Записи с меткой письмо

08.02.2016

Знаете ли вы, что деловое письмо – одно из древнейших ремесел, искусств и наук?  Кто не согласен с этим утверждением — пишите в комментариях.

Первые деловыеНаскальные рисунки могли быть первыми письмами о сотрудничестве, информационными письмами, просьбами о помощи письма с просьбой о помощи встречаются в пещерах современной Испании около 30 000 лет назад. Именно их назвали первобытным искусством. Но ученые долго спорили, что же это первобытный декор жилища, сакральные рисунки перед охотой или письмо с просьбой о помощи.

А теперь представьте ледниковый период. Впереди долгая холодная и тяжелая зима. Племя ищет место для зимней стоянки. Вождь племени знает, что нужно запастись провизией. А в этом месте можно добыть только оленину или мамонта (детали несущественны). Но небольшая группа мужчин из одного племени (до 50 человек) не сможет напасть на тысячное стадо свирепых животных. Это неэффективно и опасно. Но вождь знает, что вскоре в этой пещере будут останавливаться еще племена. И он решается оставить им письменное сообщение. По официальным данным, письменности в то время еще не было, поэтому письмо писали в виде схематичных рисунков: «Давайте возле скалы у водопоя нападем на стадо оленей и вместе запасемся провизией на зиму». Основы охоты и перемещения оленей в окрестностях знакомы всем племенам, поэтому такое сообщение оказалось вполне понятным. Человечество пережило ледниковый период и живет до сих пор. Вот вам и искусство делового письма.

Способы передачи просьб, предложений, претензий, отказов и другой информации в разное время и у разных народов были разными. Но писари, умевшие составить хорошее письмо ценились и почитались во все времена.

Поделитесь записью с друзьями в соцсетях.

 

03.02.2016

Подход к написанию писем со времен эпохи Просвещения до наших дней претерпел существенные изменения. Вредный, с позиции современного написания любого письма, совет от Ж. -Ж.Руссо: «Чтобы написать замечательное любовное письмо, ты должен начать писать, не зная, что хочешь сказать, и закончить, не зная, что ты написал». В любви, возможно, это и работает, но любовь клиента на этом не завоюешь.

А каким должно быть любовное письмо на ваш взгляд? напишите об этом в комментариях ниже.

Если заметка для вас была интересна — поделитесь ею с друзьями в социальных сетях.

Деловые поздравления с Новым годом

0

Скоро Новый год — осталось совсем немного времени. Кто-то уже написал и сдал годовые и квартальные отчеты, кто-то еще в поте лица спешит их закончить. Многие готовятся к корпоративным вечеринкам... Словно метель всех закружила предновогодняя суета, приятная и напряженная одновременно.

В этой суете не стоит забывать и о том, что надо написать деловое поздравление с новым годом партнерам, коллегам, клиента.

Кому писать?

Это, кстати, очень непростой вопрос. Деловой этикет поздравления в форме письма — это, с одной стороны, знак внимания и дань вежливости, а с другой — довольно мощный инструмент. Что может этот инструмент?

Привлекать внимание клиента или партнера;

  1. Побуждать к каким-то действиям;
  2. Закреплять сложившиеся отношения;
  3. «продавать» товар, услугу, партнерство, сотрудничество
  4. Выражать Ваше внимание и участие.

 

И по этой причине необходимо поздравлять всех: коллег, клиентов, деловых партнеров — и состоявшихся, и потенциальных.

Когда писать?

Вообще, конечно, логичнее это делать накануне Нового года. Однако накануне — в предновогодней суете сложно найти 2-3 часа свободного времени, чтобы разослать поздравления.

К тому же даже если Вы найдете на это время,  не факт, что ваш адресат найдет время прочитать эти поздравления. Поэтому, как вариант, можно поздравить всех после новогодних каникул с наступившим Новым годом.

Но, мой Вам совет: дабы не прослыть забывчивым и невнимательным, а Ваше письмо все таки прочли, а не случайно отправили в корзину — поздравьте всех дважды — накануне Нового года — с наступающим, а после каникул — с наступившим.

И конечно же, если у Вас нет времени писать и отправлять письма самостоятельно — Вы можете доверить это нам — команде сайта «Письмодел». Мы разработаем эксклюзивные тексты или шаблоны поздравлений для каждого адресата персонально или для целевой группы, учитывая Ваши пожелания. Тексты мы можем составить как на русском, так и на английском языках.

Что писать?

Если Вы решили писать и отправлять письма самостоятельно, то придерживайтесь такой структуры:

  1. кратко опишите результаты сотрудничества уходящего года;
  2. поблагодарите адресата;
  3. новогоднее поздравление-пожелание;
  4. чего вы ожидаете от сотрудничества в Новом году;
  5. побудите к какому-то желаемому действию.

Последний пункт очень важен, чтобы зацепить внимание адресата. Предложить можно что угодно: выгоду, встречу, связь и т.д. и время после новогодних каникул. А когда Вы будете дублировать поздравление с наступившим Новым годом обязательно уточните дату и время встречи, созвона и других деталей контакта.

Как оформить?

Несмотря на то, что это деловое письмо, в рамках электронной переписки допускается использовать праздничные фоны и открытки, в том числе и с элементами анимации.

При этом, конечно же, следует оговорить содержание самих открыток. Это должны быть нейтральные классические и красивые открытки без приколов. И вообще, деловое письмо и юмор плохо совместимы. Ваш малознакомый адресат может оказаться очень обидчивым и усмотреть в поздравлении издевку. Поэтому никаких намеков.
Вот примеры нейтральной открытки.

Вращающаяся новогодняя елка 2016.С Новым годом 2016


Новогодняя анимация 2016.С Новым годом 2016


С Новым Годом!, С Новым Годом 2016 открытки картинки

Если же Вы хотите отправлять письмо в бумажном варианте, то можете выбрать поздравительный бланк для письма.

Письмо должно быть написано шрифтом не менее 14 кегля и вмещаться на бланке.
С наступающим Новым годом!

Маленькие секреты форматирования

0

В институте, где я начинала свою карьеру, четко соблюдались все каноны официально-деловой переписки. Тогда я впервые столкнулась с деловыми письмами. До сих пор помню, что меня больше всего поразила необходимость читать серые монолитные блоки текста. Их сложно было дочитать до конца. Складывалось ощущение, что письмо не закончится никогда, а вникать в его смысл вообще не хотелось. Тогда я впервые задумалась о необходимости упрощения текста за счет форматирования для облегчения визуально-психологического восприятия.
Деловое письмо – это, в какой-то мере, продающий текст. Оно продает нашу позицию, идею, просьбу или претензию. В таком случае, к нему должны быть применимы и способы оформления и уловки, как и к продающим текстам.
Однако деловая переписка – это область строгих правил и консерватизма. Здесь нет, или, если точнее, очень мало места для применения средств визуального форматирования.
Устная речь позволяет делать едва заметные смысловые акценты на важных моментах, рекламный текст использует весь спектр возможностей типографии, а в деловом письме нельзя лишний раз сделать выделение жирным шрифтом или курсивом. Разве это справедливо?
Как сделать текст делового письма удобочитаемым, расставить акценты и при этом не нарушить канонов официально-делового стиля?

1. Абзацы и структурирование
Абзацные отступы в издании должны быть одинаковыми независимо от кегля отдельных частей текста. Допустимые отклонения в текстах разных кеглей 1 п.
Для упрощения восприятия текста важно текстовый монолит структурировать и разделить на абзацы.
Конкретика. Каждый абзац должен содержать и развивать одну мысль, подчиненную общей идее письма. Первые слова каждого абзаца должны отражать его основную мысль, которую вы собираетесь в нем развивать. Важно, чтобы абзацы были небольшие (в среднем, 4-6 строк). Чтобы монотонность не усыпляла внимание читателя, старайтесь делать абзацы разными по длине, чередуя длинные и короткие абзацы с нерегулярной частотой. Между абзацами хорошо оставлять пространство, делая их «воздушными». Этот прием позволит облегчить восприятие текста при чтении. Однако лучше не создавать воздушности вокруг очень коротких абзацев. Тогда лучше использовать красную строку.
Структурирование – это выделение перечислений в тексте за счет нумерации или маркеров. Оно упрощает восприятие перечислений, выделяет основное. Если пунктов менее пяти, то лучше использовать маркеры, а если более – то посчитайте пункты за читателя, пронумеровав их.

2. Шрифт
Существует огромное количество самых различных шрифтов. У каждого отдельного шрифта есть своё название, причём многие из них существуют в различных вариантах основного вида и рисунка. Шрифт должен привлечь внимание читателя и помочь ему сосредоточиться на чтении текста, выделить наиболее важные аргументы.
Человеческий глаз воспринимает не отдельные буквы, а группы букв или слов. Это свойство глаза, охватывать группы букв, их форму, а также определённую длину строк является фактором, ускоряющим или замедляющим чтение. Поэтому, помимо рисунка шрифта не менее важно правильно выбрать его размер, расстояние между буквами, строчками, длину строк и расположение текста на странице или листе печатной продукции. По устоявшемуся мнению многих экспертов, строгие прямолинейные шрифты, обладающие «машинными», «техническими» качествами, привлекательнее для мужчин, а у женщин фаворитами являются более округлые и пышные шрифты с выраженными «хвостиками».

Различные исследования показали, что шрифты с засечками читаются легче, так как засечки помогают взгляду передвигаться от буквы к букве, и буквы при этом не сливаются друг с другом. С другой стороны, что буквы без засечек легче читать в шрифтах очень большого или очень малого размера.

              Шрифты с засечками (serif)
Менее сексуально определенны, поскольку сочетают мужскую авторитарность с органичным, гуманистическим стилем, более притягательным для женщин. Различные исследования показали, что шрифты с засечками читаются легче, так как засечки помогают взгляду передвигаться от буквы к букве, и буквы при этом не сливаются друг с другом.
             Шрифты без засечек (sans-serif)
Обладают малым эмоциональным зарядом и ассоциируются с практичностью и здравомыслием. Они несут в себе современное общее начало и являются надежным выбором для тех, кто жаждет гармонии и не озабочен самовыражением посредством шрифтового оформления. Arial наиболее часто выбирается для личной переписки.
             Гарнитурные шрифты
С большими круглыми буквами «О» и «хвостиками» воспринимаются как дружественные и «человечные», возможно потому, что их начертание подражает образу человеческого лица.
Прямолинейные и угловатые шрифты
Ассоциируются с непреклонностью, жестокостью; они характеризуются холодностью, безликостью и механистичностью. В терминах психоанализа их определяют такие выражения, как «эмоционально зажатый» или «крепкий задним умом».
             Шрифты рукописного стиля
Это попытка передать дружелюбие и близкие отношения. В свое время эти шрифты использовались банками, желающими избежать ощущения «казенности» путем имитации в письмах «персональной подписи». Используя рукописные стили, крупные корпорации ставят задачу казаться более дружелюбными, «близкими к народу».
            Декоративные шрифты
Чаще всего их используют, чтобы подчеркнуть новизну, яркость, индивидуальность. Но, лучше никогда не использовать их в качестве основного текста, мало того, что они неудобочитаемы, так еще и эффект пропадает.

  • Стандартный шрифт стандартного размера скрывает все нюансы и акценты. Иногда что-то самое важное можно выделить с помощью жирного шрифта или курсива. При этом следует помнить, что это должно быть оправдано и выделяемый текст должен занимать не более 1-1,5 строки. Больше глаз и мозг не воспринимаю как важную информацию.
  • Акцентировать внимание можно также за счет незначительного разреживания отдельных слов. Визуально это не бросается в глаза, но при чтении создается эффект смыслового ударения на этих словах.
  • Дурным тоном считается использование разного размера шрифта в тексте письма для выделения отдельных слов, и слов, содержащих скрытое сообщение.
    3. Межстрочный интервал.
    Довольно часто на практике используют сокращение междустрочного интервала для экономии места. Нормальным считается одинарный или полуторный интервал. Если письмо вмещается на одной странице – используйте полуторный интервал. Во избежание висячих строк (одна строчка в конце страницы или пол строчки на следующей) можно использовать одинарный интервал, но тогда обязательно должны быть интервалы между абзацами, создающие воздушность. При полуторном интервале можно не делать воздушных абзацев, а использовать красную строку.
    Помните, что люди не любят читать огромные тексты, мелко- и плотно написанные тексты. Облегчите участь своего адресата за счет форматирования текста, а если есть такая возможность, то и воздействуйте на него посредством форматирования.

Коренная Валентина

  • Контакты

    Валентина Коренная, Письмодел
    E-mail: vplaksina1986@gmail.com
    Skype: vkorennaja
    Телефон: +7 (499) 380-69-58
    +7 (980) 512-37-32
    Viber

  • Skype консультация здесь и сейчас

Вверх