Вы определились с темой, целью и структурой письма. Но вот незадача, как написать письмо? Стандартный формальный стиль будет выглядеть холодно, что не очень уместно после неформального общения на природе, а написать как старому другу как-то некомильфо — все-таки деловое письмо как-никак. Где золотая середина стиля делового письма для электронной переписки? Вопрос неоднозначный и очень непростой. Давайте разбираться.

Можно ли писать неформально?

Раньше, ключевым требованием к любому деловому письму, было использование формального стиля языка. Творческие натуры бунтовали против таких казенных ограничений. Сейчас требования значительно сместились. В чем же заключается секрет формального стиля и где его стоит использовать?

Рассмотрим, как влияет стиль на восприятие текста на примере благодарственных писем. Этот вид деловых этикетных писем отличается тем, что их можно написать и формально, и лично, но воспринимаются они адресатом по-разному. Сравните два благодарственных письма, написанных разными сотрудниками:

Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказание услуг по поставке и установке камер видеонаблюдения.

Сотрудники компании-подрядчика, проявившие себя как инициативные и пунктуальные профессионалы, справились с задачей в полном объеме, в соответствие с условиями Договора.

Проректор по финансово-экономической работе,

Акимова В.Г.

Государственное автономное образовательное учреждение высшего образования «Московский городской университет управления Правительства Москвы» (МГУУ Правительства Москвы) выражает благодарность компании «АРТекнолоджи» за оказанную нашей организации комплексную услугу по поставке, установке камер видеонаблюдения и интеграции их в существующую систему видеонаблюдения университета.

Инженеры компании изучили возможности уже имеющейся системы видеонаблюдения и выявили ее слабые места, разработали проект апгрейда системы видеонаблюдения, которая охватила бы как все ключевые объекты в стенах университета, так и его прилегающую территорию в соответствие с целями и задачами этого проекта.

В ходе работы над проектом инженеры  «АРТекнолоджи» установили 81 камеру видеонабдюдения высокого разрешения:

·                   70 камер в коридорах и аудиториях;

·                   3 камеры в лифтах;

·                   8 камер на улице.

Каждую камеру инженеры настроили с учетом индивидуальных особенностей помещения и окружающей среды. Все новые камеры интегрировали в уже существующую систему видеонаблюдения.

Особо хотим отметить высокий профессионализм сотрудников «АРТекнолоджи», внимание к деталям и высокому качеству, оперативности и пунктуальности сотрудников, работа которых была на редкость слаженной.

Мы довольны результатами работы с компанией «АРТекнолоджи». Надеемся на плодотворно е сотрудничество и в дальнейшем.

Проректор по финансово-экономической работе,

Акимова В.Г.

Первое письмо очень формальное, безличное и шаблонное. Второе — развернутое, написанное в более личном стиле, и отражает суть работ,  их объем и что именно понравилось в сотрудничестве с компанией. Такой текст вызывает больше доверия, нежели шаблонное «Выражаем благодарность компании за оказанные услуги».

 

Если ваша цель вызвать доверие и сохранить отношения – используйте личный стиль. Хотите поставить адресата на место и показать свое превосходство? Используйте безличный формальный стиль переписки.

 

Формальный стиль деловой переписки отличается:

  •         обезличенностью (используются безличные глаголы) – исполнено, обнаружено;
  •         формулировками в пассивном залоге – работа была выполнена, решение было принято;
  •         использованием клише для писем и канцеляризмами – во исполнение, в соответствие с…, с целью (в целях);
  •         словами нейтральные, без эмоциональной окраски;
  •         сложные предложения с причастными и деепричастными оборотами.

Его уместно употреблять для ведения переписки с государственными организациями и чиновниками, а также в случаях, когда нужно подчеркнуть свою непричастность к происходящему или следование законам, правилам и нормам. Формальный стиль подчеркивает голос фактов, когда эмоции неуместны.

Во исполнение Приказа №343 от 12.09.17 «О необходимости проведения инвентаризации в офисных помещениях компании «Ларикс»» была проведена инвентаризация  всех электронных устройств в офисе по улице Нижняя Пречистенка, 8. В результате были выявлены следующие нарушения…

Формальный стиль в разной степени свойственен сложным письмам с долей негатива:

Претензия

В соответствие с п. 1.3 Дополнительного соглашения Исполнитель обязуется оказать Заказчику услугу по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов в срок до 21.05.2017 г. Все требуемые документы от заказчика переданы Исполнителю 10.05.2015 г. на основании акта приема-передачи № ___. Однако до указанного срока услуга по приобретению путевки и подготовке соответствующих документов не была оказана, Заказчик не отправился в путешествие…

Отказ

Ваше письмо Исх.№123 от 22.08.17 было рассмотрено специалистами нашей компании.

В связи с неполным пакетом предоставленных документов вынуждены отказать вам в получении услуг на льготных условиях.

Информационное письмо и письмо-отчет

Согласно пункту 1.5 Договора о предоставлении услуг… информируем о проведенных работах на объекте Х в период 1-2 кварталов 2017 года…

Письмо с критикой действий кого-либо

Ремонт насоса «Гигант», проведенный вашей организацией 10-15.08.17 по договору № 343-н, был выполнен некачественно.

При первом же погружении, совершенном 16.08.17, электроприбор не начал качать воду, как и до ремонта, хотя, согласно заключению вашего специалиста, прибор исправен…

Формальный стиль позволяет сгладить углы и спрятать избыток эмоций, неуместный в деловом общении. Не стоит использовать такой стиль при составлении писем-просьб, благодарственных писем, предложений. Используйте его в крайних случаях.

Личный стиль отличает «письма с человеческим лицом», где вы общаетесь с адресатом не формально, а по-человечески. Ваш адресат не субъект и не объект, а живой человек, которому ничто человеческое не чуждо.

Личный стиль отличает:

  •         Простые и понятные предложения:
  •         Личные глаголы;
  •         Активный залог;
  •         Слова с нюансами эмоциональной окраски, передающие нюансы собственного отношения к ситуации.
  •         Минимум клише.

 

 

Претензия

Мы произвели закупку трех принтеров в вашей компании. Один из них отказался работать. Нам необходима срочная его замена, в соответствие с гарантией.

Отказ

Уважаемый, Василий, мы рассмотрели Ваше требование, на предоставление бесплатного дополнительного пространства на сервере, в связи с тем, что наш сотрудник технической поддержки, по вашим словам, вел себя некорректно. Мы внимательно и с большим интересом прослушали запись разговора. С сожалением, сообщаем что вынуждены отказать вам в вашей просьбе, в связи с тем, что не обнаружили элементов хамства в вашем диалоге и предоставление дополнительного пространства на сервере не является компенсацией морального вреда, согласно нашим правилам.

Информационное письмо и письмо-отчет

Коллеги, я закончил подготовку презентации, где отразил основные аспекты, которые мы обсуждали на встрече. Жду от Вас корректировок.

Не ругайте слишком сильно!

Письмо с критикой действий кого-либо

Анна Николаевна, организация процесса обучения моих сотрудников была проведена из рук вон плохо. Люди не были проинформированы о времени и месте встречи. Тренер вел себя как клоун (по словам сотрудников), почти не проводил упражнений. Не смог ответить корректно на вопросы.

В связи с этим, прошу организовать повторное обучение моих сотрудников с использованием надежного провайдера. Бюджет на это прошу найти в фонде HR!

Стиль письма может иметь разную степень формальности. В зависимости от темы, цели и эмоциональности вы можете выбрать разную степень формальности. При этом не стоит переступать грань между деловым и личным письмом. Оставайтесь всегда, в первую очередь, человеком и тогда стиль будет выбран безошибочно.

Об употреблении смайликов в следующей статье.

Написание писем и управление смыслами для вас слишком сложно, да и нет ни времени, ни желания с этим разбираться? 

Помощь в написании деловых писем можно заказать в скайпе, по телефону или оставив заявку.

© 2017, Валентина Коренная. Все права защищены.