В прошлой статье мы разобрались, как составить тему письма, как поприветствовать адресата и обратиться к нему. Начало положено. Но для достижения цели важно составить понятное письмо. Что делает письмо понятным? Структура!

Три точки внимания читателя - фундамент понятного письма

Достигнет ли цели письмо и поймет ли вас адресат правильно, во многом зависит от структурированности текста.

Внимание читателя фокусируется на трех точках внимания:

Тема – Начало письма — Конец письма

Структуру делового письма эффективнее всего строить на основе «пирамиды Минто». Смысл ее в том, что главный тезис в начале письма мы поясняем и обосновываем поэтапно в последующих абзацах.

Один абзац = одна микротема.

Например, нам нужно пригласить партнеров на круглый стол, посвященный проблемам продаж в сети интернет.

1 точка внимания

Тема

Приглашение на круглый стол «Пути повышения продаж в сети интернет».

2 точка внимания

Начало с обоснованием причины обращения

Вы не первый год являетесь руководителем филиала «Ларикс-Групп» и знаете, какую роль имеют для нас продажи услуг через Интернет. Однако в последнее время они заметно упали. Вместе с тем появляются новые инструменты, применение которых может переломить сложившуюся в последние месяцы тенденцию.

Тело письма по структуре “Пирамида Минто” или от общего к частному.

Мы развиваем тему мероприятия: 1. Где и когда оно пройдет, 2. План мероприятия, 3.  Чем оно закончится (основная цель мероприятия).

Главный тезис письма

Приглашаем вас на круглый стол, чтобы обсудить возможности применения новых инструментов и разработать новую стратегию развития на ближайший год.

1 микротезис

Мероприятие пройдет в конференц-зале центрального офиса 10 октября 2017 года с 10.00 до 20.00.

2 микротезис

В программе планируется:

1.

2.

3.

3 микротезис

После презентации новых инструментов руководители подразделений  обсудят Стратегию развития “Ларикс-Групп” в 2018—2024 годах, предварительный вариант которой мы прилагаем.

3 точка внимания

Финал письма с призывом к действию

Сможете ли вы лично присутствовать на мероприятии? Сообщите, пожалуйста, секретарю  центрального офиса «Ларикс-Групп» о своем решении до 10 сентября 2017 по телефону: ХХХХХХ.

Таким образом, структурирование позволяет доступно изложить любую, даже самую сложную многоаспектную информацию.

 Хотите сделать свое письмо понятнее? Оставьте заявку!

© 2017, Валентина Коренная. Все права защищены.