Электронное деловое письмоСвязи и отношения в бизнесе решают все. Одним из инструментов поддержания взаимовыгодных отношений с коллегами, партнерами, поставщиками является деловая переписка. Деловое письмо, грамотно и умело составленное, позволяет создать позитивный имидж компании.
Электронная переписка плавно вытесняет бумажные письма.Традиционную еще используют для пересылки договоров, доверенностей и прочих деловых, нотариально заверенных, бумаг.

Электронное письмо помогает справиться с задачами, требующими быстрого решения: согласование заказов, информационные рассылки, техническое согласование, коммерческие предложения и мелкие вопросы по взаимодействию организаций.

Несмотря на некоторые отличия, и для электронной деловой корреспонденции, и для традиционной выделяется общая структура изложения письма: введение, основная часть и заключение.

В электронном письме важно в конце письма написать контактные данные.

Как минимум указываются:

  • телефон;
  • сайт проекта;
  • если нужно, фактический адрес и другие реквизиты.

Электронное письмо всегда более лаконичное и краткое, однако, о правильном оформлении такого послания нельзя забывать:
1. «Тема» — заполняем всегда. Она должна отражать суть обращения, чтобы привлечь внимание адресата.
2. «Кому» — располагается e-mail и имя адресата.
3. В поле «Копия» вносят e-mail получателей, которым необходимо ознакомиться с текстом письма. О том, кто должен ознакомиться с текстом письма, основной адресат будет знать. Получатели, указанные в копии не должны вмешиваться в переписку и отвечать на письмо, но при необходимости, могут корректировать общий ход переписки.
4. Поле «Скрытая копия» используется для того, чтобы основной получатель не узнал о факте отправки письма дополнительным адресатам. А если нужно сделать массовую рассылку эта функция поможет скрыть ваши контакты от всех получателей. Но использование этого поля неэтично при рабочей переписке внутри компании.
5. Кнопка «Ответить всем» применяется чтобы ответить тем, кто прикреплен в копиях начального письма. Список получателей можно всегда отредактировать добавив или удалив нежелательных.
6. Функцией отметки о важности письма лучше не злоупотреблять. Этот флажок советуют использовать только в действительно важных и редких случаях. Правильнее предупредить получателя звонком или смс. Сейчас почтовые программы зачастую удаляют в папку спам письма с пометкой важности. Лучше срочность обозначить в теме письма.

Стиль оформления таких писем – официально-деловой. Мысли нужно выражать максимально четко и кратко. Суть вопроса надо излагать четко без излишних ненужных деталей.

Следите за грамотностью в письме, соблюдайте правила пунктуации и орфографии.

По мнению Саши Карепиной: главную мысль следует  озвучивать в начале каждого абзаца. Следует делать акцент на выгодах адресата от выполнения той или иной просьбы или действия.

Что касается смайлов в деловой переписке, насчет их использования много споров. Отправитель, который использует в своих письмах смайлы, кажется более дружелюбным. Учеными доказано, что человеческая реакция на смайл такая же, как на реальное лицо с улыбкой. Вместе с тем официально смайлики в деловой переписке запрещены. Как копромисс: улыбающийся смайлик только в корпоративной переписке.

Подпись лучше отделить пустой строкой о общего текста письма. Сокращения в подписи недопустимы. Адресату должно быть понятно, как обратиться к собеседнику в ответном письме. Нужно указать должность отправителя и название организации, а также способы связи, то есть номера телефонов компании и личный (если есть), ссылку на официальный сайт, электронный адрес для связи.

Уведомление о прочтении – это сообщение, которое приходит отправителю после того, как его откроет получатель. Запрашивать его стоит только в исключительных случаях. Конечно, это свидетельствует о том, что вы волнуетесь, дошло ли ваше письмо, но, как и в случае с отметкой о важности, получателю лучше позвонить и выяснить все, что вас интересует лично. Также уместно попросить сообщить о получении письма лично или по телефону короткой фразой после основного текста. Запрос о прочтении может трактоваться как признак недоверия к партнеру и может вызвать у него недовольство и раздражение.

Электронная почта – связь с другими людьми. Здесь действуют правила делового этикета.

На электронные письма обязательно нужно отвечать — это дань вежливости. В рабочее время срок ответа не должен превышать 3-4 часов. 24 часа — это максимум который можно позволить. и то лучше сразу после прочтения написать краткое письмо «Мы получили Ваше письмо, ознакомились с его содержанием, но развернутый ответ вышлем в течение 2 дней». Если время ответа превысило срок в три дня, это воспринимается как отказ от общения и сильно бьет по вашей репутации.

Для того чтобы получатель не проигнорировал письмо и ответил, можно воспользоваться простыми советами:

  • Если письмо слишком объемное, разделите его на параграфы. Структурированный текст поможет быстрее понять, о чем речь, и найти нужную информацию.
  • Обращайтесь к конкретному человеку, а не к группе людей. Персональное обращение мотивирует на отклик.
  • Обращайте внимание на время, выходные и праздничные дни. Письма лучше отправлять утром, многие проверяют почту в начале рабочего дня. Если письмо отправлено в праздники, оно рискует быть утерянным среди поздравительных и рекламных писем.

Будьте внимательны в деловой переписке, и вы добьетесь уважения среди деловых партнеров.