Как правильно написать ответ на официальное письмо, что следует писать в ответе на служебное письмо? Такие вопросы могут возникнуть как у новичков, так и у людей со стажем, когда ответ выходит за рамки привычного.

Я уверена, что написать ответ может каждый, и в большинстве случаев это не вызовет сложностей у исполнителя. Однако мой опыт работы, особенно с официальными письмами и ответами на них, показывает, что выдержанная структура ответа не гарантирует его содержательности для адресата.

Скорость ответа на письмо – это дань деловому этикету. Считается, что прилично давать ответ на электронное письмо в течение дня с момента получения, а оптимальное время – 2 часа.

Если по каким-то причинам вы не можете дать полноценный своевременный ответ, то отправьте сообщение в течение 2 часов с момента получения письма такого содержания:

«Благодарим Вас за письмо. Мы его получили и ознакомились с ним. Как только разберемся с вашей ситуацией – сразу отправим ответ. Скорее всего это произойдет в течение 48 часов».

Кстати, почтовые программы позволяют настроить отправку такого письма автоматически через определенное время. Так Вы отдадите дань вежливости и выиграете время на ответ.

Обязательного развернутого ответа требуют:

  • письма-запросы
  • претензии и жалобы
  • приглашения и сопроводительные письма.

Письма о сотрудничестве и коммерческие предложения требуют ответа, но холодные предложения, если они не заинтересовали адресата могут так и остаться без ответа. Если же предложение интересно, то следует написать ответ на него

Как написать хороший ответ на письмо?

Возьмем для примера официальное письмо о сотрудничестве.Пример официального письма о сотрудничестве

Алгоритм ответа на любое письмо на примере ответа на официальное письмо о сотрудничестве.

  1. Обращение

Обратитесь к адресату, используя информацию пришедшего письма.

Здравствуйте, Сергей Сергеевич!

  1. Покажите, что читали письмо, на которое отвечаете

Благодарю Вас за [за интересное предложение о сотрудничестве]. Мы ознакомились с Вашим предложением, но хотели бы уточнить некоторые детали.

  1. Уточните вопрос, на который Вы отвечаете

Если я правильно понимаю, Вы хотите, чтобы каждый вторник сотрудники нашего фонда приезжали в разные учебные заведения района Бибирево г. Москвы с воспитательными беседами для школьниками.

  1. Укажите источник, на который ссылаетесь, отвечая на письмо

Согласно плану мероприятий на 2015 год в Московской области наши сотрудники смогут осуществлять беседы только по средам. Однако волонтеры нашего фонда могут делать это в любой день.

Если в письме есть вопрос, то дайте на него ответ

  1. Напишите свое пожелание или просьбу к адресату, касаемо данного вопроса.

Свяжитесь, пожалуйста, с нашим менеджером по телефону 30 марта по телефону ХХХХХХХ до 12.00, чтобы уточнить детали сотрудничества.

  1. Поставьте подпись

С уважением, Иван Иванович.

  1. Оставьте свои контактные данные

Контакты:

e- mail: ii@mail.ru

телефон +7*****98

Конечно же, каждое письмо индивидуально, и говорить об универсальном алгоритме ответа не стоило бы. Но отвечая на письмо важно помнить, что Ваш ответ должен быть написан так, чтобы у адресата не возникало сомнений, что письмо адресовано ему, а не кому-то другому.

Воздерживайтесь от шаблонных ответов, а если пользуетесь ими, то хотя бы убедитесь в том что шаблон отвечает на вопрос.

Помните, что письмо должно быть исчерпывающим и побуждать к определенным действиям.

Если у Вас возникают сложности при написании ответов, Вы можете задать вопрос консультанту или заказать письмо. Опытный специалист поможет Вам подготовить ответ на любое сложное письмо.

Задать вопрос                                                                             Заказать

КОРЕННАЯ Валентина Игоревна,

филолог, автор тренинга «Навыки делового письма»

на сайте www.mental-skills.ru

Москва, Россия