить о грамотности и сжатой подаче информации. Пусть в глаза бросается только нужное и интересное.

Предложение о сотрудничестве – пример письма

Для более четкого понимания предлагается изучить пример письма о сотрудничестве.

Уважаемый партнер!

Наша организация занимается производством типовых и индивидуальных металлоконструкций для дальнейшего использования в станкостроении, машиностроении, строительной отрасли, в промышленно-производственных предприятиях.

Высокая точность исполнения и оперативность – принципы нашей работы.

Наши услуги:

  • Разработка чертежей и конструкторской документации;
  • Модульное конструирование, включающее весь цикл работ;
  • Отдельные виды обработки металлов (гибка, сварка, резка, покраска).

Мы ориентируемся на результат и гарантируем качественное выполнение заказа. Нужна крупная серия изделий? Добро пожаловать в прайс с оптовыми ценами! Требуется изготовление штучного экземпляра? Лояльная стоимость обеспечена. Цена одного изделия на рынке металлообработки начинается от 20 руб., у нас порог от 10 руб. Экономьте разумно.

Будем рады рассмотреть ваши предложения по взаимовыгодному сотрудничеству!

С уважением,

представительство компании «Металл» в г. Пятигорск:

Сидорова П.П.

Тел. 8-800-000-000

Помните о том, что потенциального партнера нужно «зацепить», понравиться ему настолько, чтобы он назначил личную встречу.

Как оформить деловое письмо

Текст печатается на фирменном бланке, который оформлен в общем стиле и содержит следующую информацию: правовая форма, наименование, адрес, телефоны. Также бланк может содержать логотип организации, e-mail, сайт – на усмотрение. Написание бизнес-текста на корпоративном бланке указывает на состоятельность и солидность компании, являясь примером поговорки «встречают по одёжке».

Письмо печатается в регламентированном формате – слева отступ должен быть не меньше 3 см, правый не меньше 1,5 см, используемый шрифт Times New Roman, 12 размер, междустрочный интервал одинарный. Если в письме больше одного листа, со второго сверху по центру оформляется нумерация. При наличии приложений, нумеруется каждое, в конце письма указывается полный список с названием каждого.

В верхнем правом углу указывается данные о получателе: название фирмы, кому адресовано письмо (должность, ФИО). Выравнивание текста по левому краю, обозначается дата и регистрационный номер исходящей корреспонденции. Если документ составляется в ответ, необходимо добавить, на какое письмо вы отвечаете.

Далее идет заголовок отцентрированный посередине, если в этом есть необходимость. Заголовком может выступать обращение к получателю.

Текст коммерческого предложения – визитная карточка предприятия. Продуманное и «цепляющее» описание не всегда получается создать самостоятельно. Не можете расставить нужные акценты? Деловое письмо на заказ поможет в привлечении нужных вам организаций — за дело берутся профессионалы! Получите образец, используйте его, вносите в него изменения, и используйте снова!

Заказать

Если статья была полезна для Вас — поделитесь ею с друзьями.

Напишите в комментариях, что бы Вы еще хотели узнать о письмах о сотрудничестве. Мы стремимся стать лучше и полезнее для Вас.

Маленькие секреты форматирования

0

В институте, где я начинала свою карьеру, четко соблюдались все каноны официально-деловой переписки. Тогда я впервые столкнулась с деловыми письмами. До сих пор помню, что меня больше всего поразила необходимость читать серые монолитные блоки текста. Их сложно было дочитать до конца. Складывалось ощущение, что письмо не закончится никогда, а вникать в его смысл вообще не хотелось. Тогда я впервые задумалась о необходимости упрощения текста за счет форматирования для облегчения визуально-психологического восприятия.
Деловое письмо – это, в какой-то мере, продающий текст. Оно продает нашу позицию, идею, просьбу или претензию. В таком случае, к нему должны быть применимы и способы оформления и уловки, как и к продающим текстам.
Однако деловая переписка – это область строгих правил и консерватизма. Здесь нет, или, если точнее, очень мало места для применения средств визуального форматирования.
Устная речь позволяет делать едва заметные смысловые акценты на важных моментах, рекламный текст использует весь спектр возможностей типографии, а в деловом письме нельзя лишний раз сделать выделение жирным шрифтом или курсивом. Разве это справедливо?
Как сделать текст делового письма удобочитаемым, расставить акценты и при этом не нарушить канонов официально-делового стиля?

1. Абзацы и структурирование
Абзацные отступы в издании должны быть одинаковыми независимо от кегля отдельных частей текста. Допустимые отклонения в текстах разных кеглей 1 п.
Для упрощения восприятия текста важно текстовый монолит структурировать и разделить на абзацы.
Конкретика. Каждый абзац должен содержать и развивать одну мысль, подчиненную общей идее письма. Первые слова каждого абзаца должны отражать его основную мысль, которую вы собираетесь в нем развивать. Важно, чтобы абзацы были небольшие (в среднем, 4-6 строк). Чтобы монотонность не усыпляла внимание читателя, старайтесь делать абзацы разными по длине, чередуя длинные и короткие абзацы с нерегулярной частотой. Между абзацами хорошо оставлять пространство, делая их «воздушными». Этот прием позволит облегчить восприятие текста при чтении. Однако лучше не создавать воздушности вокруг очень коротких абзацев. Тогда лучше использовать красную строку.
Структурирование – это выделение перечислений в тексте за счет нумерации или маркеров. Оно упрощает восприятие перечислений, выделяет основное. Если пунктов менее пяти, то лучше использовать маркеры, а если более – то посчитайте пункты за читателя, пронумеровав их.

2. Шрифт
Существует огромное количество самых различных шрифтов. У каждого отдельного шрифта есть своё название, причём многие из них существуют в различных вариантах основного вида и рисунка. Шрифт должен привлечь внимание читателя и помочь ему сосредоточиться на чтении текста, выделить наиболее важные аргументы.
Человеческий глаз воспринимает не отдельные буквы, а группы букв или слов. Это свойство глаза, охватывать группы букв, их форму, а также определённую длину строк является фактором, ускоряющим или замедляющим чтение. Поэтому, помимо рисунка шрифта не менее важно правильно выбрать его размер, расстояние между буквами, строчками, длину строк и расположение текста на странице или листе печатной продукции. По устоявшемуся мнению многих экспертов, строгие прямолинейные шрифты, обладающие «машинными», «техническими» качествами, привлекательнее для мужчин, а у женщин фаворитами являются более округлые и пышные шрифты с выраженными «хвостиками».

Различные исследования показали, что шрифты с засечками читаются легче, так как засечки помогают взгляду передвигаться от буквы к букве, и буквы при этом не сливаются друг с другом. С другой стороны, что буквы без засечек легче читать в шрифтах очень большого или очень малого размера.

              Шрифты с засечками (serif)
Менее сексуально определенны, поскольку сочетают мужскую авторитарность с органичным, гуманистическим стилем, более притягательным для женщин. Различные исследования показали, что шрифты с засечками читаются легче, так как засечки помогают взгляду передвигаться от буквы к букве, и буквы при этом не сливаются друг с другом.
             Шрифты без засечек (sans-serif)
Обладают малым эмоциональным зарядом и ассоциируются с практичностью и здравомыслием. Они несут в себе современное общее начало и являются надежным выбором для тех, кто жаждет гармонии и не озабочен самовыражением посредством шрифтового оформления. Arial наиболее часто выбирается для личной переписки.
             Гарнитурные шрифты
С большими круглыми буквами «О» и «хвостиками» воспринимаются как дружественные и «человечные», возможно потому, что их начертание подражает образу человеческого лица.
Прямолинейные и угловатые шрифты
Ассоциируются с непреклонностью, жестокостью; они характеризуются холодностью, безликостью и механистичностью. В терминах психоанализа их определяют такие выражения, как «эмоционально зажатый» или «крепкий задним умом».
             Шрифты рукописного стиля
Это попытка передать дружелюбие и близкие отношения. В свое время эти шрифты использовались банками, желающими избежать ощущения «казенности» путем имитации в письмах «персональной подписи». Используя рукописные стили, крупные корпорации ставят задачу казаться более дружелюбными, «близкими к народу».
            Декоративные шрифты
Чаще всего их используют, чтобы подчеркнуть новизну, яркость, индивидуальность. Но, лучше никогда не использовать их в качестве основного текста, мало того, что они неудобочитаемы, так еще и эффект пропадает.

  • Стандартный шрифт стандартного размера скрывает все нюансы и акценты. Иногда что-то самое важное можно выделить с помощью жирного шрифта или курсива. При этом следует помнить, что это должно быть оправдано и выделяемый текст должен занимать не более 1-1,5 строки. Больше глаз и мозг не воспринимаю как важную информацию.
  • Акцентировать внимание можно также за счет незначительного разреживания отдельных слов. Визуально это не бросается в глаза, но при чтении создается эффект смыслового ударения на этих словах.
  • Дурным тоном считается использование разного размера шрифта в тексте письма для выделения отдельных слов, и слов, содержащих скрытое сообщение.
    3. Межстрочный интервал.
    Довольно часто на практике используют сокращение междустрочного интервала для экономии места. Нормальным считается одинарный или полуторный интервал. Если письмо вмещается на одной странице – используйте полуторный интервал. Во избежание висячих строк (одна строчка в конце страницы или пол строчки на следующей) можно использовать одинарный интервал, но тогда обязательно должны быть интервалы между абзацами, создающие воздушность. При полуторном интервале можно не делать воздушных абзацев, а использовать красную строку.
    Помните, что люди не любят читать огромные тексты, мелко- и плотно написанные тексты. Облегчите участь своего адресата за счет форматирования текста, а если есть такая возможность, то и воздействуйте на него посредством форматирования.

Коренная Валентина

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх